Gestion de documents - Glossaire

Collecte

Une collection est un groupe de filtres enregistrés dans le panneau Affichages enregistrés de l'outil Gestion de documents. Les collections conservent les recherches enregistrées afin que les utilisateurs puissent trouver rapidement la révision du document nécessaire dans leur contexte spécifique. Par exemple, les administrateurs peuvent configurer une collection pour les utilisateurs du chantier qui extrait automatiquement uniquement la dernière version publiée de chaque plan pour un lieu spécifique. Des révisions plus récentes de ces plans peuvent exister, mais les utilisateurs sur le chantier ne doivent travailler qu'à partir des versions approuvées (publiées). 

Procore fournit automatiquement deux collections de documents appelées « En cours de révision » et « Publié », et les administrateurs du projet peuvent créer des collections supplémentaires à l'aide de filtres. Dans une collection, n’importe quel utilisateur peut créer un affichage enregistré qui restreint les résultats de la recherche encore plus.  Par exemple, un ingénieur électricien peut vouloir un affichage enregistré qui affiche uniquement les plans électriques. En plaçant cet affichage enregistré dans la collection « Publié », l'ingénieur facilite l'accès à une liste dynamique de tous les plans électriques publiés du projet.

Règle conditionnelle

Dans l'outil de gestion de documents de Procore, une règle conditionnelle est créée pour définir différentes exigences pour des types de documents spécifiques qui ne répondent pas aux critères de la règle par défaut.

Règle Par défaut

Dans l'outil de gestion de documents de Procore, une règle par défaut est un ensemble d'exigences que les documents téléversés dans le projet doivent respecter, à moins qu'une règle conditionnelle ne s'applique.

Conteneur de documents

Dans l'outil de gestion de documents de Procore, un conteneur de documents représente un ensemble unique de révisions de documents connexes décrites avec des métadonnées en commun. Par exemple, un conteneur de documents aura le même type de document, la même discipline et le même code de projet pour toutes les révisions de ce conteneur.

Métadonnées

Dans l'outil de gestion de documents de Procore, les métadonnées sont des données qui fournissent des informations sur un document, telles que le nom de fichier, la taille, la date de création et de téléversement, le nom de l'auteur, etc. L'outil de gestion de documents utilise une combinaison d'apprentissage automatique et de norme de dénomination du projet pour remplir automatiquement les métadonnées d'un document téléversé.

Norme de dénomination

Une norme de dénomination est un format standard ou spécifique à la compagnie pour créer un identifiant unique pour un item. Dans l'outil de gestion de documents de Procore, la norme de dénomination est utilisée pour créer et appliquer des normes de dénomination des noms de fichiers de documents. En fonction de la norme de dénomination définie pour le projet, Procore remplira automatiquement les métadonnées du nom de fichier qui correspond aux segments dans la norme de dénomination.

Par exemple, la convention de dénomination standard ISO 19650 utilise 7 métadonnées enchaînées. La norme de dénomination typique pour les plans aux États-Unis est le numéro Discipline-Doc, comme A-101 pour un plan architectural du premier étage.