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Procore

Définir la retenue de garantie sur une facture de sous-traitant en tant qu’administrateur de facture dans l’outil Facturation avancée

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 Version limitée
flag-us.png flag-canada.png L'outil Facturation proportionnelle n'est disponible que pour les clients de Procore aux États-Unis et au Canada qui ont implémenté le dictionnaire de points de vue Procore pour les entrepreneurs spécialisés. Pour en savoir plus, voir Options de dictionnaire de point de vue des propriétaires et entrepreneurs spécialisés (version limitée). 

Objectif

Définir la retenue de garantie sur un sous-traitant facture en tant que facture administrateur à partir de l’outil Facturation avancée.

Contexte

Dans Procore, le terme retenue de garantie fait référence à la pratique de retenir une partie du montant d'un contrat jusqu'à ce que les travaux soient jugés terminés de manière satisfaisante. Le montant retenu est précisé dans un accord entre la partie contractante (la partie qui paie les travaux) et un contractant (la personne ou la compagnie exécutant les travaux). Une pratique courante consiste à retenir 5 à 10 % de la valeur totale d'un contrat jusqu'à ce qu'un jalon soit atteint. Ensuite, le montant retenu peut être libéré sous forme de paiement échelonné. Lorsque les travaux sont pratiquement terminés, le montant retenu peut être libéré comme paiement final. 

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
    • Permissions de niveau « Admin » dans l'outil Engagements du projet.
      Remarque
      Si vous êtes le « contact de facturation » qui travaille pour la « compagnie contractante » (la personne ou la compagnie effectuant les travaux), vous n’avez PAS les capacité pour définir la retenue de garantie sur un contrat. Cependant, vous pouvez demander la libération de la retenue de garantie sur une facture. Pour obtenir des directives, voir Demande de libération de la retenue de garantie sur une facture en tant que contact de facturation.
  • Information supplémentaire :
    • Pour définir la retenue de garantie sur un facture de sous-traitant, l’facture doit avoir le statut « Ébauche ».
    • Pour définir le même pourcentage de retenue de garantie pour tous les postes de la facture, entrez une valeur à appliquer à tous les postes de la facture.
    • Pour libérer la retenue de garantie sur tous les postes, entrez une valeur à appliquer à tous les postes. Cela déplace le pourcentage souhaité de la colonne « Actuellement retenu » vers la colonne « Libéré cette période ».
    • Pour les clients en Australieflag-australia.png, vous pouvez également gérer la retenue à l’aide de la fonction de rétention à échelle mobile. Pour en savoir plus, voir Qu’est-ce que la rétention à échelle mobile?

Conditions préalables

Étapes

  1. Accédez à l’outil Facturations avancées du projet.
  2. Cliquez sur l'onglet Sous-traitant.
  3. Recherchez le facture avec lequel vous souhaitez travailler. Cliquez ensuite sur le lien N° de facture pour l’ouvrir.
    Remarque
    Pour définir la retenue de garantie sur un facture de sous-traitant, l’facture doit avoir le statut « Ébauche ».
  4. Choisissez entre ces options :

Définir la retenue de garantie sur tous les postes

Pour définir le même pourcentage de retenue de garantie sur tous les postes du facture, procédez comme suit dans les cases « Définir la retenue de garantie sur tous les postes » de la barre latérale.

Définir la retenue de garantie pour les travaux terminés

  1. Dans le facture cliquez sur l’onglet Détails .
  2. Cliquez sur le bouton Modifier.
  3. Dans la barre latérale du facture, entrez une valeur de pourcentage dans la zone Travaux terminés .

    set-retainage-work-completed.png
     
  4. Cliquez sur le bouton Définir .
  5. Dans la boîte de dialogue de confirmation qui apparaît, cliquez sur OK.
    Dans quelques instants, le tableau « Postes » actualise pour afficher le pourcentage mis à jour dans la colonne « Retenue de garantie des travaux ».
  6. Répétez les étapes ci-dessus pour tout autre poste.
  7. Enregistrez vos mises à jour à l’aide de l’une de ces options :
    • Pour enregistrer le facture, cliquez sur Enregistrer.
    • Pour enregistrer le facture et le placer dans le statut « En cours de révision », cliquez sur Soumettre pour révision.
Exemple

Après avoir mis à jour le pourcentage, Procore met à jour les colonnes « Retenue de garantie sur les travaux » dans le tableau « Postes » de l’facture :

  • Les mises à jour de la colonne « % » pour afficher les 5 % saisis dans les étapes ci-dessus.
  • La colonne « $ » calcule automatiquement le montant à retenir sur chaque poste. Le montant de cette colonne est de 5 % du montant saisi dans la colonne « Travaux terminés - Cette période » de la facture.

