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Comparer les soumissions dans Gestion financière du portefeuille

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Remarque
Ces informations sont destinées aux comptes avec le produit Gestion financière du portefeuille dans Procore. Veuillez contacter votre point de contact Procore pour plus d'informations. 

Objectif

Comparer les soumissions dans une salle d’appel d’offres dans Gestion financière du portefeuille.

Contexte

Avec la fonction de comparaison des appels d’offres dans Gestion financière du portefeuille, vous pouvez comparer les soumissions reçues côte à côte et évaluer leurs données pour prendre des décisions éclairées sur vos soumissions. Puisque toutes les soumissions soumises dans une salle d’appel d’offres auraient utilisé le même formulaire d’appel d’offres, les soumissions sont déjà de niveau sur la page.

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
    • Accès « limité » au projet ou supérieur.
      Note: Les utilisateurs disposant d’un accès « limité » doivent être dans l’équipe de l’espace d’appels d’offres du projet.
  • Informations complémentaires :

Vidéo

  

Étapes

  1. Accédez à l’espace d’appels d’offres dans lequel vous souhaitez comparer les soumissions.
  2. Cliquez sur Gérer les appels d’offres.
  3. Cliquez sur Comparer les soumissions.
    compare-bids.png

Cliquez sur un lien pour accéder à une section de cet article :

Aperçu de la page de comparaison des soumissions

bid-comparison-overview.png

Les options suivantes sont disponibles dans ce mode (reportez-vous à chaque numéro de l’image ci-dessus) :

number1.png   Valeur totale de la soumission.

number2.png   Pourcentage d’achèvement du formulaire de soumission.

number3.pngDate à laquelle la soumission a été reçue.

number4.pngRévisions de soumission (le cas échéant).

number5.pngNombre de champs du formulaire de soumission demandés remplis.

number6.pngPrix par superficie en pieds carrés (Prix/ft²) répartition d’un poste.

number7.png   Comparer les appels d’offres dans le menu déroulant pour sélectionner et afficher les appels d’offres visibles.

number8.png   Menu déroulant Outils pour sélectionner les outils de comparaison actuellement activés ou désactivés.

number9.png   Exporter le menu déroulant pour exporter l’affichage actuel.

Afficher les commentaires du soumissionnaire sur les postes budgétaires

Les soumissionnaires ont le capacité de laisser des commentaires sur des postes individuels dans leurs soumissions pour fournir des informations ou un contexte supplémentaires.
Remarque : S’il y a un commentaire sur un poste, il y aura une icône de bulle de discours sur une cellule.

comment.png

Pour afficher des commentaires sur un poste :

  • Cliquez sur l’icône de bulle de discours dans une cellule.

 

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Sélectionner les soumissions à comparer

Lorsque vous saisissez la page de comparaison des appels d’offres, toutes les soumissions les plus récentes soumises par vos fournisseurs apparaissent comme des colonnes par défaut. Vous pouvez afficher ou masquer ces colonnes si nécessaire dans le menu Comparer les appels d’offres. Cet outil peut également être utilisé pour rendre les versions précédemment soumises d’une soumission visible afin de pouvoir comparer l’appel d’offres le plus récent à ses itérations passées si nécessaire.

Remarque : Vous pouvez également afficher une soumission individuellement.

Pour afficher ou masquer les appels d’offres sous forme de colonnes :

  1. Cliquez sur le menu déroulant Comparer les appels d’offres.
    compare-bids-dropdown.png
  2. Choisissez les soumissions que vous souhaitez comparer :
    • Cochez les cases à côté des appels d’offres que vous souhaitez afficher sous forme de colonnes.
    • Décochez les cases des appels d’offres que vous ne souhaitez pas afficher en tant que colonnes.
      selections.png
      Remarque : S’il y a des révisions d’appel d’offres, une icône en forme de flèche vers le bas s’affiche à droite d’une soumission (illustrée ci-dessus). Cliquez sur la flèche vers le bas pour développer les révisions et cochez les cases à côté d’eux si vous souhaitez les afficher en tant que colonnes.
  3. Cliquez sur Terminé.
     

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Sélectionner les outils de comparaison

Le menu déroulant Outils contient un certain nombre d’outils pour vous aider à évaluer vos appels d’offres.

Activer ou désactiver un outil

  1. Cliquez sur le menu déroulant Outils.
    tools-menu.png
  2. Marquez le case à cocher à côté d’un outil pour l’activer pour votre comparaison.
    OU
    Effacez le case à cocher à côté d’un outil pour le désactiver.

