Suivi des ressources et budget basé sur la quantité unitaire : Guide de configuration

Table des matières

Aperçu

Ce flux de travail de travail permet aux clients, sans Finances du Finances du projet Procore, de téléverser des heures de travail budgétisées et des quantités de production sans utiliser l'outil Budget.

Une fois que vos heures sont budgétisées et que les quantités de production sont établies, vos équipes de chantier peuvent utiliser les feuilles de temps pour enregistrer le temps par rapport à ces tâches budgétées et soumettre et ajouter des quantités pour les unités installées quotidiennement dans les feuilles de temps. 

Dans les rapports, votre budget importé peut être utilisé dans le rapport Budget de main-d'œuvre vs. actuel, où les utilisateurs peuvent comparer les heures de la carte de présence saisies dans Procore avec les heures de travail dans votre budget importé. La valeur principale de ce rapport est de voir le pourcentage d'heures utilisées pour chaque code de coût, et comprend des valeurs calculées comme les heures restantes et les heures de travail à ce jour.

Pour les quantités de production, votre budget importé peut être utilisé dans le rapport de production sur le terrain, où les utilisateurs peuvent comparer les quantités de production saisies dans l'outil Feuilles de temps avec les quantités de production dans votre budget importé. La valeur principale de ce rapport est de suivre les progrès des produits installés sur le site en voyant le pourcentage achevé pour chaque code de coût. Il comprend également des valeurs calculées telles que les quantités budgétées, réelles et restantes. Cela donne aux équipes un aperçu en temps réel du pourcentage de travail achevé pour les tâches sur le site.

 Remarque
Ces étapes s’adressent aux clients qui n’ont pas de Finances du projet. Si vous disposez des Finances du projet, voir Suivi des ressources et Finances du projet : Guide de configuration.

Autorisations

Configurer le SRT au niveau de la compagnie

Ajouter des segments personnalisés

  1. Accédez à l'outil Admin au niveau de la compagnie. 
  2. Sous « Paramètres de la compagnie », cliquez sur le lien Structure de répartition du travail.
  3. Dans le tableau « Segments », cliquez sur le bouton Ajouter un segment . 
    wbs-default-segment-click-add.png
  4. Dans la fenêtre « Nouveau segment », procédez comme suit :
    Remarque
    Un astérisque (*) dans la liste ci-dessous indique un champ obligatoire.
    wbs-new-segment.png
    • Nom du segment* . Saisissez un nom pour votre nouveau segment. Ceci est un champ obligatoire. Les noms de segment en double ne sont PAS autorisés. Un message « Le nom du segment est en cours d'utilisation » s'affiche pour vous avertir si vous essayez d'entrer un nom qui existe déjà.
       Conseil
      Vous ne savez pas quels segments personnalisés créer? Pour savoir comment d'autres clients de Procore utilisent la structure de répartition du travail, voir Quels segments personnalisés devrions-nous créer pour la structure de répartition du travail de notre compagnie?
    • Structure segmentée*. Sélectionnez une valeur dans la liste déroulante. Ceci est un champ obligatoire. Vos choix incluent :
  5. Dans la section Actions au niveau du projet, choisissez une (1) ou toutes ces options :
    Remarque
    Lorsque les paramètres « Actions au niveau du projet » sont activés, vos administrateurs de projet (utilisateurs avec des permissions de niveau « Admin » sur l'outil d'administration au niveau du projet) sont autorisés à effectuer des tâches spécifiques sur des segments et des items de segment au niveau du projet. Ces paramètres sont désactivés par défaut.
    • Ajouter/modifier/supprimer des items de segment au niveau du projet. Cochez cette case à cocher pour permettre aux administrateurs de projet d'ajouter, de modifier et de supprimer des items de segment inutilisés sur un projet. Ce paramètre est désactivé par défaut.
      Remarque

      Lorsque ce paramètre est activé, les administrateurs de projet peuvent effectuer ces tâches :

