Créer une observation à partir d’une inspection
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Objectif
Créer une observation à partir d'une inspection.
Contexte
Vous souhaiterez peut-être créer une observation à partir d’une inspection si une tâche est défectueuse ou nécessite un travail de suivi à effectuer par le point de contact de l’inspection. Si activé, vous pouvez être invité à créer automatiquement une observation après avoir marqué un item d’inspection comme ayant échoué. Voir Configurer les paramètres avancés : Inspections au niveau du projet.
Éléments à considérer
- Permissions d'utilisateur requises :
- Permissions de niveau « Standard » ou « Admin » dans l’outil Inspections au niveau du projet.
ET - Permissions de niveau « Standard » ou « Admin » dans l'outil Observations du projet.
- Permissions de niveau « Standard » ou « Admin » dans l’outil Inspections au niveau du projet.
- Information supplémentaire :
- Lorsque vous créez une observation à partir d'une inspection, il y aura un champ appelé Origine qui fournira un lien vers l'inspection à partir de laquelle l'observation a été créée.
- Vous pouvez également créer une observation à partir de l’outil Observations.
- Si vous créez une observation à partir d’une inspection, l’item ne sera pas automatiquement envoyé. Si vous avez une observation qui attend d’être envoyée, vous verrez une bannière « Action requise » en haut de la page de l’outil Observations. Vous pouvez envoyer l’item directement à partir de la bannière.
Conditions préalables
- Pour voir le bouton Créer une observation, vous devez ajouter l’outil Observations à votre projet. Contactez votre Point de contact Procore pour demander l’ajout d’observations au compte Procore de votre compagnie.
- L'inspection doit avoir le statut « Ouvert ».
Remarque: Un statut « Fermé » ou « En cours de révision » n'affichera pas l'option de créer une observation.
Étapes
- Accédez à l'outil Inspections au niveau du projet.
- Cliquez sur Afficher à côté de l'inspection à partir de laquelle vous souhaitez créer une observation.
- Faites défiler jusqu'à la tâche d'inspection appropriée et cliquez sur
Activité. - Cliquez sur le plus
et sélectionnez Créer une observation .
Remarque : Vous pouvez être invité à créer une observation automatiquement lorsque vous marquez un item d'inspection comme ayant échoué. Voir Configurer les paramètres avancés : Inspections au niveau du projet . - Créez votre observation en remplissant les informations dans la fenêtre.
- Type : Choisissez le type qui catégorise le mieux l'observation. Le type vous aidera à filtrer et à rapporter en fonction du type d'observation. Cela n'aura aucun effet sur les champs qui apparaîtront lors de la création d'une observation. Voir À quoi servent les types d'observation par défaut?
- Statut : Définissez le statut de l'observation.
- Initié : Lorsque vous créez l'observation, elle sera définie sur « initiée ». Cela signifie que l'observation a été établie dans Procore et attend la réponse de la personne assignée.
- Prêt pour la révision : Une fois que la personne assignée a agi sur l'observation (que ce soit en corrigeant la déficience, en réglant le problème de sécurité, etc.), elle répondra à l'observation en changeant le statut en « Prêt pour la révision ». Cela informe le créateur par courriel que l'observation est prête à être examinée par le créateur.
- Non accepté : Une fois que le créateur a examiné le travail, il peut le marquer comme « Non accepté ». Cela signifie que le créateur a considéré le travail comme non résolu. L'observation est renvoyée devant le tribunal de la personne assignée.
- Fermé : Une fois que le créateur a examiné le travail, il peut le marquer comme « Fermé ». Cela signifie que le créateur a considéré le travail comme résolu et approuvé, et a fermé l'item.
- Titre : Titrez l'observation pour annoncer le sujet général. Celui-ci sera automatiquement renseigné avec le nom de la tâche d'inspection.
Important : Le titre de l'observation ne peut pas dépasser 255 caractères. - Priorité : Sélectionnez la priorité de cet item. Cela ne changera pas comment ni où l'observation s'affichera. Cependant, il indiquera à la partie responsable l'urgence de l'item.
- Numéro : Le numéro de l'observation sera automatiquement renseigné avec le numéro suivant en fonction du nombre d'observations que vous et votre équipe avez créées dans Procore. Vous pouvez le modifier si nécessaire.
- Métier : Sélectionnez le métier pertinent pour cette observation. Cela signifie quel métier est impliqué dans la résolution de l'observation. Les métiers sont définis dans l'onglet admin au niveau de la compagnie sous la configuration des métiers. Voir Ajouter ou supprimer des transactions .
- Lieu: Sélectionnez le lieu où l'observation se trouve. Celui-ci sera automatiquement renseigné avec le lieu de l'inspection. Comment ajouter un lieu à plusieurs niveaux à un item?
- Section de devis : Sélectionnez la section de devis associée à cette observation. Si l'inspection est associée à une section de devis, celle-ci sera automatiquement renseignée dans l'observation.
- Personne assignée : Sélectionnez l'utilisateur qui effectuera le travail requis à partir de l'observation. Celui-ci sera automatiquement renseigné avec le « point de contact » de l'inspection.
Remarque : Si la personne assignée comme point de contact lors de l'inspection dispose d'une permission de niveau « Standard » ou supérieure, le nom de cette personne sera pré-rempli en tant que champ Personne assignée dans la nouvelle observation. Si la personne assignée comme point de contact lors de l'inspection a des permissions « Lecture seule » ou moins, le champ Personne assignée sera vide sur la nouvelle observation. - Distribution : Ajoutez à la liste de distribution les personnes dont vous souhaitez recevoir des courriels de mise à jour lorsque le statut de l'observation change ou lorsque quelqu'un laisse un commentaire.
Remarque : S'il y a des personnes que vous souhaitez toujours voir sur la liste de distribution pour les observations, vous pouvez les ajouter à la liste de distribution par défaut dans les paramètres de configuration. - Date d'échéance : Sélectionnez une date dans le calendrier pour l'échéance de l'observation.
Remarque : Le champ « Date d'échéance » est automatiquement renseigné en fonction du nombre de jours par défaut spécifié sur la page Configurer les paramètres de l'outil Observations. Voir Configurer les paramètres avancés : Observations . La date d'échéance respecte également les jours définis comme « jours ouvrables » pour le projet. Voir Définir les jours ouvrables du projet . - Privé : Cochez la case si vous souhaitez que cette observation soit visible par les utilisateurs Admin de l'observation, la personne assignée et les personnes de la liste de distribution.
- Description : Ajoutez une description de l'observation détaillant les informations pertinentes nécessaires pour rendre compte ou terminer les travaux.
- Pièces jointes : Joignez des informations pertinentes comme une photo ou un document de garantie en cliquant sur Joindre des fichiers pour sélectionner un fichier à partir de Procore ou de votre ordinateur local, ou en glissant-déposant dans la case grise.
- Danger : Sélectionnez un danger associé à l'observation.
- Condition contributive : Sélectionnez une condition contributive associée à l'observation.
- Comportement contributif : Sélectionnez un comportement contributif associé à l'observation.
- Cliquez sur Créer.
- L'observation apparaîtra désormais dans le fil d'activité de la tâche d'inspection et dans le registre d'observation de l'outil Observations. Voir Afficher le flux d'activité des items dans une inspection .
Remarque : Un lien vers l'inspection à partir de laquelle l'observation a été créée apparaîtra dans le champ Origine de l'observation.