Le illustration ci-dessous vous montre comment les données de colonne sont mises à jour dans le tableau « Postes ».

line-items-work-retainage-set.png

Définir la retenue pour les matériaux stockés

  1. Dans le facture cliquez sur l’onglet Détails .
  2. Cliquez sur le bouton Modifier.
  3. Dans la barre latérale de la facture, entrez une valeur de pourcentage dans la zone Matériaux stockés .

    set-retainage-materials-stored-percent.png
     
  4. Cliquez sur le bouton Définir .
  5. Dans la boîte de dialogue de confirmation qui apparaît, cliquez sur OK.
    Dans quelques instants, le tableau « Postes » actualise pour afficher le pourcentage mis à jour dans la colonne « Retenue de garantie des travaux ».
  6. Répétez les étapes ci-dessus pour tout autre poste.
  7. Enregistrez vos mises à jour à l’aide de l’une de ces options :
    • Pour enregistrer le facture, cliquez sur Enregistrer.
    • Pour enregistrer le facture et le placer dans le statut « En cours de révision », cliquez sur Soumettre pour révision.
Exemple

Après avoir mis à jour le pourcentage, Procore met à jour les colonnes « Retenue de garantie des matériaux » dans le tableau « Postes » de l’facture :

  • Les mises à jour de la colonne « % » pour afficher les 5 % saisis dans les étapes ci-dessus.
  • La colonne « $ » calcule automatiquement le montant à retenir sur chaque poste. Le montant de cette colonne est de 5 % du montant saisi dans la colonne « Matériaux actuellement stockés » de l’facture.

Le illustration ci-dessous vous montre comment les données de colonne sont mises à jour dans le tableau « Postes ».

line-items-work-retainage-columns.png

Définir la retenue de garantie sur des postes spécifiques

Si vous souhaitez définir différents montants de retenue de garantie sur des postes spécifiques, choisissez parmi ces options :

Définir la retenue de garantie sur des postes spécifiques

  1. Dans le facture, cliquez sur l’onglet Détails .
  2. Cliquez sur le bouton Modifier.
  3. Dans le tableau « Postes », recherchez le poste à mettre à jour.
  4. Faites défiler jusqu’aux colonnes « Retenue de garantie ».
  5. Dans la section « Retenue de garantie sur les travaux » de la colonne % du poste, entrez la valeur du pourcentage.
    Procore met automatiquement à jour le montant en dollars qui apparaît dans la colonne $.
  6. Répétez les étapes ci-dessus pour tout autre poste.
  7. Enregistrez vos mises à jour à l’aide d’une (1) de ces options :
    • Pour enregistrer le facture, cliquez sur Enregistrer.
    • Pour enregistrer le facture et le placer dans le statut « En cours de révision », cliquez sur Soumettre pour révision.
      Exemple

      Dans cet exemple, nous avons changé l’entrée dans la colonne % de 5 % à 10 % dans un seul poste. Notez comment Procore a automatiquement mis à jour le montant de la retenue de garantie de l’exemple précédent « Retenue de garantie sur les travaux » ci-dessus de 25,00 $ à 50,00 $.

      work-retainage-single-line-item.png

Définir la retenue de matériaux sur des postes spécifiques

  1. Dans le facture, cliquez sur l’onglet Détails .
  2. Cliquez sur le bouton Modifier.
  3. Dans le tableau « Postes », recherchez le poste à mettre à jour.
  4. Faites défiler jusqu’aux colonnes « Retenue de garantie ».
  5. Dans la section « Retenue de matériaux » de la colonne % du poste, entrez la valeur du pourcentage.
    Procore met automatiquement à jour le montant en dollars qui apparaît dans la colonne $.
  6. Répétez les étapes ci-dessus pour tout autre poste.
  7. Enregistrez vos mises à jour à l’aide d’une (1) de ces options :
    • Pour enregistrer le facture, cliquez sur Enregistrer.
    • Pour enregistrer le facture et le placer dans le statut « En cours de révision », cliquez sur Soumettre pour révision.
Exemple

Dans cet exemple, nous avons changé l’entrée dans la colonne « % » de 5 % à 10 % dans un seul poste. Notez comment Procore a automatiquement mis à jour le montant de la retenue dans la colonne « $ » de l’exemple précédent « Retenue de garantie sur les matériaux » ci-dessus de 25,00 $ à 50,00 $.

materials-retainage-single-line-item.png