    • Supprimer les items de segment hérités de la compagnie. Cochez cette case à cocher pour permettre aux administrateurs de projet de supprimer les items de segment hérités au niveau du projet à partir de l'outil Admin au niveau de la compagnie. Ceci est utile pour les administrateurs de projet qui ne souhaitent pas que les nouveaux items de segment créés au niveau de la compagnie soient utilisés sur un projet. Voir Supprimer les items de segment inutilisés d'un projet.
  6. Cliquez sur Créer.
    Procore ajoute le nouveau segment au bas de la liste « Segments ».
  7. Répétez les étapes ci-dessus pour tous les nouveaux segments à ajouter.
 Conseils
  • Besoin de modifier les paramètres de votre nouveau segment? Le meilleur moment pour modifier un nouveau segment est avant de commencer à l'utiliser sur un projet. Une fois qu'un segment personnalisé est utilisé pour créer un code budgétaire de projet, vous pouvez le modifier à tout moment. Pour plus de détails, voir Modifier les paramètres de segment personnalisé.
  • Vous souhaitez supprimer un segment personnalisé ? Il est important de noter qu'un segment personnalisé ne peut pas être supprimé après avoir été ajouté à la structure du code budgétaire sur un (1) ou plusieurs projets dans le compte Procore de votre compagnie. Pour en savoir plus, consultez Supprimer des segments personnalisés. 
  • Vous souhaitez ajouter des items de segment? Si votre nouveau segment est créé, vous pouvez ajouter de nouveaux items maintenant. Pour obtenir des directives, voir Ajouter des items de segment personnalisés. 
  • Prêt à définir la structure de code budgétaire par défaut de votre compagnie? Vous pouvez organiser vos segments dans l'ordre de votre choix. Cet arrangement définit la structure du code budgétaire de votre compagnie. Pour obtenir des directives, voir Organiser les segments pour former la structure du code budgétaire de la compagnie.

Créez la WBS de votre projet

Objectif

Pour ajuster la structure de répartition du travail (WBS) de votre compagnie pour un projet Procore.

Contexte

Après avoir créé un nouveau projet dans le compte Procore de votre compagnie, vous pouvez utiliser les fonctionnalités SRT intégrées pour définir la structure des coûts pour les outils Finances du projet de Procore. Lors de la définition de la structure de coûts de SRT d'un projet, vous avez deux choix. Si vous ne savez pas quel choix faire, contactez l' administrateur Procore de votre compagnie pour obtenir des conseils :

  • Appliquer le WBS par défaut de votre compagnie
    Il s'agit du WBS défini par l'administrateur Procore de votre compagnie et vous pouvez l'utiliser exactement tel qu'il a été créé.
  • Copier le WBS d'un autre projet
    Il s'agit du WBS défini sur l'un de vos modèles de projet Procore existants. Gardez à l'esprit que vous pouvez créer un WBS unique pour chaque projet dans le compte de votre compagnie. Pour copier le WBS d'un autre projet source vers votre nouveau projet cible, vous devez d'abord enregistrer le projet source en tant que modèle de projet. Voir Configurer un modèle de projet .

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
    • Permissions de niveau « Admin » sur l'outil Admin au niveau du projet.
  • Information supplémentaire :
  • Limites :
    • Pour les clients utilisant l'outil Intégrations ERP au niveau de la compagnie
      Les segments par défaut de WBS sont compatibles avec l'outil Intégrations ERP de Procore. Cependant, certaines intégrations ne prennent PAS encore en charge les segments personnalisés. Pour en en savoir plus, voir Ce qu'il faut savoir sur votre intégration ERP.
    • Pour les clients qui ont développé ou acheté indépendamment une solution tiers à intégrer à Procore
      Pour tirer parti des capacités de segment personnalisé associées à WBS, toutes les intégrations d'API existantes que vous avez développées ou achetées indépendamment pour interagir avec Procore doivent être mises à jour pour prendre en charge la nouvelle API WBS de Procore.

Conditions préalables

 Conseil
Voulez-vous copier le WBS d'un projet existant vers votre nouveau projet ? Si tel est le cas, un utilisateur Procore qui possède les permissions utilisateur requises devra configurer le projet source en tant que modèle de projet. Un projet source est le projet qui contient le WBS que vous souhaitez copier dans votre nouveau. Pour obtenir des directives, voir Configurer un modèle de projet . Une fois cette étape terminée, vous pourrez sélectionner l'option « Copier le WBS à partir d'un autre projet » détaillée dans les étapes ci-dessous.

