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Procore

Quels sont les champs DocuSign® et puis-je les personnaliser?

Réponse

L'intégration Procore + DocuSign ® est conçue pour fonctionner avec des outils Procore spécifiques. Il vous aide à recueillir des signatures sur des items Procore spécifiques en envoyant une enveloppe électronique DocuSign ® à vos destinataires.

Pour en savoir plus sur les champs disponibles dans une enveloppe DocuSign® , consultez :

champs® de destinataire DocuSign et de signature

Lors de l’utilisation de l’intégration Procore + DocuSign pour envoyer des items Procore à DocuSign®, certains items incluront automatiquement un nom et un courriel dans les blocs de destinataires de DocuSign de la section « Ajouter des destinataires à une enveloppe ».® En outre, certains items placeront automatiquement les champs de signature requis pour ces destinataires dans la PDF copie de l’item envoyé dans l’enveloppe DocuSign®. D’autres items Procore peuvent vous obliger à ajouter les champs à l’enveloppe DocuSign® sur votre propre.

Remarque
Assurez-vous toujours que les données existent dans Procore avant de les envoyer à DocuSign® . Si vous laissez un champ Procore vide, le champ de données correspondant dans DocuSign ® est également vide. 

Le tableau ci-dessous détaille les informations de destinataire et de signature dans DocuSign® et sa source correspondante pour les données dans Procore.

Nom de l’outil Procore Items Procore pouvant être envoyés à DocuSign® pour collecter des signatures ® bloc de destinataire DocuSign ® DocuSign champ de signature automatiquement ajouté à PDF? Champ Procore/Source de données

Contrats clients1, Financement2 et Contrats principaux 

Contrat du client1, Financement 2 ou Contrat principal

Ordres de changement potentiels

Demandes d'ordre de changement

Ordres de changement

Factures gc/client1, Financement des factures2 ou Factures au propriétaire

 

Architecte

Oui

Les champs Nom et Courriel du bloc de destinataire sont renseignés avec le prénom, le nom et l’adresse courriel dans le répertoire du projet de Procore (uniquement si ajouté) pour la personne nommée dans le champ « Architecte/Ingénieur » de l’item.

entrepreneur général

Oui

Les champs Nom et Courriel du bloc de destinataire sont renseignés avec le prénom, le nom et l’adresse courriel dans le répertoire du projet de Procore (uniquement si ajouté) nommés comme « Contact principal » pour la compagnie spécifiée dans le champ « Entrepreneur » de l’item.

Propriétaire

Oui

Les champs Nom et Courriel du bloc de destinataire sont renseignés avec le prénom, le nom et l’adresse courriel dans le répertoire du projet de Procore (uniquement si ajouté) pour la personne nommée dans le champ « EG/Client » ou « Propriétaire/Client » de l’item.

Engagements

 

Contrats de sous-traitance

Bons de commande

Factures de sous-traitants ou factures d’entrepreneur 2

 

 

entrepreneur général

Oui

Les champs Nom et Courriel du bloc de destinataire sont renseignés avec le prénom, le nom et l’adresse courriel dans le répertoire du projet de Procore (uniquement si ajouté) pour l’utilisateur nommé dans le champ « Créé par » de l’engagement.

Entrepreneur

Oui

Les champs Nom et Courriel du bloc de destinataire sont renseignés avec le prénom, le nom et l’adresse courriel dans le répertoire du projet de Procore (uniquement si ajouté) nommés comme « Contact principal » pour la compagnie spécifiée dans le champ « Entrepreneur » de l’engagement.

Correspondance

Item de correspondance

S.O.

Non

Dans le bloc Destinataire, vous devez saisir manuellement l’adresse nom et courriel de vos destinataires dans DocuSign® .

Des documents

Des documents

Vous ne pouvez envoyer que les fichiers portable Document Format (PDF) à DocuSign®. 

S.O.

Non

Dans le bloc Destinataire, vous devez saisir manuellement l’adresse nom et courriel de vos destinataires dans DocuSign® .

Facturation et facturation avancée 1

Factures gc/client1, Financement des factures2 ou Factures au propriétaire

 

Propriétaire

Oui

Les champs Nom et Courriel du bloc de destinataire sont renseignés avec le prénom, le nom et l’adresse courriel dans le répertoire du projet de Procore (uniquement si ajouté) pour la personne nommée dans le champ « EG/Client » ou « Propriétaire/Client » de l’item.

 

Entrepreneur

Oui

Les champs Nom et Courriel du bloc de destinataire sont renseignés avec le prénom, le nom et l’adresse courriel dans le répertoire du projet de Procore (uniquement si ajouté) nommés comme « Contact principal » pour la compagnie spécifiée dans le champ « Entrepreneur » de l’item.

 

Architecte

Oui

Les champs Nom et Courriel du bloc de destinataire sont renseignés avec le prénom, le nom et l’adresse courriel dans le répertoire du projet de Procore (uniquement si ajouté) pour la personne nommée dans le champ « Architecte/Ingénieur » de l’item.

