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Procore

Créer une observation à partir d’une inspection

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Objectif

Créer une observation à partir d'une inspection.

Contexte

Vous pouvez créer une observation à partir d'une inspection si une tâche est défectueuse ou nécessite un travail de suivi à effectuer par le point de contact de l'inspection. Si cette option est activée, vous pouvez être invité à créer une observation automatiquement après avoir marqué un élément d'inspection comme ayant échoué. Voir Configurer les paramètres avancés : Inspections au niveau du projet.

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
    • Permissions de niveau « Standard » ou « Admin » dans l'outil Inspections du projet.
      ET
    • Permissions de niveau « Standard » ou « Admin » dans l'outil Observations du projet.
  • Informations complémentaires :
    • Lorsque vous créez une observation à partir d'une inspection, il y aura un champ appelé Origine qui fournira un lien vers l'inspection à partir de laquelle l'observation a été créée.
    • Vous pouvez également créer une observation à partir de l'outil Observations.

Conditions préalables

  • Pour voir le bouton Créer une observation, vous devez ajouter l'outil Observations à votre projet. Contactez votre {{role_POC]} pour demander l'ajout d'observations au compte Procore de votre compagnie.

Étapes

  1. Accédez à l'outil Inspections au niveau du projet.
  2. Cliquez sur Afficher à côté de l'inspection à partir de laquelle vous souhaitez créer une observation.
  3. Faites défiler jusqu'à la tâche d'inspection appropriée.
  4. Cliquez sur Créer une observation.
    Remarque : vous pouvez être invité à créer une observation automatiquement lorsque vous marquez un élément d'inspection comme ayant échoué. Voir Configurer les paramètres avancés : Inspections au niveau du projet.



  5. Créez votre observation en remplissant les informations dans la fenêtre.
    • Type  : choisissez le type qui catégorise le mieux l'observation. Le type vous aidera à filtrer et à rapporter en fonction du type d'observation. Cela n'aura aucun effet sur les champs qui apparaîtront lors de la création d'une observation. Voir À quoi servent les types d'observation par défaut?
    • Statut : Définir le statut de l'observation.
      • Initié  : lorsque vous créez l'observation, elle sera définie comme « initiée ». Cela signifie que l'observation a été établie dans Procore et attend que la personne assignée réponde.
      • Prêt pour révision : Lorsque la personne assignée a réagi à l’observation (en corrigeant l'insuffisance, en abordant le problème de la sécurité, etc.), elle répondra à l’observation en modifiant le statut pour « Prêt pour révision ». Cela notifie le créateur par courriel que l'observation est prête pour que le créateur la révise.
      • Non accepté : une fois que le créateur a examiné le travail, il peut le marquer comme « Non accepté ». Cela signifie que le créateur a considéré le travail comme non résolu. L'observation est renvoyée à la personne assignée.
      • Fermé : une fois que le créateur a examiné le travail, il peut le marquer comme « Fermé ». Cela signifie que le créateur a considéré le travail comme résolu et approuvé, et a clôturé l'item.
    • Titre : Donnez un titre à l'observation pour annoncer le sujet général. Celui-ci sera automatiquement renseigné avec le nom de la tâche d'inspection.
    • # : Le numéro de l'observation sera automatiquement renseigné avec le numéro suivant en fonction du nombre d'observations que vous et votre équipe avez créées dans Procore. Vous pouvez le modifier si nécessaire.
    • Priorité : sélectionnez la priorité de cet élément. Cela ne changera pas la manière ni l'endroit où l'observation s'affichera. Cela indiquera cependant à la partie responsable le degré d'urgence de l'item.
    • Lieu : sélectionnez le lieu où l'observation se trouve. Celui-ci sera automatiquement renseigné avec le lieu de l'inspection. Comment ajouter un lieu à plusieurs niveaux à un item?
    • Métier : sélectionnez le métier pertinent pour cette observation. Il s'agit du métier impliqué dans la résolution de l'observation. Les métiers sont définis dans l'onglet Admin au niveau de la compagnie sous la configuration des métiers. Voir Ajouter ou supprimer des métiers .
    • Personne assignée : sélectionnez l'utilisateur qui effectuera le travail requis à partir de l'observation. Ce champ sera automatiquement renseigné avec le « point de contact » de l'inspection.
      Remarque : si la personne désignée comme point de contact lors de l'inspection dispose d'une permission de niveau « Standard » ou supérieure, le nom de cette personne sera prérempli en tant que champ Personne assignée dans la nouvelle observation. Si la personne désignée comme point de contact lors de l'inspection dispose de permissions « Lecture seule » ou inférieure, le champ Personne assignée sera vide sur la nouvelle observation.
    • Distribution : ajoutez à la liste de distribution les personnes qui doivent recevoir des courriels de mise à jour lorsque le statut de l'observation change ou lorsque quelqu'un laisse un commentaire.
      Remarque : si vous souhaitez que certaines personnes figurent toujours sur la liste de distribution pour les observations, vous pouvez les ajouter à la liste de distribution par défaut dans les paramètres de configuration.
    • Date d'échéance : sélectionnez une date d'échéance dans le calendrier.
      Remarque : le champ « Date d'échéance » est automatiquement renseigné en fonction du nombre de jours par défaut spécifié dans la page Configurer les paramètres de l'outil Observation. Voir Configurer les paramètres avancé : observations. La date d'échéance respecte également les jours qui sont définis comme « jours ouvrables » pour le projet. Voir Définir les jours ouvrables du projet.
    • Privé : cochez cette case si vous souhaitez que cette observation soit visible par les utilisateurs d'administration d'Observation, le destinataire et les personnes figurant dans la liste de distribution.
    • Section du devis : sélectionnez la section Devis associée à cette observation. Si l'inspection est associée à une section de devis, celle-ci sera automatiquement renseignée dans l'observation.
    • Condition contributive : Sélectionnez une condition contributive associée à l'observation. 
    • Comportement contributif : Sélectionnez un comportement contributif associé à l'observation.
    • Danger : Sélectionnez un danger associé à l'observation.
    • Description : ajoutez une description de l'observation détaillant les informations pertinentes nécessaires pour rendre compte ou terminer le travail.
    • Description : ajoutez une description de l'observation détaillant les informations pertinentes nécessaires pour rendre compte ou terminer le travail.
    • Pièces jointes : joignez des informations pertinentes comme une photo ou un document de garantie en cliquant sur Joindre les fichiers pour sélectionner un fichier à partir de Procore ou de votre ordinateur local, ou en faisant un glisser-déposer dans la zone grise.
  6. Cliquez sur Créer.
  7. L'observation apparaîtra désormais dans le fil d'activité de la tâche d'inspection et dans le journal d'observation de l'outil Observations.
    Remarque : un lien vers l'inspection à partir de laquelle l'observation a été créée apparaîtra dans le champ Origine de l'observation.
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