Suivi des ressources et budget basé sur la quantité unitaire : Guide de configuration

Table des matières

Aperçu

Ce flux de travail de travail permet aux clients, sans Finances du Finances du projet Procore, de téléverser des heures de travail budgétisées et des quantités de production sans utiliser l'outil Budget.

Une fois que vos heures sont budgétisées et que les quantités de production sont établies, vos équipes de chantier peuvent utiliser les feuilles de temps pour enregistrer le temps par rapport à ces tâches budgétées et soumettre et ajouter des quantités pour les unités installées quotidiennement dans les feuilles de temps. 

Dans les rapports, votre budget importé peut être utilisé dans le rapport Budget de main-d'œuvre vs. actuel, où les utilisateurs peuvent comparer les heures de la carte de présence saisies dans Procore avec les heures de travail dans votre budget importé. La valeur principale de ce rapport est de voir le pourcentage d'heures utilisées pour chaque code de coût, et comprend des valeurs calculées comme les heures restantes et les heures de travail à ce jour.

Pour les quantités de production, votre budget importé peut être utilisé dans le rapport de production sur le terrain, où les utilisateurs peuvent comparer les quantités de production saisies dans l'outil Feuilles de temps avec les quantités de production dans votre budget importé. La valeur principale de ce rapport est de suivre les progrès des produits installés sur le site en voyant le pourcentage achevé pour chaque code de coût. Il comprend également des valeurs calculées telles que les quantités budgétées, réelles et restantes. Cela donne aux équipes un aperçu en temps réel du pourcentage de travail achevé pour les tâches sur le site.

 Remarque
Ces étapes s’adressent aux clients qui n’ont pas de Finances du projet. Si vous disposez des Finances du projet, voir Suivi des ressources et Finances du projet : Guide de configuration.

Autorisations

Configurer le SRT au niveau de la compagnie

Ajouter des segments personnalisés

  1. Accédez à l'outil Admin au niveau de la compagnie. 
  2. Sous « Paramètres de la compagnie », cliquez sur le lien Structure de répartition du travail.
  3. Dans le tableau « Segments », cliquez sur le bouton Ajouter un segment . 
    wbs-default-segment-click-add.png
  4. Dans la fenêtre « Nouveau segment », procédez comme suit :
    Remarque
    Un astérisque (*) dans la liste ci-dessous indique un champ obligatoire.
    wbs-new-segment.png
    • Nom du segment* . Saisissez un nom pour votre nouveau segment. Ceci est un champ obligatoire. Les noms de segment en double ne sont PAS autorisés. Un message « Le nom du segment est en cours d'utilisation » s'affiche pour vous avertir si vous essayez d'entrer un nom qui existe déjà.
       Conseil
      Vous ne savez pas quels segments personnalisés créer? Pour savoir comment d'autres clients de Procore utilisent la structure de répartition du travail, voir Quels segments personnalisés devrions-nous créer pour la structure de répartition du travail de notre compagnie?
    • Structure segmentée*. Sélectionnez une valeur dans la liste déroulante. Ceci est un champ obligatoire. Vos choix incluent :
  5. Dans la section Actions au niveau du projet, choisissez une (1) ou toutes ces options :
    Remarque
    Lorsque les paramètres « Actions au niveau du projet » sont activés, vos administrateurs de projet (utilisateurs avec des permissions de niveau « Admin » sur l'outil d'administration au niveau du projet) sont autorisés à effectuer des tâches spécifiques sur des segments et des items de segment au niveau du projet. Ces paramètres sont désactivés par défaut.
    • Ajouter/modifier/supprimer des items de segment au niveau du projet. Cochez cette case à cocher pour permettre aux administrateurs de projet d'ajouter, de modifier et de supprimer des items de segment inutilisés sur un projet. Ce paramètre est désactivé par défaut.
      Remarque

      Lorsque ce paramètre est activé, les administrateurs de projet peuvent effectuer ces tâches :