Étapes

  1. Accédez à l'outil Admin au niveau du projet.
  2. Sous « Paramètres du projet », cliquez sur le lien Structure de répartition du travail .

    wbs-project-settings-create-project-wbs.png
     
  3. Passez en revue les informations sur la SRT, les codes budgétaires et les segments de code budgétaire dans la séquence de la boîte de dialogue. Cliquez sur Suivant.
  4. Dans la boîte de dialogue « Créer un projet SRT », choisissez l'une de ces options :
    • Appliquer la SRT par défaut de la compagnie
      Choisissez ce bouton d’option si vous souhaitez que le projet utilise la SRT par défaut de votre compagnie. L’administrateur Procore de votre compagnie est responsable de la création de cette structure.

      wbs-apply-company-wbs-to-project.png
       
    • Copier la SRT d’un autre projet
      Choisissez ce bouton d’option si vous souhaitez utiliser la SRT d’un projet existant. Ensuite, commencez à saisir un nom de projet et lorsque la correspondance apparaît, choisissez-le dans Sélectionner un projet .

      wbs-copy-from-project-select-project.png
  5. Cliquez sur Créer.
 Conseil
Avez-vous appris à personnaliser les descriptions de code budgétaire de votre projet? La personnalisation est utile lorsque votre équipe souhaite créer deux descriptions ou plus pour un seul code budgétaire. La personnalisation peut également améliorer la lisibilité de vos codes sur les postes financiers de vos utilisateurs finaux. Pour en savoir plus, consultez Pourquoi et comment créer une description de code budgétaire personnalisée pour les outils Finances du projet de Procore?

Activer les codes de tâches

Affecter un type de coût par défaut

Ajouter des outils au projet

  1. Accédez à l'outil Admin du projet.
  2. Sous « Paramètres du projet », cliquez sur Paramètres de l’outil.
  3. Déplacez le bouton icon-toggle-on.png correspondant sur « Actif » pour ajouter les outils suivants à votre projet :
    • Rapport journalier avec le registre des cartes de présence (facultatif)
    • Feuilles de temps
  4. Cliquez sur Mettre à jour.

Considérations

Importez votre budget

  1. Accédez à l'outil Admin du projet.
  2. Sous « Paramètres du projet » dans la barre latérale, cliquez sur Budget basé sur la quantité unitaire.

    unit quantity based budget button.jpg
  3. Sous « Importer un document Excel de budget », cliquez sur Télécharger le modèle.

    import budget xlsx.jpg
    Le système télécharge une copie du budget.xlsx à l’emplacement de téléchargement de votre navigateur Web.
  4. Dans le fichier XLSX, saisissez vos informations budgétaires dans les onglets correspondants.
     Remarque

    Il y a trois onglets :

    1. Les postes budgétaires sont utilisés pour budgétiser les heures de main-d'œuvre ou d'équipement. Cela remplira les sélecteurs dans les outils Feuilles de temps et My Time afin que vos équipes sachent ce qui est budgétisé pour le projet. Ajoutez les heures de main-d'œuvre et d'équipement à la colonne Qté unitaire .
    2. Les quantités de production budgétées sont utilisées pour budgétiser les unités à installer afin que votre équipe puisse enregistrer les unités installées lors de la entrée de temps dans les feuilles de temps.
    3. Les champs de données de l'importateur contiennent les données des listes déroulantes du modèle, en fonction des configurations de votre projet et de votre compagnie.

    N'apportez PAS les modifications suivantes au fichier XLSX :

    • Renommez tous les en-têtes de colonne dans le modèle.
    • Ajouter, supprimer ou modifier l'ordre des colonnes dans le modèle.
    • Supprimez toutes les valeurs de l'onglet Champs de données de l'importateur.
  5. Enregistrez vos modifications dans le fichier XLSX.
    Important!  Enregistrez toujours le fichier au format .xlsx format de fichier.
  6. Revenez à la section Budget basé sur la quantité unitaire de votre outil Admin de projet.
  7. Sous « Importer le document Excel du budget », cliquez sur Choisir un fichier.
  8. Sélectionnez votre fichier XLSX. Cliquez ensuite sur Ouvrir.
  9. Cliquez sur Importer.
  10. Vérifiez l’importation et vérifiez que toutes les heures budgétées et les quantités de production saisies ont été correctement importées en les affichant sur la page Budget basé sur la quantité unitaire.
    production quantity report view.jpg

Entrer le temps dans les feuilles de temps

  1. Accédez à l’outil Feuilles de temps du projet.

  2. Sélectionnez la date pour laquelle vous souhaitez créer une feuille de temps. Vous pouvez utiliser les flèches pour naviguer jour par jour ou sélectionner à l’aide du contrôle de calendrier déroulant.

