Pourquoi et comment créer une description de code budgétaire personnalisée pour les outils Finances du projet de Procore?

Contexte

La fonction « Créer un code budgétaire » dans les outils Finances du projet de Procore permet à votre équipe de créer des descriptions de code budgétaire personnalisées pour répondre à différents cas d’utilisation. Voici quelques exemples :

Pour savoir comment créer des descriptions de code budgétaire personnalisées, consultez la réponse ci-dessous.

Capturer des détails granulaires à propos d’un seul code budgétaire

Si vous souhaitez saisir plus de détails granulaires sur un seul code budgétaire, consultez cet exemple.

Exemple

Supposons que votre projet Procore utilise uniquement les items de segment par défaut dans la structure de répartition du travail (SRT) de Procore. Dans le segment « Code de coût », qui se base sur le CSI MasterFormat), il existe un item de segment de code de coût existant pour les contingences (17-010 - Contingence). Bien que l’argent de votre fonds de contingence provient du même code budgétaire, il est important pour votre équipe de garantir que votre système de codage enregistre avec précision et suit :

  • Lorsque le code budgétaire d’un poste financier est associé à une allocation
    Une indemnité est un montant inclus dans une somme contractuelle pour couvrir les coûts des items non spécifiés dans le contrat.
  • Lorsque le code budgétaire d’un poste financier est associé à une contingence
    Une contingence est un montant mis de côté dans un contrat pour couvrir les coûts de toutes les ajouts aux étendue des travaux en raison de facteurs de risque inconnus.

Pour résoudre ce scénario, vous pouvez utiliser l’option de description de code budgétaire personnalisée de Procore pour créer deux (2) descriptions pour un seul code budgétaire. Cela permet à votre équipe de faire la distinction entre le code budgétaire utilisé pour une indemnité par rapport à celle utilisée pour une contingence. Dans la illustration ci-dessous :

  • Le code budgétaire est : F1.17-010.M
  • La description du code budgétaire personnalisé est : Étage1.Allocation.Matériaux
  • La description du code budgétaire par défaut est : Étage1.Contingence.Matériaux

Vous pouvez également créer des descriptions de code budgétaire supplémentaires pour chaque code budgétaire en fonction des besoins spécifiques de vos organisations.

allowance-vs-contingency-custom-budget-code.png

Améliorer la lisibilité de vos descriptions de code budgétaire

Lors de la création d’segments à l’aide de la structure de code budgétaire de Procore, il est important de noter que les segments hiérarchisées sont séparées par un tiret (-) et segments sont délimitées par défaut. Certains clients de Procore préfèrent utiliser délimiter les codes budgétaires avec des espaces (ou différents caractères) pour simplifier les descriptions et améliorer la lisibilité.

Exemple

En utilisant le même exemple que ci-dessus, vous pouvez également utiliser l’option de description de code budgétaire personnalisée de Procore pour simplifier et améliorer la lisibilité de vos codes budgétaires. Cela peut améliorer la lisibilité de vos codes budgétaires, comme indiqué dans l’illustration ci-dessous :

  • Le code budgétaire est : F1.17-010.M
  • La description du code budgétaire personnalisé est : Indemnités de matériaux du flr 1
  • La description du code budgétaire personnalisé est : Flr 1 Contingence des matériaux

Le illustration ci-dessous vous montre comment les descriptions personnalisées peuvent améliorer la lisibilité.

custom-budget-code-description-readable.png

Raccourcir les descriptions de code budgétaire pour conserver l’espace

Si vous souhaitez raccourcir les descriptions de code budgétaire pour conserver de l’espace dans l’interface utilisateur et dans vos rapports, consultez cet exemple.

Exemple

Dans cet exemple, supposons que votre projet Procore utilise également les items de segment par défaut dans la structure de répartition du travail (SRT) de Procore. Cependant, vous souhaitez que les descriptions du code budgétaire soient plus courtes que la longueur par défaut.

Pour résoudre ce scénario, vous créeriez des codes budgétaires personnalisés pour tous les codes que vous souhaitez raccourcir. Par exemple :

  • Le code budgétaire est : F1.07-015.SVC
  • La description du code budgétaire personnalisé par défaut est : Étage1.Base matériaux et protection contre l’humidité et méthodes.services professionnels
  • La description de code budgétaire abrégée que vous préférez utiliser à la place est : F1. CCMTMM. ProServ

Vous pouvez également créer des descriptions de code budgétaire supplémentaires pour chaque code budgétaire en fonction des besoins spécifiques de vos organisations. Ce illustration vous montre la différence entre deux descriptions dans le budget. Le illustration ci-dessous montre comment raccourcir une description de code budgétaire conserve l’espace. Cela aide également les lecteurs lors de la génération de rapports.

