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Procore

Envoyer une facture aux comptes fournisseurs dans la Gestion financière du portefeuille

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Remarque
Ces informations sont destinées aux comptes de Gestion financière du portefeuille avec la fonction « Envoyer à Comptes fournisseurs » activée. Veuillez contacter votre point de contact Procore pour plus d'informations. 

Objectif

Envoyer un facture aux comptes fournisseurs (AP) à partir de l’espace des contrats dans Gestion financière du portefeuille.

Contexte

La fonction « Envoyer aux comptes fournisseurs » de la Gestion financière du portefeuille vous permet d’envoyer factures qui ont été soumises et approuvées dans Procore directement à votre adresse payable comptes. Les adresses comptes fournisseurs (AP) sont définies par bâtiment, ce qui signifie que toutes les factures soumises sur des projets dans un certain bâtiment seront envoyées à la même adresse AP. Si vous souhaitez configurer cette fonctionnalité sur votre compte gestion financière du portefeuille, veuillez contacter votre Point de contact Procore pour vous aider à commencer.

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
    • Accès « limité » au projet ou supérieur.
      Note: Les utilisateurs disposant de permissions « limitées » doivent avoir accès au contrat ou à l’accès à l’espace de facturation correspondant.
  • Informations complémentaires :
    • Si vous disposez de la fonction « Consolider l’approbation et envoyer vers AP » activée, vous pouvez approuver et envoyer votre facture en même temps. Voir Consolider l’approbation et envoyer à AP dans la section Étapes pour suivre les étapes pertinentes.

Conditions préalables

Étapes

  1. Accédez à l’espace des contrats pertinent en cliquant sur le nom de l’item de coût dans le suivi des coûts du projet.
    Note: Les items de coût avec une salle des contrats sont marqués d’une icône de rubanicon-ribbon-pfcp.png.
  2. Cliquez sur l’onglet Factures.
  3. Cliquez sur le facture que vous souhaitez envoyer.
  4. Sous « Envoyer aux comptes fournisseurs », cliquez sur Envoyer maintenant.

    send-to-ap.png
    Note: Si vous décidez que vous ne souhaitez pas envoyer de factures aux comptes fournisseurs à partir de ce point, cliquez sur Jamais.
     
  5. Examinez et ajoutez des documents au paquet qui seront envoyés à comptes payables. Une version PDF de l’facture sera automatiquement incluse dans le paquet ainsi que tous les documents joints à l’facture d’origine. Vous pouvez glisser et déposer tous les documents supplémentaires nécessaires dans ce modal.
  6. Une fois le facture envoyé, le statut est mis à jour sur « Envoyé aux comptes fournisseurs ».
Pour consolider l’approbation et l’envoyer à AP :

Si votre organisation dispose de la fonction « Consolider l’approbation et l’envoyer vers AP » activée, vous pouvez approuver le facture et l’envoyer en même temps à AP. Suivez les étapes ci-dessous :

  1. Accédez à l’espace des contrats pertinent en cliquant sur le nom de l’item de coût dans la section Suivi des coûts de la page Projet.
    Note: Les items de coût qui ont actuellement une salle de contrat associée sont marqués d’une icône de ruban icon-ribbon-pfcp.png.
  2. Cliquez sur l’onglet Factures.
  3. Cliquez sur le facture que vous souhaitez envoyer.
  4. Cliquez sur Approuver.
  5. Examinez et ajoutez des documents au paquet qui seront envoyés à comptes payables. Une version PDF de l’facture sera automatiquement incluse dans le paquet ainsi que tous les documents joints à l’facture d’origine. Vous pouvez glisser et déposer tous les documents supplémentaires nécessaires dans ce modal.
  6. Cliquez sur Approuver.

    approve-and-send-to-ap.png

Note: Veuillez contacter votre Point de contact Procore si vous souhaitez que cette fonctionnalité soit activée.