Pourquoi les postes de mon ordre de changement sont-ils dupliqués sur la facture de mon propriétaire?

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Pour les clients de Procore aux États-Unis

Lorsque votre compagnie applique le dictionnaire de point de vue « Anglais des propriétaires » ou « Anglais des entrepreneurs spécialisés », vous verrez différents noms d'outils et changements de termes dans l'interface utilisateur. Apprenez à appliquer les options du dictionnaire.

Pour apprendre les différences : Afficher/Masquer

Ce tableau montre les différences entre les noms d'outils (gras) et les termes dans les dictionnaires de point de vue pour Finances du projet. These dictionaries are available in US English only. Le dictionnaire par défaut est conçu pour les entrepreneurs généraux, ce qui signifie que vous devrez travailler avec votre administrateur Procore de votre compagnie et votre Point de contact Procore pour accéder aux autres options du dictionnaire.

Entrepreneurs généraux Anglais (États-Unis) - Par défaut	Propriétaires Anglais (terminologie du propriétaire V2)	Entrepreneurs spécialisés Anglais (terminologie des entrepreneurs spécialisés)
Facturation	Facturation	Facturations avancées
Donneur d'ouvrage	Financement	Donneur d'ouvrage
Propriétaire/client	Propriétaire/client	GC/Client
Ordre de changement au contrat principal	Ordre de changement du financement	Ordre de changement de contrat client
Contrats principaux	Financement	Contrats clients
Revenus	Financement	Revenus
contrat de sous-traitance	Contrat	contrat de sous-traitance
Sous-traitant	Entrepreneur	Sous-traitant
Ventilation des coûts des sous-traitants (VDCST)	Ventilation des coûts de l'entrepreneur (VDCST)	Ventilation des coûts des sous-traitants (VDCST)

Réponse

S'il semble que vos postes d'ordre de changement sont dédoublés sur une facture au propriétaire, cela est généralement dû aux conditions suivantes :

Le compte Procore de votre entreprise utilise l'outil d'intégration PRE. Voir Intégrations de la PRE.
Vous disposez d'un contrat principal synchronisé avec un système ERP intégré.
Le contrat principal a le statut « Approuvé ». Voir Approuver un contrat principal.
La ventilation des coûts (VDC) du contrat principal contient un poste affichant un montant d’origine qui a été modifié par un scénario de ordre de changement (voir Quels sont les différents niveaux de ordre de changement dans Finances du projet?) :
- Ordres de changement à un (1) niveau. Vous avez créé un ordre de changement au contrat principal (ODCCP) et ajouté un nouveau poste de ordre de changement pour refléter le montant réel du contrat principal d’origine. Voir
  OU
- Ordres de changement à deux (2) niveaux. Vous avez créé un ordre de changement potentiel au contrat principal (ODCP au contrat principal) et ajouté un nouveau poste pour refléter le montant potentiel du contrat principal d’origine. Voir Créer un ordre de changement potentiel pour un contrat principal.
Vous avez choisi d'associer un nouveau poste d'événement de changement avec un nouveau poste dans le VDC du contrat principal.

Questions courantes

Pour savoir pourquoi les postes d'ordre de changement semblent être dupliqués, veuillez consulter les questions et réponses suivantes :

Pourquoi y a-t-il deux postes d'ordre de changement sur la facture du propriétaire?
Puis-je masquer le poste 0 $ afin qu'il n'apparaisse pas sur la facture du propriétaire?

Pourquoi y a-t-il deux postes d'ordre de changement sur la facture du propriétaire?

Lorsque votre contrat principal est synchronisé avec un système de PRE intégré et que vous créez un nouveau poste VDC pour un ordre de changement, le système de PRE nécessite la création de deux (2) postes dans Procore :

Un poste dans l'onglet VDC du contrat principal afin que les données puissent être transmises au poste du contrat principal d'origine. Le montant du contrat est indiqué à 0 USD pour indiquer au système ERP que le montant du contrat original pour cet item est de 0 USD.
Un poste dans l'onglet VDC de l'ordre de changement afin que les données puissent être transmises à un nouveau poste de contrat principal qui affiche le montant réel dans le champ des modifications approuvées. Cela garantit que le montant réel est correctement attribué au code de coût approprié via un nouveau poste du contrat dans le système ERP intégré.

