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Procore

Activer les règles de rétention à échelle mobile sur les factures des sous-traitants

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Remarque

flag-australia.pngLa fonction de rétention à échelle mobile a été conçue pour les utilisateurs de Procore en Australie et en Nouvelle-Zélande, où il s’agit d’une pratique exemplaires et juridiquement réglementée, afin d’assurer que les entrepreneurs et les sous-traitants répondent à toutes les obligations contractuelles du projet. Cependant, cette fonctionnalité est disponible pour les clients Finances du projet de Procore dans tous les pays.

Contexte

La rétention à échelle mobile fait référence à la partie du montant du contrat dû qui est retenue à une partie contractée (la partie exécutant les travaux) par la partie contractante (la partie qui paie les travaux). Les montants retenus sont basés sur un ensemble de normes variables définies dans la portée des travaux du contrat. Il s'agit d'une pratique exemplaire à l'échelle du secteur d'activité en Australie, ainsi que réglementée par la loi, pour garantir que les entrepreneurs et les sous-traitants respectent toutes les obligations contractuelles du projet. 

Exemple : Application de la rétention à l'échelle mobile dans Procore

Bien que les conditions de rétention sur les contrats de votre projet de construction varient d'un contrat à l'autre, voici un exemple pour montrer comment la rétention à échelle mobile fonctionne :

  1. Supposons que vous soyez un entrepreneur général qui a exécuté un contrat de sous-traitance de 400 000,00 $ avec un opérateur d'équipement lourd.
  2. Au cours du projet, vous prévoyez de verser des acomptes au sous-traitant. Selon votre accord, supposons que vous ayez un contrat standard de l'industrie qui vous oblige à déduire 10 % du montant dû sur chaque facture de sous-traitant jusqu'à ce que 5 % (20000,00 $) de la valeur du contrat de sous-traitance d'origine (400000,00 $) soit retenu.
  3. Lorsque 100 % des travaux sur la ventilation des coûts (VDC) du sous-contrat sont terminés, votre accord vous oblige à libérer la première partie du montant retenu. Dans cet exemple, vous souhaiterez libérer les premiers 2,5 % (10 000,00 $) de la valeur d'origine du contrat de sous-traitance d'origine (400 000,00 $).
  4. Dans les six (6) ou douze (12) mois suivant la libération de la première partie du montant de la rétention, les conditions de votre contrat de sous-traitance vous obligent à libérer les 10 000,00 $ restants qui ont été retenus au sous-traitant.

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
    • Permissions de niveau « Admin » dans l'outil Engagements du projet.
  • Information supplémentaire :
  • Restrictions :
    • Les étapes ci-dessous offrent aux utilisateurs un moyen de réduire automatiquement la rétention des factures. Il est important de noter qu'ils n'automatisent PAS la publication de rétention qui a été accumulée pour les périodes de facturation précédentes.

Étapes

  1. Accédez à l'outil Engagements du projet.
  2. Sous l'onglet Contrats, recherchez le bon de commande ou le contrat de sous-traitance. Cliquez ensuite sur Modifier.
  3. Cliquez sur l'onglet Paramètres avancés.
  4. Sous Paramètres avancés, cliquez sur Modifier.
  5. Faites défiler jusqu'à Rétention à échelle mobile.
  6. Cochez la case Activer la rétention à l'échelle mobile pour activer la fonction sur le bon de commande ou le contrat de sous-traitance.
  7. Cliquez sur Ajouter une règle.
  8. Procédez comme suit :

    add-a-rule-options.png
     
    1. Pourcentage 1. Saisissez le taux de rétention sous forme de pourcentage. Le taux de rétention fait référence au pourcentage des fonds du contrat qui seront retenus sur une facture jusqu'à ce que le critère de la règle de rétention (défini à l'étape suivante) soit satisfait.
      Exemple
      Si vous souhaitez conserver 10,0 % des fonds du contrat jusqu'à ce que 5,0 % de la valeur d'engagement d'origine soit détenu, le taux de rétention est de 10 %.
      Dans cet exemple, vous devez entrer 10,0 dans la première case de pourcentage.
    2. Pourcentage 2. Entrez un nombre dans la deuxième case pour définir le critère de règle de rétention.
      Exemple
      Si vous souhaitez conserver 10,0 % des fonds du contrat jusqu'à ce que 5,0 % de la valeur d'engagement d'origine soit détenu, le critère de la règle de rétention est de 5 %.
      Dans cet exemple, vous devez entrer 5,0 dans la deuxième zone de pourcentage.
    3. Règle. Sélectionnez la règle que vous souhaitez appliquer.
      Remarque : Vous pouvez ajouter jusqu'à cinq (5) règles qui calculent automatiquement la rétention à échelle mobile. Vous pouvez appliquer une (1) de ces méthodes de calcul par règle :
      • X % jusqu'à ce que Y % de la valeur d'engagement d'origine soit détenu
        Cette règle vous permet de retenir X pour cent du montant de l'engagement d'origine jusqu'à ce que Y pour cent de la valeur de l'engagement d'origine soit détenu.
      • X % jusqu'à Y % de la valeur d'engagement révisée
        Cette règle vous permet de retenir X pour cent du montant de l'engagement révisé jusqu'à ce que Y pour cent de la valeur de l'engagement révisé soit retenu. Le montant révisé de l'engagement est le montant après l'approbation des demandes de changement.
      • $ Le montant est détenu
        Cette règle vous permet de retenir X pourcent du montant d'un contrat jusqu'à ce qu'un montant en dollars que vous spécifiez soit retenu.
  9. Cliquez sur Enregistrer.