Créer un calendrier d'inspection
Objectif
Planifier une inspection à effectuer à l’avenir.
Contexte
Les inspections peuvent souvent être planifiées et, dans certains cas, avoir lieu régulièrement. Lors de la planification des inspections, vous pouvez créer des échéanciers récurrents d'un modèle de projet d'inspection existant. Vous pouvez également planifier une seule instance d'inspection pour une date ultérieure.
Éléments à considérer
- Permissions d'utilisateur requises :
- Permissions de niveau « Admin » dans l'outil Inspections au niveau du projet.
OU - Permissions de niveau « Lecture seule » ou supérieures dans l'outil Inspections avec les autorisations granulaires « Créer/Modifier les calendriers d' Inspection ». Voir Accorder des permissions granulaires dans un modèle de permissions de projet.
Remarque : Les utilisateurs de niveau « Lecture seule » et « Standard » ne pourront pas planifier une inspection tant qu'un modèle inspection au niveau de la compagnie n'aura pas été ajouté au projet.
- Permissions de niveau « Admin » dans l'outil Inspections au niveau du projet.
- Information supplémentaire :
- Les échéanciers sont regroupés par modèle.
- Vous pouvez définir le nombre de jours avant la date d'échéance auxquels ils souhaitent que l'instance d'inspection soit créée.
- Les dates d'échéance des inspections respectent les jours ouvrables si elles sont configurées.
- Les modifications du type, du métier et de la description doivent être effectuées dans le modèle d' Inspection .
Conditions préalables
Étapes
- Accédez à l'outil Inspections au niveau du projet.
- Cliquez sur + « Créer ».
Remarque : Si votre compagnie n'a pas encore configuré de modèles d'inspection au niveau de la compagnie, vous devrez d'abord créer un modèle d'inspection avant que ce bouton ne soit actif.
- Sélectionnez Calendrier d'inspection .
- Sélectionnez un modèle d'inspection par défaut dans votre liste de modèles du menu déroulant.
Remarque : vous ne pouvez pas utiliser un modèle que vous n'avez pas encore ajouté à votre projet. Voir Ajouter un modèle d'inspection à votre projet. - Entrez les informations de planification :
- Nom : Le nom de l’échéancier d’inspection.
- Fréquence : La fréquence à laquelle vous souhaitez que l'échéancier soit créé.
- Date d'échéance de la première inspection : La date d'échéance de la première inspection.
- Jours de création avant la date d'échéance : combien de jours avant la date d'échéance d'une inspection pour créer l'inspection.
- Finir le : La date après laquelle plus aucune inspection ne doit être créée.
Remarque : Cette option n'apparaît que pour les fréquences autres que « Une fois ».
- Remplissez les champs spécifiques à votre projet :
- Nom : Le nom de l'inspection est défini dans le modèle au niveau de la compagnie et ne peut pas être modifié au niveau du projet. Faites référence au numéro, au lieu ou à la date sur la page du registre pour différencier vos inspections.
- Statut : Par défaut, le champ de statut sera défini sur « Ouvert ». Vous pouvez modifier cela en fonction de vos besoins.
Remarque : Le statut d'une inspection doit être défini sur « Ouvert » lorsque quelqu'un commence à effectuer l'inspection. Il doit rester ouvert jusqu'à ce qu'il n'y ait plus d'items défectueux sur l'inspection. À ce stade, vous devez changer le statut en « Fermé » pour indiquer qu'aucune autre action n'est nécessaire. - Lieu : Utilisez le menu déroulant des lieux pour sélectionner un lieu que l' [item] affecte. Sélectionnez parmi les lieux prédéfinis ou ajoutez un lieu à plusieurs niveaux à un item. Cet emplacement peut être aussi général que l'emplacement du site au premier niveau ou aussi spécifique quant à l'emplacement sur le site que l'entrepreneur travaillera au deuxième niveau.
- Distribution : Ajoutez les utilisateurs « Standard » et « Lecture seule » à la liste de distribution pour leur donner accès à l'affichage d'une inspection privée dans le projet.
Remarque : Cela n'enverra pas de notifications par courriel. - Privé : cochez la case à côté de Privé pour masquer l'inspection à tous, à l'exception du « Point de contact », du « personne(s) assignée(s) », des membres ajoutés à la liste de distribution de l'inspection et des utilisateurs de niveau « Admin » sur l'outil d'inspections du projet.
- Section du devis : Référez-vous aux documents contractuels spécifiques ou à la section du devis qui est liée à l'inspection en choisissant dans le menu déroulant.
Remarque : Si l'outil Devis est activé sur le projet, les sélections de ce menu sont remplies avec les sections du devis de cet outil, et elles s'afficheront sous forme de lien lors de l'enregistrement de l'inspection. Si l'outil Devis est désactivé sur le projet, les sélections de ce menu sont remplies avec les valeurs de l'outil Admin du projet.
Remarque : cliquez sur le X à côté de l'item que vous avez sélectionné pour supprimer le champ. - Personne(s) assignée(s): Sélectionnez les personnes qui effectuent l'inspection. Par défaut, Procore le remplira avec le nom du créateur.
- Entrepreneur responsable : Sélectionnez l'entreprise qui a effectué les travaux à inspecter. Si vous avez sélectionné un point de contact avant cela, vous ne pourrez choisir que parmi l'entrepreneur auquel le point de contact est associé.
Remarque : Si aucune compagnie contractante n'a été ajoutée à répertoire, le menu déroulant « Point de contact » apparaîtra vide. Vous devrez aller dans votre répertoire au niveau du projet pour ajouter un entrepreneur et lui associer un contact avant de pouvoir remplir ce champ.
Remarque : Cliquez sur le X à côté de l'item que vous avez sélectionné pour supprimer le champ. - Point de contact : Sélectionnez la personne du groupe du point de contact qui a effectué le travail à inspecter. Si vous avez sélectionné un « entrepreneur responsable » avant cela, vous ne pourrez choisir que la compagnie à laquelle le point de contact est associé.
Remarque : Si vous avez un entrepreneur ajouté à votre répertoire qui n'a pas de contact associé, le menu déroulant « Point de contact » apparaîtra vide. Vous devrez accéder à votre répertoire au niveau du projet pour associer un contact à votre entreprise contractante responsable avant de pouvoir ajouter dans ce champ. Seuls les utilisateurs disposant de permissions de niveau « Standard » ou supérieures dans l'outil d'observation peuvent être répertoriés comme « Point de contact » de l'inspection.
Remarque : Cliquez sur le X à côté de l'item que vous avez sélectionné pour supprimer le champ. - Pièces jointes : Joignez tous les fichiers pertinents de votre ordinateur, de l'outil Photos du projet, de l'outil Plans du projet, de l'outil Formulaires du projet ou de l'outil Documents au niveau du projet à votre inspection pour que ceux qui effectuent l'inspection puissent y faire référence.
Remarque : Voir Ajouter une photo à une inspection afin qu'elle se remplisse dans l'outil Photos .
- Cliquez sur Créer.
- Facultatif : Sous Aperçu des items d'inspection , examinez les items d'inspection et leurs options de réponse.
- Cliquez sur Créer.