Quelle est la différence entre l'ancienne et la nouvelle expérience de gestion des soumissions dans l'outil Appel d'offres?
Contexte
Procore présente l'expérience améliorée de la gestion des soumissions, une expérience simplifiée pour la gestion des soumissions dans l'outil Appel d'offres. Voir À propos de l'expérience améliorée de la gestion des soumissions. Cet article détaille les différences entre la nouvelle expérience et l'ancienne expérience.
Réponse
Alors que de nombreuses fonctionnalités de l'outil Appel d'offres restent inchangées, la nouvelle expérience d'appel d'offres propose des formulaires de soumission, un nivellement des soumissions et une intégration avec le réseau de construction Procore .
Voir les informations ci-dessous pour plus de détails :
Changements de processus
Le tableau ci-dessous décrit les processus qui ont été modifiés ou qui sont terminés dans d'autres zones de l'outil. Tous les autres processus restent les mêmes.
| Mesure | Expérience héritée | Expérience améliorée |
|---|---|---|
| Ajouter et inviter des soumissionnaires |
Vous pouvez ajouter et inviter des soumissionnaires après avoir créé un dossier d'appel d'offres. Un bouton « Ajouter des soumissionnaires » est disponible en haut de la page. |
Après avoir créé un dossier d'appel d'offres, vous devez créer un formulaire d'appel d'offres avant de pouvoir ajouter des soumissionnaires. Un bouton « Ajouter des soumissionnaires » est disponible après la création du formulaire de soumission. Vous pouvez également ajouter des soumissionnaires à partir de l' tab « Soumissionnaires » du formulaire de soumission et de l' tab « Soumissionner » du dossier d'appel d'offres. |
| Ouvrir le répertoire de la compagnie pour accéder aux informations du soumissionnaire | Cliquez sur le nom de la compagnie dans le tableau « Soumissionnaires » | Dans le tableau de l' tab« Appel d'offres » ou « Soumissionnaires », cliquez sur les points de suspension verticaux sur une ligne de soumissionnaire et sélectionnez Répertoire de la compagnie. |
| Gérer les destinataires de l'appel d'offres |
Lorsque vous invitez des soumissionnaires, vous pouvez mettre à jour les destinataires, mais pas ajouter de nouveaux contacts. Lors de l'ajout de soumissionnaires, vous pouvez ajouter un nouveau contact pour les compagnies qui n'ont pas de contacts d'appel d'offres par défaut, mais vous ne pouvez pas gérer les contacts existants. Les destinataires de l'appel d'offres ne peuvent pas être modifiés dans les tableaux des soumissionnaires. |
Vous pouvez gérer les destinataires des soumissions et ajouter de nouveaux contacts lors de l'invitation, de l'ajout de soumissionnaires ou à partir des tableaux « Soumissionnaires ». |
| Filtrer et regrouper les soumissionnaires | Vous pouvez filtrer et regrouper les soumissionnaires par code de coût et métier. | Vous pouvez filtrer et trier les soumissionnaires par options telles que le statut de l'appel d'offres, le lieu et les certifications commerciales. |
| Envoyer une correspondance | Vous pouvez envoyer une correspondance à partir de l' tab Correspondance ou du menu Actions en bloc. | Vous pouvez envoyer une correspondance à partir de l' tab Correspondance. Vous pouvez sélectionner les destinataires par formulaire d'appel d'offres. |
| Soumettre une soumission au nom d'un sous-traitant | Cliquez sur le bouton « Afficher » dans le tableau « Soumissionnaires » pour ouvrir l' tab Feuille de soumission . | Cliquez sur le nom des soumissionnaires dans le tableau de l' tab « Soumissionner » ou « Soumissionnaires » pour ouvrir le modal Soumissionnaire. |
| Renvoyer une invitation à soumissionner à un individu | Vous ne pouvez pas renvoyer une invitation à soumissionner à un destinataire individuel à moins que vous ne supprimiez tous les autres destinataires de la soumission de la compagnie sur la page « Réinviter les soumissionnaires ». Remarque : Ceci n'est pas recommandé car cela supprime les destinataires que vous avez précédemment invités du tableau des soumissionnaires, ainsi que leurs informations de contact. |
Dans le tableau de l' tab« Soumissionner » ou « Soumissionnaires », vous pouvez cliquer sur une icône de courriel pour un destinataire individuel et lui renvoyer l'invitation. |
Comparaison des fonctionnalités
Remarque : Des fonctionnalités supplémentaires sont prévues et en cours de développement pour l'expérience améliorée de la gestion des soumissions.
