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Procore

Pratiques exemplaires : Ensembles de livrables - Introduction

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Remarque
Cette page décrit les meilleures pratiques recommandées pour l'utilisation des paquets de livrables. Cliquez ici pour afficher des tutoriels, des vidéos et plus encore sur l'outil Livrables du projet.

Introduction

Comprendre comment vous souhaitez organiser vos livrables dans votre projet avant de commencer à les créer et à les envoyer entraînera beaucoup moins de problèmes par la suite. Considérez non seulement ce qui fonctionne le mieux pour vos équipes de conception, mais assurez-vous également de prendre en compte vos équipes de chantier. Souvent, les équipes de terrain ne sont pas suffisamment prises en compte à ce stade, ce qui peut les amener à avoir du mal à trouver des documents approuvés par la suite. De plus, il est beaucoup plus difficile de modifier les plans d'organisation de vos livrables une fois que certains livrables ont déjà été envoyés pour approbation en raison d'une numérotation des livrables potentiellement incohérente entre vous et vos équipes de conception.

Problèmes liés à l'emballage et aux approbations de documents

Une soumission est généralement considérée comme tout document soumis par l'entrepreneur à l'équipe de conception dans le but de recevoir l'approbation pour une utilisation sur un projet (équipement, matériaux, etc.). Historiquement, la plupart des professionnels de la construction considèrent un ensemble de livrables comme un seul PDF qui comprend une page de garde et tous les items de livrables. Lorsqu'un paquet comme celui-ci est envoyé à l'équipe de conception, celle-ci peut fournir des commentaires sur les items individuels, mais fournit généralement une seule réponse telle que « Approuvé » ou « Réviser et soumettre à nouveau » pour l'ensemble du paquet.  Lorsque les approbations concernent un paquet entier, cela peut créer des difficultés en fonction du processus de révision des livrables de votre compagnie.

Option 1 : Soumettre à nouveau les items rejetés uniquement dans le cadre d'une révision de paquet

best-practices-submittal-package-problems-resubmit-option-1.png

Dans l'image ci-dessus, vous pouvez voir que le paquet de soumission d'origine a été partiellement approuvé, les items rejetés étant approuvés lors des révisions suivantes. Il s'agit de la méthode de révision la plus courante, car c'est généralement la plus rapide. Cependant, comme indiqué dans cet exemple, il existe trois versions de documents approuvés liés au même dossier de livrables. Cela oblige les équipes de terrain à déchets du temps à rechercher dans plusieurs révisions de livrables une seule donnée. De plus, comme les items ne sont pas répertoriés individuellement dans un registre de livrables, il est facile pour les items de se perdre ou d'oublier.
 

Option 2 : Soumettre à nouveau le paquet entier sous une révision de paquet

best-practices-submittal-package-problems-resubmit-option-2.png

Ce n'est pas aussi courant que l'option 1, mais c'est la meilleure méthode du point de vue du contrôle des documents. Cependant, cette méthode peut entraîner des retards pour des items déjà approuvés et faire perdre du temps aux équipes de conception sur des révisions presque en double. Il est également possible que les items « approuvés » changent entre les révisions, car les réviseurs ont tendance à ne pas prêter une attention particulière aux items approuvés lors des révisions ultérieures. 

Semblable à l'option précédente, car les items ne sont pas répertoriés individuellement, les items peuvent facilement se perdre entre les révisions de paquet, en particulier si les items précédemment approuvés sont modifiés ultérieurement. De plus, le personnel sur le terrain doit lire des documents beaucoup plus volumineux lorsqu'ils recherchent probablement des données spécifiques.

 

Ces deux options de révision des livrables ont été développées bien avant que les fichiers numériques ne deviennent monnaie courante et la gestion des livrables était encore un processus papier. Aucune des deux options n'est le moyen le plus efficace de fournir un accès aux données à l' ensemble de l'équipe de projet. En conséquence, Procore a développé un nouveau concept pour les paquets. 

Ensembles de livrables dans Procore

Dans Procore, les items individuels d'un paquet de livrables ont leurs propres flux de travail et approbations, au lieu de l'ensemble du paquet. Dans Procore, les items individuels sont plus comparables aux paquets familiers décrits ci-dessus et les paquets de livrables sont plus similaires à un regroupement flexible d' éléments liés.