    • Supprimer les items de segment hérités de la compagnie. Cochez cette case à cocher pour permettre aux administrateurs de projet de supprimer les items de segment hérités au niveau du projet à partir de l'outil Admin au niveau de la compagnie. Ceci est utile pour les administrateurs de projet qui ne souhaitent pas que les nouveaux items de segment créés au niveau de la compagnie soient utilisés sur un projet. Voir Supprimer les items de segment inutilisés d'un projet.
  6. Cliquez sur Créer.
    Procore ajoute le nouveau segment au bas de la liste « Segments ».
  7. Répétez les étapes ci-dessus pour tous les nouveaux segments à ajouter.
 Conseils
  • Besoin de modifier les paramètres de votre nouveau segment? Le meilleur moment pour modifier un nouveau segment est avant de commencer à l'utiliser sur un projet. Une fois qu'un segment personnalisé est utilisé pour créer un code budgétaire de projet, vous pouvez le modifier à tout moment. Pour plus de détails, voir Modifier les paramètres de segment personnalisé.
  • Vous souhaitez supprimer un segment personnalisé ? Il est important de noter qu'un segment personnalisé ne peut pas être supprimé après avoir été ajouté à la structure du code budgétaire sur un (1) ou plusieurs projets dans le compte Procore de votre compagnie. Pour en savoir plus, consultez Supprimer des segments personnalisés. 
  • Vous souhaitez ajouter des items de segment? Si votre nouveau segment est créé, vous pouvez ajouter de nouveaux items maintenant. Pour obtenir des directives, voir Ajouter des items de segment personnalisés. 
  • Prêt à définir la structure de code budgétaire par défaut de votre compagnie? Vous pouvez organiser vos segments dans l'ordre de votre choix. Cet arrangement définit la structure du code budgétaire de votre compagnie. Pour obtenir des directives, voir Organiser les segments pour former la structure du code budgétaire de la compagnie.

Créez la WBS de votre projet

Objectif

Pour ajuster la structure de répartition du travail (WBS) de votre compagnie pour un projet Procore.

Contexte

Après avoir créé un nouveau projet dans le compte Procore de votre compagnie, vous pouvez utiliser les fonctionnalités SRT intégrées pour définir la structure des coûts pour les outils Finances du projet de Procore. Lors de la définition de la structure de coûts de SRT d'un projet, vous avez deux choix. Si vous ne savez pas quel choix faire, contactez l' administrateur Procore de votre compagnie pour obtenir des conseils :

  • Appliquer le WBS par défaut de votre compagnie
    Il s'agit du WBS défini par l'administrateur Procore de votre compagnie et vous pouvez l'utiliser exactement tel qu'il a été créé.
  • Copier le WBS d'un autre projet
    Il s'agit du WBS défini sur l'un de vos modèles de projet Procore existants. Gardez à l'esprit que vous pouvez créer un WBS unique pour chaque projet dans le compte de votre compagnie. Pour copier le WBS d'un autre projet source vers votre nouveau projet cible, vous devez d'abord enregistrer le projet source en tant que modèle de projet. Voir Configurer un modèle de projet .

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
    • Permissions de niveau « Admin » sur l'outil Admin au niveau du projet.
  • Information supplémentaire :
  • Limites :
    • For customers using the Company level ERP Integrations tool
      The default segments in WBS are compatible with Procore's ERP Integrations tool. However, some integrations do NOT yet support custom segments. To learn more, see Things to Know about your ERP Integration.
    • For customers who have independently developed or purchased a third-party solution to integrate with Procore
      To take advantage of the custom segment capabilities associated with WBS, any existing API integrations that you have independently developed or purchased to interact with Procore must be updated to support Procore's new WBS API.

Conditions préalables

 Conseil
Voulez-vous copier le WBS d'un projet existant vers votre nouveau projet ? Si tel est le cas, un utilisateur Procore qui possède les permissions utilisateur requises devra configurer le projet source en tant que modèle de projet. Un projet source est le projet qui contient le WBS que vous souhaitez copier dans votre nouveau. Pour obtenir des directives, voir Configurer un modèle de projet . Une fois cette étape terminée, vous pourrez sélectionner l'option « Copier le WBS à partir d'un autre projet » détaillée dans les étapes ci-dessous.

Étapes

  1. Accédez à l'outil Admin au niveau du projet.
  2. Sous « Paramètres du projet », cliquez sur le lien Structure de répartition du travail . 

    wbs-project-settings-create-project-wbs.png
     
  3. Passez en revue les informations sur la SRT, les codes budgétaires et les segments de code budgétaire dans la séquence de la boîte de dialogue. Cliquez sur Suivant.
  4. Dans la boîte de dialogue « Créer un projet SRT », choisissez l'une de ces options :
    • Appliquer le WBS par défaut de la compagnie
      Choisissez ce bouton d’option si vous souhaitez que le projet utilise la SRT par défaut de votre compagnie. L’administrateur Procore de votre compagnie est responsable de la création de cette structure. 

      wbs-apply-company-wbs-to-project.png
       
    • Copier la SRT d’un autre projet
      Choisissez ce bouton d’option si vous souhaitez utiliser la WBS d’un projet existant. Ensuite, commencez à saisir un nom de projet et lorsque la correspondance apparaît, choisissez-le dans la liste Sélectionner un projet . 

      wbs-copy-from-project-select-project.png
  5. Cliquez sur Créer.
 Tip
Did you know you can customize the budget code descriptions for your project? Customization is useful when your team wants to create two or more descriptions for a single budget code. Customization can also improve the readability of your codes on financial line items for your end users. To learn more, see Why and how do I create a custom budget code description for Procore's Project Financials tools?

