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Procore

Quels sont les champs du modèle DocuSign et puis-je les personnaliser?

Réponse

Lorsqu'un contrat ou une demande de changement est envoyé de Procore à DocuSign, les destinataires par défaut suivants apparaissent dans DocuSign :

  • Pour les engagements et les ordres de changement à l'engagement :
    • entrepreneur général
    • Sous-traitant
  • Pour les contrats principaux et les ordres de changement au contrat principal :
    • Architecte
    • entrepreneur général
    • Propriétaire
  • Pour les factures des sous-traitants :
    • Sous-traitant
  • Pour les factures du propriétaire :
    • entrepreneur général

Vous trouverez ci-dessous un exemple d'un engagement ou d'un ordre de changement à l'engagement :

docusign-fields.png

Ces rôles font partie de l'intégration Procore DocuSign et ne peuvent pas être modifiés ou supprimés par Procore ou Docusign. Cependant, après avoir envoyé chaque contrat Procore ou ordre de changement à DocuSign via l'intégration, vous pouvez supprimer ces rôles par défaut et appliquer à la place votre propre modèle DocuSign personnalisé. Voir Créer un modèle dans DocuSign. La suppression de ces rôles supprimera les champs associés sur le document PDF.

Création de champs DocuSign personnalisés

Lors de l'envoi d'un item (contrat, ordre de changement, etc.) de Procore à DocuSign, un champ DocuSign doit être placé à l'endroit où la signature, l'initiale, etc. est affichée sur le PDF. Ce champ DocuSign indique au signataire où signer, parapher, etc. sur le PDF.

Il est recommandé de créer un modèle DocuSign pour chaque élément (contrat, ordre de changement, etc.) pour placer ces champs. Chaque fois qu'un nouvel élément est envoyé de Procore à DocuSign, le modèle DocuSign peut être appliqué à l'enveloppe DocuSign afin que ces champs n'aient pas besoin d'être placés manuellement pour chaque enveloppe.

En raison des différentes longueurs d'items, les emplacements des champs sur le PDF peuvent varier d'un contrat à l'autre ou d'un ordre de changement à l'autre. DocuSign dispose d'une fonctionnalité AutoPlace qui utilise une chaîne de texte définie par l'utilisateur pour placer les champs à l'emplacement approprié sur le PDF, même si l'emplacement sur l'enveloppe DocuSign varie par rapport au modèle DocuSign.

Procore Custom Solutions peut ajouter du texte blanc AutoPlace au PDF personnalisé d'un item à utiliser pour sa fonction AutoPlace. Par exemple, si le sous-traitant doit saisir sa signature, son nom, son titre et sa date à un certain endroit d'un contrat, Procore Custom Solutions peut ajouter le texte White AutoPlace suivant (indiqué ci-dessous en rouge) au PDF personnalisé du contrat :

 

customfields.png

 

Pour utiliser ce processus, procédez comme suit :

  1. Contactez Procore Custom Solutions (customforms@procore.com/fr-ca) pour demander que ce texte blanc soit ajouté à votre formulaire; un exemple de copie de l'item qui identifie/met en évidence clairement toutes les zones à remplir via DocuSign sera nécessaire.
  2. Une fois que Procore Custom Solutions a finalisé votre fichier PDF personnalisé, vous recevrez une liste des champs et les chaînes de texte AutoPlace correspondantes (par exemple, le champ « Signature du sous-traitant » utilise la chaîne de texte AutoPlace de « SubSignature ».
  3. Dans DocuSign, créez un modèle pour chaque type d'item (par exemple contrat de sous-traitance, ODCP au contrat principal, ODCCP, etc.) :
    1. Dans Procore, exportez et enregistrez un exemple de PDF personnalisé à partir d'un item à l'aide de votre formulaire personnalisé.
    2. Dans la première page du modèle Docusign, procédez comme suit :
      1. Téléversez l'exemple de PDF personnalisé avec le texte AutoPlace.
      2. Ajoutez les destinataires par défaut, le message, etc.
      3. Cliquez sur Suivant.
    3. Dans la deuxième page du modèle DocuSign, complétez ce qui suit :
      1. Ajouter des champs. Après avoir ajouté chaque champ, utilisez la fonction AutoPlace pour entrer le texte AutoPlace correspondant qui vous est fourni par les solutions personnalisées Procore.
      2. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer et fermer
  4. Lors de l'envoi d'un élément de Procore à DocuSign, appliquez le modèle.
    1. Si votre modèle n'apparaît pas, sélectionnez les trois points, cliquez sur Appliquer le modèle et sur Parcourir pour vérifier le modèle approprié.
    2. Si les destinataires de votre modèle DocuSign sont différents des destinataires par défaut de Procore (voir la section Réponse ci-dessus), supprimez les paramètres par défaut de Procore avant d'appliquer le modèle.
    3. Poursuivez le processus DocuSign pour envoyer l'enveloppe.

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