La principale différence avec l'utilisation de paquets de soumissions dans Procore réside dans la façon dont les soumissions sont gérées à nouveau. Dans Procore, lors de la resoumission d'un paquet, seuls les items rejetés sont soumis à nouveau, mais tous les items restent dans le même paquet, éliminant ainsi le besoin de rechercher dans plusieurs versions de document. Procore affiche les versions les plus récentes des items de soumission dans les paquets.

best-practices-submittal-package-resubmit-recommendation.png

Si cela vous semble un peu inhabituel, les révisions peuvent également être déplacées vers un autre paquet (agissant comme une révision de paquet) si l'équipe de conception préfère les séparer des soumissions précédentes (exemple ci-dessous). Cependant, gardez à l'esprit que nous ne recommandons pas cette option, car elle peut être inefficace pour le personnel sur le terrain qui aurait besoin de parcourir plusieurs paquets pour trouver les approbations d'items. 

best-practices-submittal-package-resubmit-as-different-package.png

Le concept unique de paquet de soumissions de Procore résout bon nombre des difficultés de gestion des documents rencontrées par les équipes de projet, en particulier le personnel de chantier.

  • Étant donné qu'il est recommandé de répertorier les items individuellement, la probabilité qu'un livrable critique soit négligé est considérablement réduite.
  • L'organisation d'items individuels permet d'accélérer les livrables spécifiques à tout moment, tout en restant connectés sous leur paquet associé.
  • Les items individuels peuvent être révisés autant de fois que nécessaire, mais seule la version la plus récente est affichée à tout moment. Cela réduit le risque que les équipes de projet fassent référence à une version précédente.
  • Lorsque les items sont répertoriés individuellement, le personnel sur le terrain passe moins de temps à rechercher dans des paquets séparés et des PDF volumineux contenant plusieurs items.

Comment les paquets de livrables doivent-ils être organisés dans Procore?

La plupart des entrepreneurs utilisent l'une des trois options suivantes pour organiser leurs paquets : entrepreneur spécialisé/responsable, division du devis ou section du devis. Nous vous recommandons d'organiser vos paquets par section des devis, car l'emballage par division des devis ou par métier/entrepreneur responsable peut être trop large et conduire à de gros paquets qui sont plus difficiles à gérer. De plus, l'emballage par section du devis est généralement plus accommodant et moins difficile pour plusieurs métiers impliqués dans des portées de travail similaires.

Exemple 1 : Paquet par division de spécifications

#23 Ensemble mécanique
Section du devis N° de livrable N° de révision Titre Type Statut
23 21 13 Tuyauterie hydraulique 1 0 Données sur les produits de tuyauterie hydraulique Données du produit Ouvert
23 21 13 Tuyauterie hydraulique 2 0 Données produit des pompes hydroniques Données du produit Ouvert
23 23 00 Tuyauterie de réfrigérant 3 0 Données de produit de tuyauterie de réfrigérant Données du produit Ouvert
23 25 00 Traitement de l'eau CVC 4 0 Données sur les produits de traitement de l'eau CVC Données du produit Ouvert
23 31 13 Conduits métalliques 5 0 Données sur les produits de conduits métalliques Données du produit Ouvert

Exemple 2 : Paquet par section du devis, combiné par type de livrable

#23 Ensemble de traitement de l'eau CVC
Section du devis N° de livrable N° de révision Titre Type Statut
23 25 00 Traitement de l'eau CVC 1 0 Données de produit des mangeoires de dérivation Données du produit Ouvert
23 25 00 Traitement de l'eau CVC 2 0 Données de produit des contrôleurs de pH Données du produit Ouvert
23 25 00 Traitement de l'eau CVC 3 0 Données produit des pompes d'injection Données du produit Ouvert
23 25 00 Traitement de l'eau CVC 4 0 Données produit des séparateurs centrifuges Données du produit Ouvert
23 25 00 Traitement de l'eau CVC 5 0 Données produit des filtres multimédias Données du produit Ouvert

 

Si vous choisissez d'organiser vos paquets par section de devis (exemple 2), il peut toujours y avoir des cas où vous avez plusieurs entrepreneurs responsables impliqués dans un seul paquet. L'ignifugation est un bon exemple et, dans ces cas, il existe deux options principales pour s'assurer que chaque compagnie reçoit les informations appropriées.

  1. Créez un paquet distinct pour chaque entrepreneur responsable en utilisant la même section du devis. Par exemple, créez les paquets « Paquet d'ignifugation pour la mécanique » et « Paquet d'ignifugation pour l'électricité »
  2. Créez un item de soumission distinct dans le même paquet pour chaque entrepreneur responsable différent et traitez les items individuels séparément. Par exemple, créez un « paquet ignifuge » avec « Données sur les produits coupe-feu - Électricité » et « Données sur les produits coupe-feu - Mécanique » comme livrables dans le paquet.