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Procore

Ajouter des colonnes à un affichage budgétaire pour les détails de la transaction de coût du projet ERP

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NOUVELLE EXPÉRIENCE DE DOCUMENTATION ERP !

Nous sommes en train de créer une meilleure façon de vous servir une documentation qui vous donne les informations les plus à jour et les plus pertinentes sur la façon d'utiliser l'intégration Procore + ERP de votre entreprise.

Cette page fait partie de la nouvelle expérience. La nouvelle expérience est actuellement terminée pour Workday®, QuickBooks® Online, Yardi Voyager®, Xero™, CMiC, NetSuite®, MRI Platform X®, Acumatica Cloud ERP et MYOB Advanced Construction uniquement. 

Pour afficher la documentation d'une intégration ERP prise en charge par Procore qui ne fait pas encore partie de la nouvelle expérience, veuillez consulter Intégrations ERP et sélectionner la vignette de votre système ERP.

 Important
Les étapes ci-dessous sont conçues pour être utilisées par les clients de Procore intégrés aux systèmes ERP pris en charge qui souhaitent importer dans Procore les données de transaction de coût de travail créées dans leur système ERP.

Objectif

Mettre à jour l'affichage Budget de Procore ERP avec les colonnes source recommandées pour la fonction de synchronisation des détails de la transaction de coût du projet ERP.

Contexte

Dans Procore, un affichage budgétaire définit la disposition des colonnes de données dans l'onglet Budget de l'outil Budget d'un projet. Par défaut, l'application Web Procore fournit aux utilisateurs quatre (4) affichages budgétaires que vous pouvez (1) utiliser tels quels ou (2) personnaliser pour répondre aux besoins spécifiques de votre compagnie. Vous pouvez également créer des vues supplémentaires, si nécessaire. Pour obtenir des instructions, voir Configurer un nouvel affichage budgétaire.

Chaque affichage budgétaire dans Procore comprend un ensemble unique de colonnes conçues pour aider les utilisateurs de votre projet à voir les données que vous souhaitez voir dans l'outil Budget de Procore. Si vous prévoyez d'activer la capacité de synchronisation des transactions de coûts de projet pour les intégrations ERP, vous devrez déterminer les affichages budgétaires que vous souhaitez ajouter aux colonnes recommandées. Ensuite, vous devrez suivre les étapes ci-dessous pour ces affichages budgétaires. 

Remarques
  • Les étapes ci-dessous supposent que vous souhaitez modifier l'affichage Budget Procore ERP standard. Ces étapes sont destinées à être utilisées comme ligne directrice lors de la modification d'autres affichages budgétaires standard ou de vos propres affichages budgétaires personnalisés.
  • Si vous avez déjà effectué les étapes décrites dans Ajouter la colonne « Coûts directs ERP » à un affichage budgétaire Procore pour les intégrations ERP, vous devrez supprimer à la fois la colonne calculée « Coûts directs ERP » existante et les « Coûts du projet ERP à ce jour ». colonne source sur les affichages budgétaires que vous souhaitez modifier à l'aide des étapes ci-dessous. 

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
    • « Admin » dans l'outil Admin de la compagnie.
      ET
    • Envisagez d'utiliser la permission granulaire « Afficher les détails des coûts directs » de l'outil Budget dans vos modèles de permissions pour contrôler qui peut et ne peut pas cliquer sur une valeur dans la colonne « Coûts directs » d'un affichage budgétaire pour ouvrir une fenêtre contextuelle qui affiche les détails de la transaction de coût du projet dans le Outil budgétaire.  Voir Accorder des permissions granulaires dans un modèle de permissions.
  • Exigences :
    • Activez ces outils de projet :
      • Outil budgétaire. 
      • Outil Coûts directs. 
    • Activez la synchronisation des transactions de coûts de projet sur votre projet. Voir Activer la synchronisation des transactions de coût du projet ERP sur un projet Procore.
    • Configurez les affichages budgétaires souhaités pour votre projet intégré à l'ERP.  Voir Configurer un nouvel affichage budgétaire et Quels affichages budgétaires dois-je ajouter à mes projets?
      • Déterminez à quels affichages budgétaires vous souhaitez ajouter les colonnes de transaction de coût de projet recommandées. Les étapes ci-dessous supposent que vous souhaitez modifier l'affichage Budget Procore ERP standard. Vous souhaiterez peut-être afficher les colonnes de transaction de coût du projet dans un affichage budgétaire ERP personnalisé. 
      • Si vous avez déjà effectué les étapes décrites dans Ajouter la colonne « Coûts directs ERP » à un affichage budgétaire Procore pour les intégrations ERP, vous devrez supprimer à la fois la colonne calculée « Coûts directs ERP » existante et les « Coûts du projet ERP à ce jour ». colonne source sur les affichages budgétaires que vous souhaitez modifier à l'aide des étapes ci-dessous.
  • Des considérations et des exigences supplémentaires peuvent s'appliquer en fonction du système ERP auquel votre entreprise est intégrée. Voir Choses à savoir sur votre intégration ERP pour plus de détails.

Étapes

  1. Naviguez vers l’outil Admin de la compagnie.
  2. Sous Paramètres de l’outil, cliquez sur Budget.
  3. Repérez l’affichage budgétaire que vous souhaitez modifier. Cliquez ensuite sur cet affichage budgétaire dans la liste. Dans cet exemple, nous allons modifier  l’affichage budgétaire ERP de Procore. 
  4. Sous Configuration de la colonne, cliquez sur Configurer les colonnes.
    Cela ouvre la fenêtre « Configurer les colonnes ». Poursuivez avec les prochaines étapes.

