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Procore

Créer un formulaire de soumission dans Gestion financière du portefeuille

Remarque
Ces informations sont pertinentes pour comptes avec le produit Gestion financière du portefeuille dans Procore. Veuillez contacter votre point de contact Procore pour plus d’informations.

Objectif

Créer un formulaire d’appel d’offres pour un espace d’appels d’offres dans Gestion financière du portefeuille.

Contexte

La salle d’appel d’offres dans Gestion financière du portefeuille est un portail partagé entre le propriétaire et les soumissionnaires. Avant de pouvoir envoyer et gérer les appels d’offres, vous devez configurer l’espace d’appels d’offres et ses composants.Le formulaire d’appel d’offres est une collection de champs fournis à vos soumissionnaires pour qu’ils fournissent des prix et d’autres informations dans le cadre de leurs soumissions.

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
    • Accès « limité » au projet ou supérieur.
      Note: Les utilisateurs disposant d’un accès « limité » doivent être dans l’équipe de l’espace d’appels d’offres du projet.

Conditions préalables

Vidéo

 
 

Étapes

La création d’un formulaire d’appel d’offres est un processus à plusieurs étapes comme indiqué ci-dessous. Cliquez sur un lien pour accéder à une autre section de ce tutoriel :

  1. Sélectionner un modèle de formulaire de soumission
  2. Saisir les informations du formulaire de soumission
  3. Remplir des champs facultatifs dans la section Ajustements
  4. Enregistrer ou publier le formulaire de soumission
     

Étape 1 : Sélectionnez un modèle de formulaire d’appel d’offres

Une fois la page de configuration des métiers terminée, vous serez invité à sélectionner un modèle pour votre formulaire d’appel d’offres. Tous les formulaires d’appel d’offres que vous avez déjà utilisés sont affichés ici.

  1. Dans l’onglet Formulaire d’appel d’offres de l’espace d’appels d’offres pertinent, sélectionnez un modèle parmi les options suivantes :
    Remarque : Vous pouvez apporter des modifications au modèle quel que soit l’un que vous choisissez.Ces changements ne modifient pas eux-mêmes les modèles.
    • Choisissez parmi les précédents : Configurez un formulaire d’appel d’offres à partir du formulaire d’appel d’offres d’un autre projet.
      Pointe! Utilisez la barre de recherche pour rechercher des modèles précédents.
    • Choisissez parmi le modèle :
      • Créer nouveau : Un tout nouveau formulaire d’appel d’offres.
      • Soumission simple : Un modèle pour les appels d’offres à l’aide d’un prix forfaitaire.
      • Fitout des locataires : Un modèle pour les ajustements des locataires, généralement utilisé pour embaucher un contracteur général.
      • Modèle prédéfini : Utilisez un modèle Procore par défaut ou un modèle spécifique à votre organisation.
         

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Étape 2 : Entrez les informations du formulaire de soumission

  1. Remplissez les composants suivants du formulaire d’appel d’offres :
    bid-form-sections-and-line-items.png

    number1.png Sections : Une section de votre formulaire d’appel d’offres qui comprend des postes. Utilisé pour diviser ou clarifier des groupes de postes budgétaires. Voir Ajouter et modifier des sections ci-dessous.

    number2.png Postes : Chaque zone blanche représente un seul poste sur votre formulaire d’appel d’offres pour que vos soumissionnaires soumettent des prix. Ces éléments peuvent être ventilés davantage en sous-postes. Voir Modifier les postes et les sous-postes ci-dessous .

    number3.png Sous-postes : Les postes budgétaires d’un poste qui décomposent davantage son prix.Voir Modifier les postes et les sous-postes ci-dessous.
     

Ajouter et modifier des sections

Pour ajouter, cloner ou supprimer des sections :
  1. Cliquez sur l’icône points de suspension verticaux à côté d’un titre de section.

    vertical-ellipsis-section.png
     
  2. Cliquez sur le action que vous souhaitez effectuer :
    • Ajouter une nouvelle section.
    • Cloner la section.
    • Supprimer la section.
Pour renommer une section :
  1. Cliquez sur le nom de la section.
  2. Entrez un nouveau nom pour la section.
  3. Appuyez sur ENTRÉE ou RETOUR sur votre clavier.