  3. Cliquez sur Créer et sélectionnez Nouvelle feuille de temps quotidienne dans la liste déroulante.

  4. Cliquez sur Tous les employés, l’équipement ou sélectionnez une équipe.

  5. Cochez la ou les cases à cocher pour les personnes ou l’équipement pour lesquels vous souhaitez créer une feuille de temps.

  6. Cliquez sur Ajouter.

  7. Sélectionnez la date.

  8. Facultatif : Cliquez sur le bouton Ajouter des employés pour ajouter des employés supplémentaires

  9.  

    Saisissez les informations de la feuille de temps. Afficher/Masquer les champs

    • Classification : Sélectionnez la classification de l’employé dans le menu déroulant associé à l’entrée de temps. Voir Activer les classifications sur un projet.

    • Code de coût : Appuyez pour sélectionner le code de coût associé à l’entrée de temps.
      Astuce : Les administrateurs peuvent limiter les sélections de codes de coût qui apparaissent dans cette liste. Voir Configurer les paramètres avancés : Feuilles de temps au niveau de la compagnie.

    • Sous-projet : Sélectionnez dans le menu déroulant le sous-projet associé à l’entrée de temps.

    • Localisation : Sélectionnez dans le menu déroulant le lieu où le travail a été effectué par cet utilisateur.

    • Heure de début : Sélectionnez l’heure à laquelle l’utilisateur a commencé à travailler.

    • Heure d’arrêt : Sélectionnez l’heure à laquelle l’utilisateur a cessé de travailler.
      Remarque : Vous ne verrez les champs Démarrer et Arrêter que si vous avez configuré vos paramètres pour afficher ces champs. Voir Configurer les paramètres avancés : Feuilles de temps au niveau du projet.

    • L’heure du déjeuner : Sélectionnez la durée de la pause déjeuner.

      • La durée sélectionnée sera soustraite de la durée totale.

      • Ce champ ne sera disponible que si les heures de début et d'arrêt sont activées.

    • Type d’heure : Sélectionnez le type de paie saisi.

      • Temps régulier

      • Temps double

      • Exempter

      • Congé

      • Heure supplémentaire

      • Congé payé

      • Salaire

      • Vacances

    • Facturable : Appuyez sur le bouton à bascule pour indiquer si l’entrée est facturable ou non.

    • La description : Appuyez pour saisir des commentaires supplémentaires qui s’afficheront dans l’entrée de la carte de présence

    • Ajouter une ligne : Appuyez pour créer des postes supplémentaires sur une entrée de temps.
      Remarque : Si vous utilisez la méthode « Entrée de l’heure » de début et d’arrêt, toute heure saisie après l’heure d’arrêt par défaut sera ajoutée par incréments d’une heure.

  10. Consultez le résumé des heures de la feuille de temps et les heures quotidiennes et hebdomadaires pour tous les projets.

  11. Cliquez sur Soumettre ou Soumettre et ajouter des quantités pour ajouter les quantités à votre feuille de temps.

Saisir les quantités de production dans les feuilles de temps

Maintenant que vous avez rempli votre feuille de temps, effectuez les actions suivantes avant de la soumettre :

  1. Cliquez sur Soumettre et ajouter des quantités.
    Remarque : Ce bouton sera désactivé si les quantités n’ont pas été téléchargées dans le projet. Voir Importer un budget basé sur la quantité unitaire.
    add-timesheet-quantities.png

  2. Entrez un montant dans le champ Unités installées .

    Remarques
    • La page Ajouter des quantités affiche uniquement les codes de coût auxquels est associée une quantité budgétée importée.
    • Si la fonction Sous-projets est activée sur votre projet (voir Activer les sous-projets sur les projets pour la SRT), le « Sous-projet » associé à votre entrée « Unités installées » apparaîtra dans la fenêtre Ajouter des quantités. Si Sous-projets est désactivé, le champ « Sous-projet » affichera le mot « Aucun ».
    • Le pourcentage achevé (%) et l'unité de mesure (UdM) et le pourcentage achevé (%) appropriés automatiquement avec les données importées. Voir Importer un budget basé sur la quantité unitaire.