Activer les codes de tâches

Affecter un type de coût par défaut

Ajouter des outils au projet

  1. Accédez à l'outil Admin du projet.
  2. Sous « Paramètres du projet », cliquez sur Paramètres de l’outil.
  3. Déplacez le bouton icon-toggle-on.png correspondant sur « Actif » pour ajouter les outils suivants à votre projet :
    • Rapport journalier avec le registre des cartes de présence (facultatif)
    • Feuilles de temps
  4. Cliquez sur Mettre à jour.

Considérations

Importez votre budget

 Conseil
Le rapport de production sur le chantier est automatiquement configuré lorsque vous importez un budget basé sur la quantité d’unités.

Préparer le fichier pour l’importation

  1. Accédez à l’outil Admin du projet.

  2. Sous « Paramètres du projet », cliquez sur Budget basé sur la quantité unitaire.

  3. Cliquez sur Importer.

  4. Cliquez sur Télécharger le modèle Excel pour télécharger le modèle de budget sur votre ordinateur.

  5.  

    Dans le fichier XLSX, entrez vos informations budget dans les onglets appropriés. Afficher/Masquer les champs

    • Onglet Postes du Budget

      • Code de coût. Le code de coût de l’item.

      • Type de coût. Le type de coût de l’item.

      • Descriptif. Description de l’item.

      • Quantité unitaire. Le nombre budgétisé d’items.

      • UdM. L’unité de mesure de la quantité d’unités.

    • Budget Onglet Quantités de production

      • Code de coût. Le code de coût des quantités à installer.

      • Descriptif. La description des quantités à installer.

      • Quantité de production. La quantité à installer.

      • UdM. L’unité de mesure des quantités à installer.

    • Champs de Données de l’importateur.

      • Ne pas modifier. Il y a la liste des options disponibles pour les autres onglets.

     Remarque
    • L’onglet Champs de Données de l’importateur contient les données des listes déroulantes du modèle, en fonction des configurations de votre projet et de votre entreprise, et ne doit pas être modifié.
    • Les postes Budget sont utilisés pour budget les heures de main-d’œuvre ou d’équipement. Cela remplira les sélecteurs dans les outils Feuilles de temps et Mon temps afin que vos équipes sachent ce qui est budgété pour le projet. Ajoutez les heures de main-d’œuvre et d’équipement à la colonne Qté d’unités .
    • Les quantités de production budgétées sont utilisées pour budget les unités à installer afin que votre équipe puisse enregistrer les unités installées lors de l’entrée de temps dans les Feuilles de temps.
    • L’unité de mesure pour la main-d’œuvre budgétée doit être en heures.

    Remarque : Le rapport d’importation et de production sur le chantier respecte les unités de mesure de votre liste principale d’unités de mesure. Pour vous assurer que vous pouvez signaler efficacement, assurez-vous d’utiliser l’unité de mesure désignée pendant des heures. Ceci est respecté même si vous devez modifier le nom d’affichage pour l’aligner sur votre ERP.

  6. Enregistrez vos modifications au fichier et maintenez le .xlsx format de fichier.

Importer

  1. Accédez à l’outil Admin du projet.

  2. Sous « Paramètres du projet », cliquez sur Budget basé sur la quantité unitaire.

  3. Cliquez sur Importer.

  4. Sélectionnez le fichier.

    • Cliquez sur Téléverser .xlsx fichier et sélectionnez le fichier d’équipement préparé.

    • Glisser-déposer le fichier d’équipement préparé de votre ordinateur vers la boîte de téléversement.

  5. Cliquez sur Téléverser.

Entrer le temps dans les feuilles de temps

  1. Accédez à l’outil Feuilles de temps du projet.

  2. Sélectionnez la date pour laquelle vous souhaitez créer une feuille de temps. Vous pouvez utiliser les flèches pour naviguer jour par jour ou sélectionner à l’aide du contrôle de calendrier déroulant.

