Initier un fil de communication par courriel pour une réunion
Objectif
Initier un nouveau fil de communication par courriel en envoyant un courriel externe à l'onglet Courriels d'une réunion de projet spécifique.
Éléments à considérer
- Permissions d'utilisateur requises :
- Pour obtenir l’adresse courriel de la réunion à partir de l’onglet Courriels d’une réunion, permissions de niveau « Lecture seule » ou supérieures dans l’outil Réunions du projet.
- Pour initier un nouveau fil de communication pour la réunion, aucune permission n'est requise. Important! Toute personne disposant de l'adresse courriel de la réunion spécifique peut démarrer un fil dans l'onglet Courriels de cette réunion.
Étapes
- Étape 1 : Obtenir l'adresse courriel de la réunion
- Étape 2 : Commencez un fil de communication sur l'onglet Courriels de la réunion
Étape 1 : Obtenir l'adresse courriel de la réunion
- Accédez à l'outil Réunions du projet.
Cela affiche la page Ordres du jour et procès-verbal de la réunion. - Localisez la réunion souhaitée dans la liste. Cliquez ensuite sur Afficher.
Cela ouvre la réunion en mode d'affichage. - Cliquez sur l'onglet Courriels de la réunion.
L'adresse courriel de la réunion est surlignée en BLEU.
- Si vous souhaitez fournir l'adresse courriel à d'autres, fournissez-la simplement aux personnes souhaitées. Conseil! Pour fournir l'adresse aux participants attendus, vous pouvez copier l'adresse courriel et la coller dans le champ « Aperçu de la réunion ». Voir Créer une réunion.
Étape 2 : Commencer un fil de communication sur l'onglet Courriels de la réunion
- Ouvrez votre programme de messagerie.
- Suivez les directives de votre programme de messagerie pour créer un nouvel courriel.
- Saisissez l'adresse courriel de la réunion dans le champ « À ».
- Envoyez votre message électronique.
Lorsque le système reçoit le courriel, il apparaît dans l'onglet Courriels de la réunion, comme illustré ci-dessous. Remarque : Si l'expéditeur du courriel n'est PAS une personne dans le répertoire du projet, le système identifie cette personne comme un « utilisateur inconnu ». 