Étape 1 : Ajouter une colonne source « Détails des coûts du projet à ce jour ERP »

La première étape consiste à créer une colonne source « Détails des coûts du projet ERP à ce jour (JTD) ». 

  1. Dans la fenêtre « Configurer les colonnes », cliquez sur Créer une colonne source.
  2. Sous la colonne Nouvelle source, procédez comme suit :
    1. Nom de la colonne. Entrez un nom pour le nouveau nom de colonne.
      Par exemple, saisissez : Détails de coût ERP du projet à ce jour
    2. Source de la colonne. Sélectionnez Coûts directs dans la catégorie source de la liste déroulante. 
    3. Coûts directs. Cochez cette case. Ensuite, dans les cases qui apparaissent :
      • Type. Cochez les cases Facture, Dépense, PaieetFactures de sous-traitant . 
        Remarque : La case Factures de sous-traitants n'est visible que lorsque :
      • Statut. Cochez une ou plusieurs cases pour limiter les détails aux items ayant le statut sélectionné. Dans cet exemple, nous avons sélectionné Approuvé. Cependant, vos choix incluent : Ébauche, En attente, Réviser et soumettre à nouveau et/ou Approuvé. 

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  3. Choisissez parmi ces options :
    • S'il s'agit d'une nouvelle colonne, cliquez sur Créer.
    • S'il s'agit d'une colonne existante, mais que vous souhaitez enregistrer les nouveaux paramètres dans une nouvelle colonne, cliquez sur Enregistrer comme nouveau.
    • S'il s'agit d'une colonne existante et que vous souhaitez enregistrer les nouveaux paramètres, cliquez sur Mettre à jour.

Étape 2 : Ajouter une colonne source « Coûts directs »

L'étape suivante consiste à créer une colonne source « Coûts directs ». 

  1. Dans la fenêtre « Configurer les colonnes », cliquez sur Créer une colonne source.
  2. Sous la colonne Nouvelle source, procédez comme suit :
    1. Nom de la colonne. Entrez un nom pour le nouveau nom de colonne.
      Par exemple, tapez : Coûts directs
    2. Source de la colonne. Sélectionnez Coûts directs dans la catégorie source de la liste déroulante. 
    3. Coûts directs. Cochez cette case. Ensuite, dans les cases qui apparaissent :
      • Type . Cochez les cases Facture, Dépenses et Paie.
        Remarque : assurez-vous toujours de décocher la case Factures de sous-traitant.
      • Statut. Cochez une ou plusieurs cases pour limiter les détails aux items ayant le statut sélectionné. Dans cet exemple, nous avons sélectionné Approuvé. Cependant, vos choix incluent : Ébauche, En attente, Réviser et soumettre à nouveau et/ou Approuvé. 

        step-2.jpeg
         
  3. Choisissez parmi ces options :
    • S'il s'agit d'une nouvelle colonne, cliquez sur Créer.
    • S'il s'agit d'une colonne existante et que vous souhaitez enregistrer les nouveaux paramètres, cliquez sur Mettre à jour.
    • S'il s'agit d'une colonne existante, mais que vous souhaitez enregistrer les nouveaux paramètres dans une nouvelle colonne, cliquez sur Enregistrer comme nouveau.

Étape 3 : Ajouter une colonne source « Factures d'engagement »

La dernière étape consiste à créer une colonne source « Factures d'engagement ».

Remarques
  • Cette colonne n'inclut PAS les données des factures de sous-traitants créées dans Procore. 
  • Voir Choses à savoir sur votre intégration ERP pour plus de détails sur la façon dont votre système ERP synchronise les coûts directs avec Procore.
  1. Dans la fenêtre « Configurer les colonnes », cliquez sur Créer une colonne source.
  2. Sous la colonne Nouvelle source, procédez comme suit :
    1. Nom de la colonne. Entrez un nom pour le nouveau nom de colonne.
      Par exemple, tapez : Sub
    2. Source de la colonne. Sélectionnez Factures de sous-traitant dans la catégorie source dans la liste déroulante.
    3. Coûts directs. Cochez cette case. Ensuite, dans les cases qui apparaissent :
      • Tapez. Cochez la case Factures de sous-traitant.
      • Options de revenu. Choisissez l'un des boutons d'option pour Brut ou Net (Brut moins retenue). Dans cet exemple, nous avons conservé le réglage par défaut de Brut. Cependant, vous pouvez choisir la meilleure option pour le budget de votre projet. 
      • Statut. Cochez une ou plusieurs cases pour limiter les détails aux items ayant le statut sélectionné. Dans cet exemple, nous avons sélectionné Approuvé. Cependant, vos choix incluent : Ébauche, En attente, Réviser et soumettre à nouveau et/ou Approuvé. 

        erp-subcontractor-invoices.png
         
  3. Choisissez parmi ces options :
    • S'il s'agit d'une nouvelle colonne, cliquez sur Créer.
    • S'il s'agit d'une colonne existante et que vous souhaitez enregistrer les nouveaux paramètres, cliquez sur Mettre à jour.
    • S'il s'agit d'une colonne existante, mais que vous souhaitez enregistrer les nouveaux paramètres dans une nouvelle colonne, cliquez sur Enregistrer en tant que nouveau.