Créer une observation
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Objectif
Créer une observation à envoyer à une partie responsable dans l'outil Observations.
Éléments à considérer
- Permissions d'utilisateur requises :
- Permissions de niveau « Standard » ou « Admin » dans l’outil Observations.
Note: Les utilisateurs de niveau « Standard » ne peuvent attribuer des observations qu’aux utilisateurs de niveau « Admin » à moins que la permission granulaire « Peut attribuer des utilisateurs standard aux observations » soit activée sur leurs modèles de permissions.
- Permissions de niveau « Standard » ou « Admin » dans l’outil Observations.
- Information supplémentaire :
- Vous pouvez également créer des observations à partir d'Inspections' d'Incidents, de Problèmes de coordination et de Maquettes.
- Lorsque vous créez une observation, vous recevez des notifications par courriel chaque fois qu'un autre utilisateur commente ou modifie le statut de l'observation.
- Les notifications d'observation ne sont PAS automatiquement distribuées après leur création. Les utilisateurs devront envoyer la notification après l'avoir créée.
Remarque : Les notifications peuvent être distribuées via le Web ou le mobile Procore . - Les notifications de retard ne sont envoyées par courriel que lorsqu'une observation est à l'état « Initié » ou « Non accepté ». Les courriels de retard ne sont PAS envoyés lorsqu'une observation est à l'état « Prêt pour révision » ou « Fermé ».
- Si vous créez une observation sans personne assignée, aucune notification ne sera envoyée. Si vous modifiez l'observation et ajoutez une personne assignée, puis enregistrez, une notification sera envoyée automatiquement par courriel.
Vidéo
Étapes
- Accédez à l'outil Observations au niveau du projet.
- Cliquez sur + Créer une observation.
- Saisissez les informations suivantes :
- Type : Choisissez le type qui classe le mieux l’observation. Le type vous aidera à filtrer et à rapporter en fonction du type d’observation. Il n’aura aucun effet sur les champs qui apparaîtront lors de la création d’une observation. Voir À quoi servent les types d’observation par défaut? (Remarque : Les utilisateurs disposant des permissions appropriées peuvent personnaliser les sélections qui apparaissent dans cette liste. Voir Ajouter des types d’observation au niveau de la compagnie et Ajouter des types d’observation au niveau du projet.)
- Statut : définissez le statut de l'observation à partir des options suivantes :
- Initié : lorsque vous créez l'observation, elle est définie sur « initiée ». Cela signifie que l'observation a été établie dans Procore et attend la réponse de la personne assignée.
- Prêt pour la révision : Une fois que la personne assignée a agi sur l'observation (que ce soit en corrigeant la déficience, en réglant le problème de sécurité, etc.), elle répondra à l'observation en changeant le statut en « Prêt pour la révision ». Cela informe le créateur par courriel que l'observation est prête à être examinée par le créateur.
- Non accepté : Une fois que le créateur a examiné le travail, il peut le marquer comme « Non accepté ». Cela signifie que le créateur a considéré le travail comme non résolu. L'observation est renvoyée devant le tribunal de la personne assignée.
- Fermé : Une fois que le créateur a examiné le travail, il peut le marquer comme « Fermé ». Cela signifie que le créateur a considéré le travail comme résolu et approuvé, et a fermé l'item.
- Titre : Titre de l'observation pour annoncer le sujet général.
- Priorité : Sélectionnez une priorité pour l'observation parmi les options suivantes :
Remarque : cela ne changera pas comment ni où l'observation s'affichera. Cependant, cela indiquera à la partie responsable à quel point l'item est urgent.- Faible
- Moyen
- Haut
- Urgent
- # : le nombre d'observations sera automatiquement renseigné avec le numéro suivant en fonction du nombre d'observations que vous et votre équipe avez créées. Vous pouvez le modifier si nécessaire. Ce numéro peut être le double d'un numéro déjà attribué à un autre item d'observation de votre projet.
- Métier : Sélectionnez le métier pertinent pour cette observation. Il signifie quels métiers sont impliqués dans la résolution de l’observation. Les métiers sont définis dans l’onglet Admin au niveau de la compagnie sous configuration des métiers. Voir Ajouter ou supprimer des métiers.
- Lieu: Sélectionnez le lieu où l'observation se trouve. Comment ajouter un lieu à plusieurs niveaux à un item?
- Section du devis : sélectionnez la section du devis associée à l'observation.
- Personne assignée : sélectionnez l'utilisateur qui effectuera le travail requis à partir de l'observation.
Remarques :- La « personne assignée » doit disposer des permissions « Standard » ou « Admin » dans l'outil Observations.
- Les utilisateurs « Standard » peuvent attribuer des observations à un utilisateur « Admin » ou à un autre utilisateur de niveau « Standard » s’ils disposent de la permission granulaire « Peut attribuer des utilisateurs standard aux observations ».
- Distribution : Ajoutez à la liste de distribution les personnes que vous souhaitez recevoir des courriels de mise à jour lorsque le statut de l'observation change ou lorsque quelqu'un laisse un commentaire.
Remarque : S'il y a des personnes que vous souhaitez qui figurent toujours sur la liste de distribution pour les observations, vous pouvez les ajouter à la liste de distribution par défaut dans les paramètres de configuration. - Date d’échéance : Entrez ou sélectionnez une date dans le calendrier pour que l’observation soit due.
Remarque : Le champ « Date d’échéance » est automatiquement renseigné en fonction du nombre de jours par défaut spécifiés sur la page Configurer les paramètres de l’outil Observations. Voir Configurer les paramètres avancés : Observations. La date d’échéance respecte également les jours définis comme « jours ouvrables » pour le projet. Voir Définir les jours ouvrables du projet. - Privé : cochez la case si vous souhaitez que cette observation soit visible par les utilisateurs Admin d'Observation, la personne assignée et les personnes figurant dans la liste de distribution.
- Condition contributive : Sélectionnez une condition contributive associée à l’observation. Voir Ajouter des champs d’analyse des causes profondes.
- Comportement contributif : Sélectionnez un comportement contributif associé à l’observation. Voir Ajouter des champs d’analyse des causes profondes.
- Danger : Sélectionnez un danger associé à l’observation. Voir Ajouter des champs d’analyse des causes profondes.
- Description : Ajouter une description de l'observation détaillant les informations pertinentes nécessaires pour rendre compte ou terminer le travail.
- Pièces jointes : Joignez des informations pertinentes comme une photo ou un document de garantie en cliquant sur Joindre les fichiers pour sélectionner un fichier à partir de Procore ou de votre ordinateur local, ou en faisant glisser-déposer dans la zone grise.
Remarque : Voir Ajouter une photo à une observation pour qu'elle se remplisse dans l'outil Photos.
- Cliquez sur Créer.
Remarque : cela enregistre et vous conduit à la page du registre des observations. - Cliquez sur Envoyer la (les) notification(s) ou Envoyer la mienne dans la bannière au-dessus de la page du registre des observations pour envoyer un courriel de résumé aux personnes assignées, aux membres de la liste de distribution et aux créateurs de toutes les observations qui n'ont pas encore été envoyées. La « Date de notification » de l'observation sera définie à la date à laquelle le bouton Envoyer maintenant a été cliqué.
- Envoyer la mienne : cliquez pour envoyer les observations que vous avez créées.
- Tout envoyer : Cliquer pour envoyer toutes les observations prêtes à être envoyées. Assurez-vous de parler avec d’autres membres de l’équipe pour vous assurer que toutes les observations sont prêtes à être envoyées.
(Remarque : Pour voir cette bannière, l’observation doit avoir une personne assignée. )
