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Procore

Comment exécuter un processus d'appel d'offre scellé dans Gestion financière du portefeuille?

 Remarque
The information in this tutorial applies to accounts with the Portfolio Financials product in Procore with the 'Sealed Bidding' feature enabled. If your organization does not have sealed bidding available, see Set Up a Bid Room

Background

If your organization has the Sealed Bidding feature enabled by Procore for Portfolio Financials, you can choose to have a sealed bid room for any of your bids. Follow the steps below, or see Set Up a Bid Room for setting up a Bid Room without sealed bidding. 

Answer

Follow the steps below:

  1. Faites défiler jusqu'à la section Suivi des coûts de la page Projet. 
  2. Cliquez sur l'icône de la flèche à côté d'un élément de coût.
  3. Cliquez sur Enchérir.
  4. Cochez la case à côté de « Ceci est une salle d'appel d'offres scellée » pour lancer un processus de soumission scellé.
  5. Cliquez sur Ajouter une salle d'appel d'offres.
  6. Entrez toutes les informations nécessaires pour l'appel d'offres.
  7. Dans la section Échéancier, sélectionnez la date d'échéance de l'appel d'offres :
    1. Saisissez la date et l'heure de l'appel d'offres.
    2. Cliquez sur Enregistrer.

      bid-due-date.png
  8. Dans la section Équipe de l'espace D'appels d'offres, choisissez la personne qui débloquera officiellement les soumissions une fois la date d'échéance de l'appel d'offres passée :
    1. Cliquez sur l'icône points de suspension verticaux.
    2. Cliquez sur Changer pour gestionnaire de salle d'appel d'offres.

      bid-room-manager.png
    3. Cliquez sur Confirmer.
  9. Cliquez sur Suivant.
  10. Terminez le processus d'appel d'offres en publiant le formulaire d'appel d'offres et en invitant les soumissionnaires. Voir Inviter des soumissionnaires dans un espace d'appels d'offres.
    Remarques :
    • Vous serez averti lorsque chaque soumissionnaire enverra une soumission, mais vous ne pourrez pas afficher les informations de prix.
      submitted-bids-sealed.png
    • Les appels d'offres sont verrouillés jusqu'à ce que la date et l'heure d'échéance des appels d'offres soient écoulées, comme indiqué par le bouton « Déverrouiller les appels d'offres » affiché comme inactif.

      locked-bids.png
       
  11. Lorsque la date d'échéance de l'appel d'offre est passée, le gestionnaire de la salle d'appel d'offres recevra un courriel lui indiquant qu'il peut déverrouiller les appels d'offres, et le bouton « Déverrouiller les appels d'ofrres » deviendra actif. Voir Débloquer des appels d'offres dans une salle d'appel d'offres scellée.
    Remarques : 
    • Une fois les soumissions débloquées, tout soumissionnaire qui n'a pas encore envoyé de soumission sera empêché de le faire. Si vous souhaitez accorder aux soumissionnaires plus de temps pour envoyer leurs soumissions, vous pouvez soit prolonger formellement la date d'échéance de l'appel d'offres à partir de la page de configuration de la transaction, soit laisser la salle d'appel d'offres dans son état « verrouillé ».
    • Dans le cas de clarifications ou de séries supplémentaires de soumissions, les soumissionnaires peuvent continuer à soumettre des révisions du moment qu'ils ont envoyé leur soumission initiale avant que les soumissions ne soient débloquées.