Exemple

Dans cet exemple, supposons que nous ayons créé un ordre de changement au contrat principal pour un projet Procore synchronisé avec ERP.

Comment cela s'affiche sur un événement de changement

Nous pouvons trouver les postes de l'ordre de changement au contrat principal sous l'événement de changement correspondant. Dans ce cas, deux éléments sont liés à cet événement de changement.

Comment cela semble sur le contrat principal

Un nouveau poste doit être créé dans le tableau des valeurs au pair du contrat principal et synchronisé avec le système de PRE intégré, de sorte que le premier élément de l'événement de changement est copié avec un montant de 0 $ pour indiquer que ce poste avait une valeur de 0 $ lorsque le contrat principal a été attribué.

Comment cela s'affiche sur la facture du propriétaire

Étant donné que le tableau des valeurs au pair du contrat principal et le tableau des valeurs au pair de l'ordre de changement sont reflétés sur la facture de Procore, les postes des deux sources apparaissent sur la facture du propriétaire :

Ligne 7 ci-dessous . Le poste 0 $ reflète le poste du TVP du contrat principal.
Ligne 8-9 ci-dessous. Les postes de 1 500,00 USD et de 5 000 USD reflètent le montant réel du poste dans la demande de changement.

Lors de la création d'une facture, la plupart des utilisateurs choisissent de ne pas tenir compte de la ligne de 0 $ sur le contrat principal. Ils apprennent également aux utilisateurs de leur projet à facturer en fonction du montant réel du poste dans l'ordre de changement.

Puis-je masquer le poste 0 $ afin qu'il n'apparaisse pas sur la facture du propriétaire?

Non. Actuellement, Procore ne fournit pas aux projets synchronisés de PRE une fonction permettant de masquer un poste de 0 $ d'une facture propriétaire. Le poste de 0 $ apparaît à la fois dans l'onglet Détails et dans l'onglet PDF configurable de la facture.

Existe-t-il une solution de contournement pour les postes de 0 $ sur une facture?

Bien que vous ne puissiez pas masquer un poste à 0 $ dans l'onglet Détails, vous pouvez suivre les étapes ci-dessous pour créer des groupes qui consolident les postes d'ordre de changement en double avec leur ODCCP associé en les attribuant au même groupe de facturation et au même code de facturation.

Accédez à l'outil Contrat principal du projet.
Localisez le contrat principal à modifier. Cliquez ensuite sur Afficher.
Cliquez sur l'onglet Factures.
Recherchez la facture que vous souhaitez personnaliser dans la liste. Cliquez ensuite sur Afficher.
Cliquez sur l'onglet PDF configurable.
Cliquez sur la zone Ajouter un groupe . Choisissez ensuite Créer un groupe.
Cliquez sur Ajouter un groupe de facturation et saisir le nom de groupe personnalisé. Par exemple : Catégorie
Cliquez sur Ajouter un code de facturation et entrez un code pour chaque ODCCP. Par exemple : ODCCP 01, ODCCP 02, etc.
Fermez la fenêtre de groupe personnalisé et revenez à la page de PDF configurable.
Cliquez à nouveau sur la zone Ajouter un groupe et sélectionnez le groupe personnalisé précédemment créé.
Dans le menu déroulant menus à côté de chaque poste, sélectionnez la catégorie appropriée. Les VDC d’origine ne sont pas spécifiés dans l’exemple ci-dessous, mais ils peuvent être agrégés dans leur propre code de facturation ou groupe si vous le souhaitez.

Une fois qu'un groupe de facturation est sélectionné et/ou qu'un code de facturation est attribué à un poste, Procore se souviendra de ces sélections et les reportera à la facture suivante. Il n'est pas nécessaire d'attribuer des groupes de facturation et des codes de facturation à chaque fois. Vous n'aurez à exécuter à nouveau cette tâche que pour les postes de facture nouvellement ajoutés (tels que les ODCCP).

Remarque : Chaque groupe personnalisé créé ajoute une colonne à l'affichage Facturation PDF configurable. Les colonnes ne peuvent pas être masquées ou modifiées.