shortened-custom-budget-code-description.png

Réponse

Maintenant que vous comprenez pourquoi vous souhaiterez peut-être créer des descriptions de code budgétaire personnalisées, il existe deux (2) méthodes que vous pouvez utiliser pour les créer dans Procore :

Avec la fonction « Créer un code budgétaire » dans Finances du projet

Vous pouvez ajouter une description de code budgétaire personnalisée lors de l’utilisation de la fonction « Créer un code budgétaire » dans l’outil Finances du projet de Procore. Lors de la création du code, assurez-vous de choisir le bouton d’option personnalisé comme indiqué ci-dessous. Entrez ensuite la description personnalisée dans la zone de texte, comme indiqué ci-dessous. Pour obtenir des instructions pas à pas, voir Créer des codes budgétaires dans les outils Finances du projet de Procore.

Capturer des détails granulaires à propos d’un seul code budgétaire

Cet exemple montre un seul code budgétaire avec une description personnalisée qui distingue lorsque le code est utilisé pour une indemnité dans un poste financier. 		Améliorer la lisibilité de vos descriptions de code budgétaire

Cet exemple montre comment vous pouvez utiliser des descriptions de codes budgétaires personnalisées dans notre environnement pour simplifier vos codes et améliorer la lisibilité.  		 Raccourcir les descriptions de code budgétaire pour conserver l’espace

Cet exemple montre un seul code budgétaire avec une description personnalisée qui a été raccourcie pour conserver de l’espace dans les interface et rapports de l’utilisateur.		  
custom-allowance-vs-contingency.png create-budget-code-readable.png
custom-vs-concatenated-description.png
 

Avec la fonction d’importation dans l’outil Budget

Si vous avez déjà créé la structure du code budgétaire d’acte et ajouté des postes de code budgétaire, vous pouvez télécharger le modèle de Microsoft Excel dans l’outil Budget de votre projet. Cela vous fournit une liste de tous les postes budgétaires existants de votre projet. Vous pouvez ensuite ouvrir le modèle de budget dans Microsoft Excel (ou un autre programme de feuille de calcul tiers) et mettre à jour les entrées existantes dans la colonne « Description ».

  1. Accédez à l’outil Budget du projet.
  2. Dans le menu Affichage , sélectionnez l’affichage budgétaire. Dans cet exemple, nous travaillons avec l’affichage « Budget standard Procore ».
  3. Dans le volet droit, sous « Importer le budget », cliquez sur le lien Télécharger Excel modèle .

    import-budget-download-excel-template.png

    Procore télécharge une copie du fichier vers l’emplacement de téléchargement de votre navigateur Web.
  4. Ouvrez le fichier modèle dans Microsoft Excel (ou un programme de feuille de calcul compatible).
  5. Localisez la colonne « Description » dans la feuille de calcul.
    Remarque
    La position de la colonne « Description » dans la feuille de calcul dépend de la structure du code budgétaire du projet et de l’affichage budgétaire que vous avez sélectionné dans le menu « Afficher ». Chaque projet peut être différent.
  6. Tapez sur les valeurs existantes dans la colonne « Description » de la feuille de calcul. L’exemple ci-dessous vous montre comment ce processus fonctionne plus en détail.
    Exemple

    Dans cet exemple, vous pouvez voir que la description du code budgétaire a été circulaire. Remarquez comment sa mise en ligne dans la colonne « Description » de l’outil Budget au niveau du projet? Vous pouvez créer une description de code budgétaire pour la raccourcir.

    budget-line-before-in-app.png

    Vous trouverez ci-dessous un exemple de ligne correspondante dans le modèle d’importation de budget lorsqu’elle est consultée dans un Microsoft Excel écarts. Il affiche la colonne « Description » et la valeur que nous voulons modifier.

    budget-excel-template-value-before.png

    Vous trouverez ci-dessous un exemple de description de code budgétaire personnalisé. Il affiche la colonne « Description » et la nouvelle valeur que nous avons entrée.

    budget-excel-template-value-updated.png

    Vous trouverez ci-dessous un exemple de la façon dont la description du code budgétaire personnalisée apparaîtra dans l’outil Budget du projet, après avoir terminé les étapes et importer le modèle.

    budget-line-item-updated.png

  7. Enregistrez le fichier modèle.
  8. Sous « Importer le budget », cliquez sur le bouton Choisir un fichier .
  9. Accédez au fichier modèle que vous avez enregistré et sélectionnez-le.
  10. Lorsque vous êtes prêt à continuer, cliquez sur Importer.
  11. Dans la fenêtre « Confirmer l’importation », cliquez sur Confirmer l’importation.
    Une bannière de réussite VERTE apparaît lorsque le processus d’importation est terminé.

Voir également