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Ajouter ou gérer des documents pour une salle d’appel d’offres dans Gestion financière du portefeuille

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Remarque
Ces informations sont destinées aux comptes avec le produit Gestion financière du portefeuille dans Procore. Veuillez contacter votre point de contact Procore pour plus d'informations. 

Objectif

Ajouter ou gérer des fichiers dans la section Documents d’une salle d’appel d’offres dans Gestion financière du portefeuille.

Contexte

L'espace d'appels d'offres dans Gestion financière du portefeuille est un portail partagé entre le propriétaire et les soumissionnaires. Avant de pouvoir envoyer et gérer des appels d'offres, vous devez configurer l'espace d'appels d'offres. La page de configuration de la transaction est l'endroit où vous saisirez des informations et téléverserez de la documentation afin que vos soumissionnaires puissent soumettre leurs soumissions avec précision. 

Vous pouvez téléverser tous les documents (tels que les plans, les plans d’étage, les devis et les règles et réglementations) dont vos soumissionnaires auront besoin pour terminer leurs soumissions dans la section Documents. Vous pouvez téléverser de nouveaux fichiers pour vos soumissionnaires ou choisir parmi les fichiers existants qui ont déjà été téléversés dans les documents du projet.

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
    • Accès « limité » au projet ou supérieur.
      Note: Les utilisateurs disposant d’un accès « limité » doivent être dans l’équipe de l’espace d’appels d’offres du projet.
  • Informations complémentaires :
    • Important! Toutes les informations saisies sur la page Configuration des métiers, y compris les fichiers téléversés dans la section Documents, seront visibles par les soumissionnaires.

Étapes

  1. Accédez à l’espace d’appels d’offres pertinent.
  2. Cliquez sur l’onglet Configuration des métiers .
  3. Faites défiler jusqu’à Documents d’appel d’offres. 
  4. Ajoutez et gérez des fichiers et des dossiers si nécessaire. Consultez les étapes ci-dessous :

Ajouter et gérer des fichiers

Note: Si vous téléversez de nouveaux documents pendant le processus d’appel d’offres une fois que les soumissionnaires ont été invités, vos soumissionnaires seront informés de vos changements par courriel.

Pour téléverser de nouveaux fichiers dans l’espace d’appels d’offres :
  1. Choisissez si vous souhaitez téléverser des fichiers dans un dossier particulier.
    • Si vous ne souhaitez pas ajouter de fichiers à un dossier particulier :
      1. Cliquez sur Ajouter de nouveaux fichiers.
      2. Localisez et sélectionnez les fichiers que vous souhaitez téléverser.
    • Pour ajouter des fichiers dans un dossier :
      1. Cliquez sur le nom du dossier pour ouvrir le dossier.
        Note: Si vous souhaitez ajouter des fichiers à un nouveau dossier, voir Créer un nouveau dossier ci-dessous.
      2. Cliquez sur Ajouter de nouveaux fichiers à ce dossier.
      3. Localisez et sélectionnez les fichiers que vous souhaitez téléverser.
Pour importer des fichiers existants de votre projet dans l’espace d’appels d’offres :
  1. Cliquez sur Ajouter de nouveaux fichiers.
  2. Sélectionnez les fichiers que vous souhaitez importer.Une coche apparaîtra à côté des items sélectionnés.
  3. Cliquez sur Ajouter.
Pour modifier un nom de fichier :
  1. Cliquez sur l’icône points de suspension icon-ellipsis-vertical.png verticaux du fichier que vous souhaitez renommer.  
  2. Entrez le nom du fichier révisé.
  3. Cliquez sur Enregistrer.
Pour déplacer un fichier :
  1. Cliquez sur l’icône points de suspension icon-ellipsis-vertical.png verticaux pour le fichier que vous souhaitez déplacer. 
  2. Cliquez sur Déplacer vers...
  3. Cliquez sur le nom du dossier auquel vous souhaitez déplacer le fichier.
    Note: Si vous souhaitez replacer un fichier dans la section principale des fichiers, cliquez sur Documents d’appel d’offres comme sélection.
  4. Cliquez sur Enregistrer.
Pour supprimer un fichier :
  1. Cliquez sur l’icône points de suspension icon-ellipsis-vertical.png verticaux du fichier que vous souhaitez supprimer. 
  2. Cliquez sur Supprimer le document.
  3. Cliquez sur Supprimer pour confirmer.

 

Ajouter et gérer des dossiers

Pour créer un nouveau dossier :
  1. Cliquez sur l’icône d’ellipse icon-ellipsis-vertical.png verticale supérieure dans la section Documents.

    vertical-ellipsis-documents.png
  2. Cliquez sur Créer un nouveau dossier.
  3. Saisir un nom pour le dossier.
  4. Cliquez sur Enregistrer.
Pour modifier un nom de dossier :
  1. Cliquez sur l’icône points de suspension icon-ellipsis-vertical.png verticaux pour le dossier que vous souhaitez renommer. 
  2. Entrez le nom du dossier révisé.
  3. Cliquez sur Enregistrer.
Pour supprimer un dossier :
  1. Recherchez le dossier que vous souhaitez supprimer dans la zone Dossiers de la section Documents.
  2. Cliquez sur l'icône ellipse verticale icon-ellipsis-vertical.png.
  3. Cliquez sur Supprimer le dossier.
  4. Une fenêtre « Confirmer la suppression des dossiers » s’ouvre.

    confirm-folder-deletion.png
    • Si vous souhaitez enregistrer les fichiers actuellement dans le dossier, cliquez sur « Supprimer le dossier uniquement et tous les fichiers seront conservés ».
      Note: Tous les fichiers seront déplacés vers la section principale des fichiers une fois le dossier supprimé.
    • Si vous souhaitez que tous les fichiers du dossier soient définitivement supprimés, cliquez sur « Supprimer le dossier et tous ses fichiers contenus ».
  5. Cliquez sur Supprimer pour confirmer votre sélection.