  3. Entrez vos remarques dans le champ « Remarques ».

  4. Cliquez sur Envoyer.
    submit-timesheet-quantities.png

Afficher le rapport de budget de main-d’œuvre vs actuel

Afficher un rapport à partir de l'outil de Rapports du projet

  1. Allez à l’outil Rapports du projet.
  2. Faites défiler l’écran jusqu’à la section Rapports du projet.
  3. Cliquez sur Budget de main-d’œuvre vs. Actuel.

    view of lbta report 5-10-18.jpg

    Les colonnes du rapport budget de main-d’œuvre vs actuel sont les suivantes :
    • % d’heures utilisées : Le pourcentage d’heures utilisées que vous avez importées par rapport aux heures que vous avez entrées. Ce pourcentage est calculé comme suit :
      • Heures réelles ÷ Heures budgétisées = Pourcentage utilisé
    • Heures budgétisées : Le nombre d’heures budgétisées que vous avez importé dans l’outil Admin du projet Procore.
    • Heures réelles : Le nombre d’heures que vous avez entrées à ce jour dans les outils de suivi de la main-d’œuvre de Procore (feuilles de temps, carte de présence de la compagnie et rapport journalier).
    • Heures restantes : Le nombre d’heures qu’il vous reste par rapport aux heures que vous avez importées et aux heures que vous avez entrées. Ce pourcentage est calculé comme suit :
      •  Heures budgétées - Heures réelles = Heures restantes

Afficher un rapport à partir de l'outil Feuilles de temps du projet

  1. Accédez à l’outil Feuilles de temps du projet.
  2. Cliquez sur Rapports.
  3. Cliquez sur Budget de main-d’œuvre vs. Actuel.

    labor budget to actual report button.jpg


    view of lbta report 5-10-18.jpg

    Les colonnes du rapport budget de main-d’œuvre vs actuel sont les suivantes :
    • % d’heures utilisées : Le pourcentage d’heures utilisées que vous avez importées par rapport aux heures que vous avez entrées. Ce pourcentage est calculé comme suit :
      • Heures réelles ÷ Heures budgétisées = Pourcentage utilisé
    • Heures budgétisées : Le nombre d’heures budgétisées que vous avez importé dans l’outil Admin du projet Procore.
    • Heures réelles : Le nombre d’heures que vous avez entrées à ce jour dans les outils de suivi de la main-d’œuvre de Procore (feuilles de temps, carte de présence de la compagnie et rapport journalier).
    • Heures restantes : Le nombre d’heures qu’il vous reste par rapport aux heures que vous avez importées et aux heures que vous avez entrées. Ce pourcentage est calculé comme suit :
      •  Heures budgétées - Heures réelles = Heures restantes

Afficher le rapport de production sur le terrain

À partir de l'outil Rapports du projet

  1. Accédez à l’outil Rapports à 360° du projet.
  2. Faites défiler jusqu'à Rapports du projet.
  3. Cliquez sur Rapport de production sur le chantier.

    field production report reports tool.jpg

    Cela révèle le rapport de production sur le chantier. Pour en savoir plus sur les colonnes de données, voir Quelles colonnes de données se trouvent dans un rapport de production sur le chantier?

    FPR-accurate-12-13-18.jpg
     
  4. Cliquez sur Ajouter un filtre pour affiner les résultats d’affichage.
    filter button.jpg
     
  5. Sélectionnez l'une des options suivantes :
    • Code de coût
    • Nom du sous-projet
    • Unité de mesure

À partir de l’outil Feuilles de temps du projet

  1. Accédez à l’outil Feuilles de temps du projet.
  2. Cliquez sur Rapports.
  3. Cliquez sur Rapport de production sur le chantier.

    field production report timesheets.jpg

    Cela révèle le rapport de production sur le chantier. Pour en savoir plus sur les colonnes de données, voir Quelles colonnes de données se trouvent dans un rapport de production sur le chantier?

    FPR-accurate-12-13-18.jpg
     
  4. Cliquez sur Ajouter un filtre pour affiner les résultats d’affichage.

    filter button.jpg
     
  5. Sélectionnez l'une des options suivantes :
    • Code de coût
    • Nom du sous-projet
    • Unité de mesure