Consultez le tableau ci-dessous pour connaître les fonctionnalités disponibles dans les expériences de gestion des enchères héritées et améliorées dans l'outil d'appel d'offres :
| Mesure | Expérience héritée | Expérience améliorée |
|---|---|---|
| Créer et gérer un dossier de soumission |  |
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| Créer et gérer des formulaires de soumission | |
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| Rechercher, ajouter et inviter des soumissionnaires à partir du répertoire de la compagnie | |
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| Rechercher, ajouter et inviter des soumissionnaires du réseau de construction Procore | |
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| Ajouter de nouvelles compagnies et de nouveaux contacts au répertoire à partir de l'outil d'appel d'offres | |
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| Comparer les soumissions (nivellement des soumissions) | |
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| Renvoyer une invitation à soumissionner à un destinataire individuel | |
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| Télécharger les pièces jointes de la soumission à partir du tableau « Soumissionnaires » | |
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| Modifier en ligne les destinataires de l'appel d'offres à partir du tableau des « soumissionnaires » | |
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| Envoyer une correspondance | |
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| Attribuer une soumission | |
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| Attribuer une soumission | |
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| Convertir une soumission attribuée en contrat de sous-traitance ou en bon de commande | |
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| Modèles de formulaire de soumission | prévu pour le développement |
FAQ
Pourquoi utiliser les formulaires de soumission?
Les formulaires de soumission facilitent la ventilation des informations sur la portée et les coûts et aident à normaliser les réponses reçues des soumissionnaires. De plus, l'utilisation de formulaires de soumission permet un nivellement des soumissions sur les soumissions soumises. Voir Soumissions nivelées pour un formulaire de soumission.
Que faire si je ne prévois pas de définir la portée?
Les formulaires de soumission ne concernent pas seulement la portée. Ils peuvent vous aider à mieux évaluer la couverture en vous permettant de personnaliser la façon dont vous organisez vos soumissionnaires. Si vous créez un formulaire d'appel d'offres par transaction et que vous avez des soumissionnaires qui enchérissent sur plusieurs formulaires d'appel d'offres, vous pouvez désormais suivre le statut de l'appel d'offres, les notes et l'activité séparément. Cela n'était pas possible dans l'ancienne expérience, car les soumissionnaires étaient suivis par la compagnie plutôt que par le métier.
Exemple
Un entrepreneur général invite Acme Construction à soumissionner sur deux formulaires de soumission : un pour l'électricité et un pour le CVC. Si l'entreprise choisit de soumissionner pour l'électricité, mais pas pour le CVC, les deux statuts seront toujours enregistrés. Les notes et l'activité sont également suivies par formulaire de soumission plutôt que par compagnie.Quelles permissions sont requises pour afficher un formulaire de soumission?
Les utilisateurs doivent disposer de permissions de niveau « Lecture seule » ou supérieures dans l'outil Appel d'offres du projet et être ajoutés au « Groupe CC d'appel d'offres ».
Où ajouter des soumissionnaires?
Dans la nouvelle expérience, vous pouvez ajouter des soumissionnaires après avoir créé un formulaire de soumission. Voir Ajouter des soumissionnaires à un formulaire de soumission.
Il existe trois (3) domaines différents où vous pouvez ajouter des soumissionnaires :
- Lors de la création ou de la modification d'un formulaire de soumission, cliquez sur Enregistrer et ajouter des soumissionnaires. Voir Créer un formulaire de soumission.
- Dans l' tab« Soumissionnaires », cliquez sur Ajouter des soumissionnaires.
- Dans l' tab « Appel d'offres » du dossier d'appel d'offres, cliquez sur l'icône plus + sur le côté droit.
Puis-je modifier les colonnes d'un formulaire de soumission?
Oui. Vous pouvez cliquer sur les points de suspension verticaux 
sur une colonne pour ajuster la taille des colonnes ou les épingler d'un certain côté.
Puis-je revenir à l'ancienne expérience d'appel d'offres?
Non. Une fois que vous avez mis à jour un projet vers la nouvelle expérience, il ne peut pas être rétabli.
D'autres fonctionnalités seront-elles ajoutées?
Oui. Des fonctionnalités supplémentaires, telles que des modèles, sont prévues pour le développement.