Consultez les sections ci-dessous pour plus de détails sur les outils de comparaison d’appels d’offres suivants et actions :

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Ajustements

L’outil Ajustements est activé par défaut et vous permet de manipuler manuellement la valeur des cellules de vos appels d’offres. Par exemple, cette fonction peut être utile si vous souhaitez évaluer à quoi ressemble un appel d’offres avec le prix d’un poste réduit.

Remarques :

  • Tous les ajustements que vous apportez modifieront la valeur totale de l’appel d’offres afin de pouvoir voir comment vos ajustements affectent l’ensemble de l’appel d’offres.
  • Émisant les données dans les cellules NE modifie PAS les soumissions réelles. De plus, le fournisseur n’est PAS informé que vous ajustez les valeurs.
compare-bids.gif  
Apporter des ajustements à une cellule

Pour ajuster la valeur d’une cellule :

  1. Assurez-vous que Ajustements est sélectionné dans le menu déroulant Outils.
  2. Cliquez dans une cellule.
  3. Saisissez une nouvelle valeur pour la cellule.
  4. Appuyez sur ENTRÉE ou RETOUR sur votre clavier.
    Remarque : La valeur d’origine de la cellule apparaît immédiatement à gauche de la valeur ajustée dans le texte gris. Les valeurs ajustées apparaissent en bleu.

    values.png

Pour supprimer un ajustement sur une cellule :

  1. Assurez-vous que l’outil Ajustements est activé.
  2. Cliquez dans une cellule.
  3. Supprimez le contenu de cette cellule.
  4. Appuyez sur ENTRÉE ou RETOUR sur votre clavier.
Ajouter et gérer des notes pour une cellule

Vous pouvez ajouter une note sur des cellules individuelles pour fournir des informations supplémentaires. Par exemple, vous souhaiterez peut-être ajouter un commentaire sur une cellule que vous avez ajustée afin que votre équipe sache pourquoi la valeur a été modifiée. Les notes sont visibles par tous les membres de l’équipe de l’espace d’appels d’offres et ne sont PAS visibles par les soumissionnaires.

Remarque : Une cellule avec une note sur elle est indiquée par un triangle blue-triangle.png dans le coin supérieur droit de la cellule, comme indiqué ci-dessous.

cell-with-note.png

Pour ajouter une note à une cellule :

  1. Passez votre souris sur la cellule à laquelle vous souhaitez ajouter une note.
  2. Cliquez sur l’icône plus triangle-plus.png dans le coin de la cellule.
  3. Entrez votre note dans la zone de texte.
  4. Cliquez en dehors de la zone de texte pour enregistrer la note.
     
    leave-note.gif  

     

Pour modifier une note sur une cellule :

  1. Survolez la cellule pour laquelle vous souhaitez modifier la note.
  2. Cliquez sur l’icône triangle blue-triangle.png dans le coin de la cellule.
  3. Modifiez la note dans la zone de texte.
  4. Cliquez en dehors de la zone de texte pour enregistrer votre note.

Pour supprimer une note d’une cellule :

  1. Survolez la cellule dont vous souhaitez supprimer une note.
  2. Cliquez sur l’icône triangle blue-triangle.png dans le coin de la cellule.
  3. Supprimez le contenu de la note dans la case qui s’affiche.
  4. Cliquez en dehors de cette case pour enregistrer vos modifications.
     

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Prix par pied carré (Prix/ft²)

Le prix par pied carré est activé par défaut. Chaque cellule aura son prix par pied carré ventilé par la valeur en pieds carrés qui a été entrée sur la page Configuration des métiers.

Pour modifier la valeur en pieds carrés pour une répartition :

  1. Assurez-vous que Prix/ft² est sélectionné dans le menu déroulant Outils.
  2. Cliquez sur Modifier à côté de Prix/ft².
  3. Saisissez une nouvelle valeur en pieds carrés.
  4. Cliquez sur Enregistrer.
     

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Afficher les déliers

Les hors-cours sont des cellules dont les valeurs varient considérablement (plus ou moins) d’un même item dans toutes les offres, ou varient considérablement d’autres valeurs dans la même soumission.

Remarque : Lorsque vous apportez des ajustements aux cellules, d’autres pointages peuvent apparaître ou disparaître pour refléter les ajustements que vous apportez. L’éventualité d’un délier peut être ajustée à partir du menu déroulant Outils , comme expliqué ci-dessous.

Remarque
Les cellules surlignées en JAUNE indiquent les pointages sortants.En outre, si vous augmentez l’éventualité d’un délier dans le menu Outils , la couleur des outliers existants transformera un ton plus profond de jaune.