    rename-a-section.gif
     

Modifier les postes budgétaires et les sous-postes

Pour ajouter un poste à une section :
  1. Faites défiler vers le bas de la section à laquelle vous souhaitez ajouter un poste.
  2. Cliquez sur Ajouter un poste.
  3. Entrez un nom pour le poste.
  4. Cliquez sur Ajouter.
Pour ajouter un sous-poste à un poste :
  1. Recherchez le poste auquel vous souhaitez ajouter un sous-poste.
  2. Cliquez sur Ajouter un poste.
  3. Entrez un nom pour le sous-poste.
  4. Cliquez sur Ajouter.
Pour renommer des items :
  1. Cliquez sur le nom du poste ou du sous-poste.
  2. Saisissez un nouveau nom.
  3. Appuyez sur ENTRÉE ou RETOUR sur votre clavier.
Pour réorganiser les items :
  1. Passez votre souris sur le côté gauche du poste ou du sous-poste.
  2. Cliquez et faites glisser le poste vers son nouveau lieu.
Pour supprimer des items :
  1. Cliquez sur l’icône de la corbeille icon-delete-trash4.png à côté du poste que vous souhaitez supprimer.
  2. Cliquez sur Oui pour confirmer la suppression.

Ajouter ou gérer des commentaires

Remarque : Les commentaires peuvent être utilisés pour fournir un contenu ou des informations supplémentaires autour d’un poste spécifique à vos soumissionnaires.

Pour ajouter un commentaire à un poste :
  1. Cliquez sur Ajouter un commentaire sur l’item.
  2. Entrez votre commentaire dans la case.
  3. Cliquez sur Ajouter.
Pour modifier ou supprimer un commentaire sur un poste :
  1. Cliquez sur Modifier le commentaire sur l’item.
  2. Modifiez ou supprimez votre commentaire dans la case.
  3. Cliquez sur Enregistrer.
     

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Étape 3 : Remplissez les champs facultatifs dans la section Ajustements

Procore comprend des champs préréglages supplémentaires sur chaque formulaire d’appel d’offres qui peut être activé ou désactivé. La section Ajustements fournit les options supplémentaires suivantes pour une soumission :

  • Ajouts : Cela permet aux soumissionnaires d’ajouter des coûts qui n’ont pas été couverts par les postes du formulaire d’appel d’offres.
    Remarque : Les ajouts sont inclus dans le montant total de la soumission.
  • Substitutions : S’il y a des substitutions spécifiées pour le projet, vous pouvez les inclure ici afin que les prix soient alignés à tous les niveaux lorsque les soumissions sont soumises. Les soumissionnaires peuvent également proposer leurs propres substitutions.
    Remarque : Les substitutions ne sont pas incluses dans le montant total de la soumission par défaut, mais vous aurez la possibilité de les inclure à des fins d’analyse.
  • Taux horaires : Énumérez tous les taux horaires que vous souhaitez que tous les soumissionnaires fournissent. Cette section est la plus souvent utilisée lors de la soumission de contrats de service.
    Remarque : Les taux horaires ne sont PAS inclus dans le montant total de la soumission.
  • Prix unitaires : Énumérez tous les prix unitaires que vous souhaitez que tous les soumissionnaires fournissent.
    Remarque : Les prix unitaires ne sont pas inclus dans le montant total de la soumission.
  • Exclusions : Cela permet aux soumissionnaires d’un secteur de répertorier exclusions. Ils peuvent ajouter autant qu’ils en ont besoin, mais chaque exclusion est limité à 140 caractères.

Activer ou désactiver une section

  • Pour désactiver une section, cliquez sur l’icône X de cette section.
    Remarque : Le champ apparaîtra immédiatement comme indisponible et le X sera remplacé par une coche.
  • Pour activer une section précédemment désactivée, cliquez sur l’icône de coche de cette section.
    Remarque : La section ne s’affichera plus comme indisponible et la coche sera remplacée par un X.

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Étape 4 : Enregistrez ou publiez le formulaire de soumission

Lorsque vous avez terminé de configurer votre formulaire d’appel d’offres, choisissez si vous enregistrez et quittez ou publiez le formulaire maintenant :

  • Pour enregistrer le formulaire d’appel d’offres en tant qu’ébauche que vous pouvez revisiter plus tard, cliquez sur Enregistrer et quitter.
    Remarque : Lorsqu’un formulaire d’appel d’offres est enregistré en tant qu’ébauche, les soumissionnaires invités ne pourront PAS voir le formulaire.
    OU
  • Pour enregistrer le formulaire d’appel d’offres et le publier comme formulaire d’appel d’offres actuel :
    Remarque : Les soumissionnaires invités pourront voir le formulaire.Cependant, vous pouvez toujours apporter des modifications au formulaire de soumission une fois publié.
    1. Cliquez sur Publier le formulaire de soumission.
    2. Cliquez sur Publier le formulaire pour confirmer que vous souhaitez publier le formulaire de soumission.

Une fois le formulaire d’appel d’offres publié, les postes seront visibles par vos soumissionnaires en tant que champs auxquels ils peuvent entrer un prix (voir l’exemple ci-dessous) :

preview-as-bidder.png
 

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