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Modifier les détails de la configuration des métiers pour une salle d’appel d’offres dans Gestion financière du portefeuille

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Remarque
Ces informations sont destinées aux comptes avec le produit Gestion financière du portefeuille dans Procore. Veuillez contacter votre point de contact Procore pour plus d'informations. 

Objectif

Modifier les détails de la page Configuration des métiers de l’espace d’appels d’offres dans Gestion financière du portefeuille.

Contexte

L'espace d'appels d'offres dans Gestion financière du portefeuille est un portail partagé entre le propriétaire et les soumissionnaires. Avant de pouvoir envoyer et gérer des appels d'offres, vous devez configurer l'espace d'appels d'offres. La page de configuration de la transaction est l'endroit où vous saisirez des informations et téléverserez de la documentation afin que vos soumissionnaires puissent soumettre leurs soumissions avec précision. 

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
    • Accès « limité » au projet ou supérieur.
      Note: Les utilisateurs disposant d’un accès « limité » doivent être dans l’équipe de l’espace d’appels d’offres du projet.
  • Informations complémentaires :
    • Important! Toutes les informations saisies sur la page Configuration des métiers, y compris les fichiers téléversés dans la section Documents, seront visibles par les soumissionnaires.

Étapes

  1. Accédez à l’espace d’appels d’offres pertinent.
  2. Cliquez sur l’onglet Configuration des métiers.
  3. Mettez à jour les informations des sections suivantes si nécessaire.
    • Pieds carrés : Ce champ est facultatif, car tous les projets n’ont pas de pieds carrés. Ce nombre peut être copié à partir de la superficie totale de pieds carrés du projet ou saisie manuellement.
      Note: Si une valeur est entrée, ce sera la quantité de pieds carrés sur laquelle vos soumissionnaires soumetteront des prix.
    • Description : Le champ de description est la description de cet appel d’offres particulier.Une lettre ou une description de la portée du projet peut être écrite ici pour les soumissionnaires.
      Note: Ce champ peut être copié à partir de la description globale du projet.
    • Échéancier : Sélectionnez la date et l’heure auxquelles l’appel d’offres sera dû.
      Note: Les soumissionnaires recevront un courriel notifications trois jours et un jour avant la date d’échéance pour les rappeler de soumettre leurs soumissions.
      Important!S’il s’agit d’une soumission scellée, la date d’échéance de l’appel d’offres est également la date et l’heure après lesquelles le gestionnaire de salle des soumissions peut déverrouiller les appels d’offres. Voir Comment exécuter un processus d’appel d’offres scellé dans Gestion financière du portefeuille?
      • Optionnel: Vous pouvez ajouter des items supplémentaires sur l’échéancier de vos soumissionnaires pour les conserver dans la boucle sur la chronologie de votre projet. Par exemple, vous voudrez peut-être inclure une date de déplacement des locataires pour informer vos soumissionnaires de l’achèvement de la construction.
  4. Pour mettre à jour les sections Documents d’appel d’offres et Équipe de l’espace d’appels d’offres, consultez les étapes ci-dessous :

Documents d'appel d'offres

La section documents de la soumission est l’endroit où vous pouvez téléverser tous les documents (tels que les plans, les plans, les devis, les devis et les règlements) que vos soumissionnaires auront besoin pour terminer leurs soumissions. Vous pouvez téléverser de nouveaux fichiers pour vos soumissionnaires ou copier à partir de ceux qui ont déjà été téléversés dans les documents du projet.

Pour téléverser de nouveaux fichiers dans l’espace d’appels d’offres :

  1. Cliquez sur Ajouter de nouveaux fichiers.
  2. Localisez et sélectionnez les fichiers que vous souhaitez téléverser.

Pour importer des dossiers et des documents de projet dans l’espace d’appels d’offres :

  1. Cliquez sur Ajouter de nouveaux fichiers.
  2. Sélectionnez les fichiers que vous souhaitez importer dans la salle des soumissions.Une coche verte apparaîtra à côté des items sélectionnés.
  3. Cliquez sur Ajouter.
    Remarque : Si vous téléversez de nouveaux documents pendant le processus d’appel d’offres une fois que les soumissionnaires ont été invités, vos soumissionnaires seront informés de vos changements par courriel.

Équipe de salle d'appel d'offres

L’équipe de l’espace d’appels d’offres comprend le groupe de personnes de votre équipe qui vous associent à cette soumission. Les membres de l’équipe de l’espace d’appels d’offres sont automatiquement ajoutés à l’équipe de projet. L’équipe de l’espace d’appels d’offres pourra afficher et comparer les soumissions, publier et répondre aux QRT, apporter des modifications au formulaire d’appel d’offres et attribuer au soumissionnaire gagnant. Tous les membres de l’équipe recevront également des courriels notifications autour de toutes les activités de l’salle des soumissions telles que lorsque les soumissionnaires publient des QRT ou soumettent des soumissions.
Remarque : L’utilisateur qui configure la salle d’appel d’offres est automatiquement désigné comme gestionnaire de la salle d’appel d’offres. La seule différence entre ce rôle et ceux avec « Accès complet » est que le gestionnaire peut déverrouiller les appels d’offres dans un processus d’appel d’offres scellé. Voir Comment exécuter un processus d’appel d’offres scellé dans Gestion financière du portefeuille?

Important!L’équipe de l’espace d’appels d’offres n’est PAS l’endroit où vous invitez des soumissionnaires. C’est plutôt là où vous pouvez ajouter des collègues qui géreront et apporteront des changements au processus d’appel d’offres.

Pour ajouter des membres existants à l’équipe de l’espace d’appels d’offres :

  1. Cliquez sur le plus.
    plus-button-invite.png
    Note: Une liste de collègues avec gestion financière du portefeuille comptes sont disponibles pour sélectionner.Si vous avez déjà eu un consultant externe à collaborer avec vous sur le processus d’appel d’offres dans gestion financière du portefeuille, ils seront également disponibles pour sélectionner.
  2. Cochez le case à cocher à côté des noms des membres de l’équipe que vous souhaitez ajouter.
    Pointe! Cochez la case à cocher à côté de Notifier par courriel pour envoyer une notification par courriel aux personnes que vous invitez.
  3. Cliquez sur le menu déroulant Permissions de la salle d’appel d’offres pour sélectionner les permissions pour chaque membre :
    • Sélectionnez les permissions « Masquer les informations sur les soumissions » si vous ne souhaitez pas partager les informations financières de l’appel d’offres avec eux. Cela leur permettra de toujours recevoir des courriels et de répondre aux QRT.
      OU
    • Sélectionnez « Accès complet » si vous souhaitez qu’ils puissent collaborer entièrement à cette soumission.
  4. Cliquez sur Ajouter.

Pour ajouter un nouveau membre à l’équipe de l’espace d’appels d’offres :

  1. Après avoir cliqué sur le plus pour ajouter un nouveau membre de l’équipe, cliquez sur + Inviter un nouveau membre de l’équipe.
  2. Saisissez le prénom, le nom et l’adresse courriel de la personne.
  3. Cliquez sur le menu déroulant Permissions de la salle d’appel d’offres pour sélectionner les permissions pour le nouveau membre :
    • Sélectionnez les permissions « Masquer les informations sur les soumissions » si vous ne souhaitez pas partager les informations financières de l’appel d’offres avec eux. Cela leur permettra de toujours recevoir des courriels et de répondre aux QRT.
      OU
    • Sélectionnez « Accès complet » si vous souhaitez qu’ils puissent collaborer entièrement à cette soumission.
  4. Cliquez sur Envoyer l’invitation.