Factures de sous-traitants ou factures d’entrepreneur2

Propriétaire

Oui

Les champs Nom et Courriel du bloc de destinataire sont renseignés avec le prénom, le nom et l’adresse courriel dans le répertoire du projet de Procore (uniquement si ajouté) pour la personne nommée dans le champ « EG/Client » ou « Propriétaire/Client » de l’item.

 

Entrepreneur

Oui

Les champs Nom et Courriel du bloc de destinataire sont renseignés avec le prénom, le nom et l’adresse courriel dans le répertoire du projet de Procore (uniquement si ajouté) nommés comme « Contact principal » pour la compagnie spécifiée dans le champ « Entrepreneur » de l’item.

 

Architecte

Oui

Les champs Nom et Courriel du bloc de destinataire sont renseignés avec le prénom, le nom et l’adresse courriel dans le répertoire du projet de Procore (uniquement si ajouté) pour la personne nommée dans le champ « Architecte/Ingénieur » de l’item.

1 Les outils Contrats de client et Facturation avancée sont disponibles pour les clients Procore aux États-Unis qui ont implémenté le dictionnaire Procore pour les entrepreneurs spécialisés. Pour en savoir plus, voir Quels dictionnaires et langues sont disponibles dans l’application Web Procore? 

2 L’outil De financement est disponible pour les clients Procore aux États-Unis qui ont implémenté le dictionnaire Procore pour les propriétaires. Pour en savoir plus, voir Quels dictionnaires et langues sont disponibles dans l’application Web Procore? 

Créer des champs de DocuSign® personnalisés

Lors de l’envoi d’un item (contrat, ordre de changement, etc.) de Procore à DocuSign®, un champ de DocuSign® doit être placé à l’endroit où la signature, l’initiale, etc. est affichée sur le PDF. Ce champ DocuSign® dirige le signataire où signer, initialement, etc. PDF.

Il est recommandé de créer un modèle de DocuSign® pour chaque item (contrat, ordre de changement, etc.) pour placer ces champs. Chaque fois qu’un nouvel item est envoyé de Procore à DocuSign®, le modèle DocuSign® peut être appliqué à l’enveloppe DocuSign® afin que ces champs ne doivent pas être placés manuellement pour chaque enveloppe.

En raison des différentes longueurs d’items, les emplacements de chantier de la PDF peuvent varier d’un contrat à l’autre ou d’ordre de changement à ordre de changement. ® DocuSign dispose d’une fonction AutoPlace qui utilise une chaîne de texte définie par l’utilisateur pour placer les champs à l’emplacement approprié dans l’PDF même si le lieu de l’enveloppe DocuSign® varie entre le modèle de DocuSign®.

Les solutions personnalisées Procore peuvent ajouter du texte masqué AutoPlace au PDF personnalisé d'un élément à utiliser pour leur fonction AutoPlace. Par exemple, si le sous-traitant doit saisir sa signature, son nom, son titre et sa date à un certain endroit sur un contrat, Procore Custom Solutions peut ajouter le texte AutoPlace masqué suivant (affiché ci-dessous en rouge) au PDF personnalisé du contrat :

 

customfields.png

 

Pour utiliser ce processus, procédez comme suit :

  1. Contactez Solutions personnalisées Procore pour demander cet ajout de texte masqué à votre formulaire; une copie de l’item qui identifie/met clairement en évidence toutes les zones à remplir via DocuSign® seront requises.
  2. Une fois que Procore Custom Solutions a finalisé votre fichier PDF personnalisé, vous recevrez une liste des champs et les chaînes de texte AutoPlace correspondantes (par exemple, le champ « Signature du sous-traitant » utilise la chaîne de texte AutoPlace de « SubSignature ».
  3. Dans DocuSign®, créez un modèle pour chaque type d’item (par exemple, un contrat de sous-traitance, un ordre de changement potentiel ou un ordre de changement) :
    1. Dans Procore, exportez et enregistrez un exemple de PDF personnalisé à partir d'un item à l'aide de votre formulaire personnalisé.
    2. Dans la première page du modèle DocuSign®, procédez comme suit :
      1. Téléversez l'exemple de PDF personnalisé avec le texte AutoPlace.
      2. Ajoutez les destinataires, les messages, etc. par défaut.
      3. Cliquez sur Suivant.
    3. Dans la deuxième page du modèle DocuSign®, procédez comme suit :
      1. Ajouter des champs. Après avoir ajouté chaque champ, utilisez la fonction AutoPlace pour saisir le texte AutoPlace correspondant fourni à partir de Solutions personnalisées Procore.
      2. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer et fermer
  4. Lors de l’envoi d’un item de Procore à DocuSign®, appliquez le modèle.
    1. Si votre modèle n’apparaît pas, sélectionnez les trois points, cliquez sur Appliquer le modèle et Parcourez pour vérifier le modèle approprié.
    2. Si vos DocuSign® destinataires de modèle sont différents des destinataires par défaut de Procore (voir Réponse ci-dessus), supprimez les valeurs par défaut de Procore avant d’appliquer le modèle.
    3. Continuez via le processus® de DocuSign pour envoyer l’enveloppe.

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