Pour ajuster l’incertitude pour les déliers :

  1. Cliquez sur le menu déroulant Outils.
  2. Ajustez le curseur d’intérité obsolète.
     

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Fusionner ou annuler les substitutions

Par défaut, la tarification des substitutions ne prend PAS en compte la valeur totale de l’appel d’offres. Au lieu de cela, vous devez les permettre d’avoir leur prix pris en compte :

Pour inclure une substitution dans la valeur totale de l’appel d’offres :

  1. Faites défiler jusqu’à la section Substitutions.

    alternates.png
  2. Marquez le case à cocher à côté d’une autre pour l’ajouter à la valeur totale de l’appel d’offres.

Pour fusionner des substitutions en un poste :

  1. Assurez-vous d’activer les fusions dans le menu déroulant Outils .
  2. Faites défiler jusqu’à la section Substitutions.
  3. Cliquez sur le menu déroulant Outils et sélectionnez Fusionner des substitutions.
  4. Cochez les cases des substitutions que vous souhaitez fusionner.
  5. Cliquez sur Fusionner pour fusionner les substitutions.
  6. Cliquez sur Terminer pour finaliser la fusion.
    Remarque : Les substitutions fusionnées sont indiquées par une icône fusionmerge-icon.png .

Pour annuler les substitutions :

  1. Faites défiler jusqu’à la section Substitutions.
  2. Cliquez sur l’icône Fusionnermerge-icon.png .
  3. Cliquez sur Annuler le démerge.
     
    unmerge-alternates.gif  

     

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Budget (Comparer une soumission par rapport à un budget)

Si vous avez un budget pour chaque poste individuel de votre soumission, vous pouvez comparer vos soumissions à ces budgets individuels.
Remarque : Les valeurs budgétaires de cette page ne sont pas extraites de la page du projet et doivent être saisies manuellement.

Étape 1 : Activer la comparaison budgétaire :

  1. Cliquez sur le menu déroulant Outils .
  2. Cochez la case à cocher à côté de Budget.
  3. Cliquez sur Appliquer.
    Remarque : Une fois activé, vous pouvez saisir un montant du budget dans la colonne du budget qui apparaît.

Étape 2 : Entrez une valeur budgétaire dans la colonne Budget :

  1. Cliquez sur une cellule qui indique « Entrer le budget » dans la colonne.
  2. Entrez une valeur pour ce budget.
  3. Appuyez sur ENTRÉE ou RETOUR sur votre clavier. 

Facultatif : Modifiez ou supprimez une valeur budgétaire :

  • Pour modifier une valeur budgétaire :
    1. Cliquez sur une cellule dans la colonne budgétaire.
    2. Ajustez la valeur de la cellule.
    3. Appuyez sur ENTRÉE ou RETOUR sur votre clavier.
  • Pour supprimer une valeur budgétaire :
    1. Cliquez sur une cellule dans la colonne budgétaire.
    2. Supprimez le contenu de la cellule.
    3. Appuyez sur ENTRÉE ou RETOUR sur votre clavier.
       

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Moyenne de soumission

Vous pouvez générer une soumission moyenne pour afficher le coût moyen de chaque poste de chaque soumission.

Pour activer ou désactiver l’affichage Moyen des appels d’offres :

  1. Cliquez sur le menu déroulant Outils .
  2. Cochez le case à cocher à côté de Moyenne pour activer la colonne moyenne de l’appel d’offres.
    OU
    Décochez la case à cocher pour désactiver la colonne.
  3. Cliquez sur Appliquer.
     

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Soumission faible synthétique

Vous pouvez générer un faible appel d’offres synthétique pour afficher une soumission composée des valeurs les plus faibles de toutes les soumissions. Ceci est utilisé pour donner un sens de ce que le coût le plus bas possible pour l’appel d’offres pourrait être.

Pour activer ou désactiver l’affichage D’appel d’offres Synthétique Faible :

  1. Cliquez sur le menu déroulant Outils.
  2. Marquez le case à cocher à côté de Synthétique Bas pour activer la colonne d’appel d’offres faible synthétique.
    OU
    Décochez la case à cocher pour désactiver la colonne.
  3. Cliquez sur Appliquer.
     

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Exporter les données de soumission

Toutes les données de la page de comparaison des appels d’offres peuvent être exportées vers un fichier de XLS ou de PDF.

 Important
Lors de l’exportation, l’exportation capture l’affichage ACTUEL de la page de comparaison des appels d’offres. Tous les ajustements, notes, affichage, colonnes et fusions apparaîtront dans votre rapport exporté.

Pour exporter la comparaison actuelle des appels d’offres :

  1. Cliquez sur le menu déroulant Exporter.
  2. Cliquez sur XLS ou PDF.
    Remarque : Le fichier commencera automatiquement à se télécharger sur votre ordinateur.
     

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