  3. Cliquez sur Créer et sélectionnez l’un des éléments suivants :

    • Nouvelle feuille de temps quotidienne pour créer une feuille de temps vierge.

      1. Cliquez sur Tous les employés, l’équipement ou sélectionnez une équipe.

      2. Cochez la ou les cases à cocher pour les personnes ou l’équipement pour lesquels vous souhaitez créer une feuille de temps.

      3. Cliquez sur Ajouter.

    • De la feuille de temps précédente pour copier la dernière feuille de temps que vous avez créée.

    • Copier à partir de n’importe quelle date pour copier toute feuille de temps précédente à laquelle vous avez accès.

      1. Sélectionnez la feuille de temps à copier.
        Remarque : Par défaut, Procore affiche la date avec la feuille de temps la plus récente.

      2. Cliquez sur Copier la feuille de temps.

  4. Facultatif : Cliquez sur le bouton Ajouter des ressources pour ajouter des employés supplémentaires.

  5.  

    Saisissez les informations de la carte de présence pour la main-d’œuvre. Afficher/Masquer les champs

    Remarque

    Les administrateurs des feuilles de temps du projet configurent la manière dont le temps est collecté pour chaque projet. De plus, chacun des champs peut être configuré comme obligatoire, facultatif ou masqué.

     

    • Classification : La classification des ressources.

    • Codes

    • Lieu : Le lieu où le travail a été effectué.

    • Heure

      • Durée totale : Le temps total travaillé pour la journée.

      • Heure de début : L’heure à laquelle la ressource a commencé à fonctionner.

      • Heure d’arrêt : L’heure à laquelle la ressource a cessé de fonctionner.
        Remarque : Vous ne verrez les champs Démarrer et Arrêter que si vous avez configuré vos paramètres pour afficher ces champs. Voir Configurer les paramètres avancés : Feuilles de temps au niveau du projet.

      • Heure du dîner : Le temps nécessaire pour une pause déjeuner.
        Remarques :

        • La durée sélectionnée sera soustraite de la durée totale.

        • Ce champ ne sera disponible que si les heures de début et d'arrêt sont activées.

      • Type d’heure : Sélectionnez le type de paie saisi.

        • Temps régulier

        • Temps double

        • Exempter

        • Congé

        • Heure supplémentaire

        • Congé payé

        • Salaire

        • Vacances

    • Facturable : Sélectionnez cette option pour indiquer si l’entrée est facturable ou non.

    • Règles de type d’heure. Cochez la case à cocher pour appliquer automatiquement les règles des heures supplémentaires.

    • Descriptif : Commentaires supplémentaires qui apparaîtront dans l’entrée de la carte de présence.

  6.  

    Saisissez les informations de la carte de présence pour l’équipement. Afficher/Masquer les champs

    Cliquez pour développer les détails

    Remarque

    Les administrateurs des feuilles de temps du projet configurent la manière dont le temps est collecté pour chaque projet. De plus, certains champs peuvent être configurés comme obligatoires, facultatifs ou masqués.

     

    • Code de tâche : Une combinaison de codes de coûts et de sous-projets.  Voir Activer les codes de tâche.

    • Exploitant : L’utilisateur qui utilise l’équipement.

    • Heures d’ouverture : Combien d’heures l’équipement fonctionne-t-il.

    • Heures d’inactivité : Combien d’heures l’équipement a été inactif.

  • Consultez le résumé des heures de la feuille de temps et les heures quotidiennes et hebdomadaires pour tous les projets.

  • Cliquez sur Soumettre ou Soumettre et ajouter des quantités pour ajouter les quantités à votre feuille de temps.

Saisir les quantités de production dans les feuilles de temps

Maintenant que vous avez rempli votre feuille de temps, effectuez les actions suivantes avant de la soumettre :

  1. Cliquez sur Soumettre et ajouter des quantités.
    Remarque : Ce bouton sera désactivé si les quantités n’ont pas été téléchargées dans le projet. Voir Importer un budget basé sur la quantité unitaire.
    add-timesheet-quantities.png

  2. Entrez un montant dans le champ Unités installées .

    Remarques
    • La page Ajouter des quantités affiche uniquement les codes de coût auxquels est associée une quantité budgétée importée.
    • Si la fonction Sous-projets est activée sur votre projet (voir Activer les sous-projets sur les projets pour la SRT), le « Sous-projet » associé à votre entrée « Unités installées » apparaîtra dans la fenêtre Ajouter des quantités. Si Sous-projets est désactivé, le champ « Sous-projet » affichera le mot « Aucun ».
    • Le pourcentage achevé (%) et l'unité de mesure (UdM) et le pourcentage achevé (%) appropriés automatiquement avec les données importées. Voir Importer un budget basé sur la quantité unitaire.

