Ajouter un compte-rendu de réunion
Objectif
Ajouter des procès-verbaux de réunion à une réunion une fois qu'elle est en mode procès-verbal.
Contexte
Au cours de votre réunion, vous pouvez convertir une réunion en mode procès-verbal (voir Convertir une réunion en mode Procès-verbal). Ensuite, utilisez les étapes ci-dessous pour ajouter vos procès-verbaux de réunion.
Éléments à considérer
- Permissions d'utilisateur requises :
- Permissions de niveau « Admin » dans l'outil Réunions du projet.
Conditions préalables
- La réunion doit être en mode « Procès-veral ». Pour déterminer le mode dans lequel se trouve votre réunion, accédez à la page Ordre du jour/Procès-verbal de la réunion et consultez la colonne « État ». Pour convertir une réunion du mode Ordre du jour au mode Procès-verbal, voir Convertir en Procès-verbal.
- La réunion doit avoir un ou plusieurs items de l’ordre du jour (c’est-à-dire des items de réunion). Voir Ajouter un item de réunion. Pour déterminer si une réunion a des items de l’ordre du jour, accédez à la page Ordre du jour/Procès-verbal de la réunion, puis recherchez un nombre dans la colonne « # Items ».
Étapes
- Accédez à l'outil Réunions du projet.
- Localisez la réunion souhaitée dans la liste. Ensuite, selon le mode dans lequel se trouve la réunion, vous avez les options suivantes :
- Si la réunion est en mode Ordre du jour, cliquez sur Afficher. Cliquez ensuite sur Convertir en Procès-verbal.
OU - Si la réunion est en mode Procès-verbal, cliquez sur Modifier ou Afficher.
- Si la réunion est en mode Ordre du jour, cliquez sur Afficher. Cliquez ensuite sur Convertir en Procès-verbal.
- Faites défiler jusqu'à la catégorie qui contient l'item auquel vous souhaitez ajouter un procès-verbal.
- Dans la section « Procès-verbaux officiels de la réunion » de cet item, cliquez dans le champ (modifier).
Cela ouvre une section dans laquelle vous pouvez entrer les procès-verbaux de la réunion.
- Saisissez toutes les informations pertinentes du procès-verbal de réunion.
- Cliquez sur Enregistrer.
- Répétez les étapes ci-dessus pour chaque item de la réunion.