  3. Entrez vos remarques dans le champ « Remarques ».

  4. Cliquez sur Envoyer.
    submit-timesheet-quantities.png

Afficher le rapport de budget de main-d’œuvre vs actuel

Afficher un rapport à partir de l'outil de Rapports du projet

  1. Allez à l’outil Rapports du projet.
  2. Faites défiler l’écran jusqu’à la section Rapports du projet.
  3. Cliquez sur Budget de main-d’œuvre réel.

    view of lbta report 5-10-18.jpg

    Les colonnes du rapport Budget de main-d’œuvre vs. actuel sont les suivantes :
    • % d’heures utilisées : Le pourcentage d’heures utilisées que vous avez importées par rapport aux heures que vous avez entrées. Ce pourcentage est calculé comme suit :
      • Heures réelles ÷ Heures budgétisées = Pourcentage utilisé
    • Heures budgétisées : Le nombre d’heures budgétisées que vous avez importé dans l’outil Admin du projet Procore.
    • Heures réelles : Le nombre d’heures que vous avez entrées à ce jour dans les outils de suivi de la main-d’œuvre de Procore (feuilles de temps, carte de présence de la compagnie et rapport journalier).
    • Heures restantes : Le nombre d’heures qu’il vous reste par rapport aux heures que vous avez importées et aux heures que vous avez entrées. Ce pourcentage est calculé comme suit :
      •  Heures budgétées - Heures réelles = Heures restantes

Afficher un rapport à partir de l'outil Feuilles de temps du projet

  1. Accédez à l’outil Feuilles de temps du projet.
  2. Cliquez sur Rapports.
  3. Cliquez sur Budget de main-d’œuvre à réel.

    labor budget to actual report button.jpg


    view of lbta report 5-10-18.jpg

    Les colonnes du rapport Budget de main-d’œuvre vs. actuel sont les suivantes :
    • % d’heures utilisées : Le pourcentage d’heures utilisées que vous avez importées par rapport aux heures que vous avez entrées. Ce pourcentage est calculé comme suit :
      • Heures réelles ÷ Heures budgétisées = Pourcentage utilisé
    • Heures budgétisées : Le nombre d’heures budgétisées que vous avez importé dans l’outil Admin du projet Procore.
    • Heures réelles : Le nombre d’heures que vous avez entrées à ce jour dans les outils de suivi de la main-d’œuvre de Procore (feuilles de temps, carte de présence de la compagnie et rapport journalier).
    • Heures restantes : Le nombre d’heures qu’il vous reste par rapport aux heures que vous avez importées et aux heures que vous avez entrées. Ce pourcentage est calculé comme suit :
      •  Heures budgétées - Heures réelles = Heures restantes

Afficher le rapport de production sur le terrain

À partir de l'outil Rapports du projet

  1. Accédez à l’outil Rapports à 360° du projet.
  2. Faites défiler jusqu'à Rapports du projet.
  3. Cliquez sur Rapport de production sur le terrain.

    field production report reports tool.jpg

    C’est ce qui ressort du rapport de production sur le terrain. Pour en savoir plus sur les colonnes de données, voir Quelles colonnes de données se trouvent dans un rapport de production sur le chantier?

    FPR-accurate-12-13-18.jpg
     
  4. Cliquez sur Ajouter un filtre pour affiner l’affichage des résultats.
    filter button.jpg
     
  5. Sélectionnez l'une des options suivantes :
    • Code de coût
    • Nom du sous-projet
    • Unité de mesure

À partir de l’outil Feuilles de temps du projet

  1. Accédez à l’outil Feuilles de temps du projet.
  2. Cliquez sur Rapports.
  3. Cliquez sur Rapport de production sur le terrain.

    field production report timesheets.jpg

    C’est ce qui ressort du rapport de production sur le terrain. Pour en savoir plus sur les colonnes de données, voir Quelles colonnes de données se trouvent dans un rapport de production sur le chantier?

    FPR-accurate-12-13-18.jpg
     
  4. Cliquez sur Ajouter un filtre pour affiner l’affichage des résultats.

    filter button.jpg
     
  5. Sélectionnez l'une des options suivantes :
    • Code de coût
    • Nom du sous-projet
    • Unité de mesure