Envoyer une facture au propriétaire par courriel

Objectif

Pour envoyer une facture en amont au collaborateur en amont de votre projet Procore par courriel. 

Contexte

Après avoir créé une facture en amont qui est facturée en fonction d'un contrat client , d' un financement ou d' un contrat principal , vous pouvez envoyer une copie de l'onglet « Détail » de la facture à votre collaborateur en amont pour qu'il l'examine. Une fois examiné, votre collaborateur peut alors répondre directement à ce message pour indiquer qu'il a approuvé votre facture pour le paiement (ou pour vous fournir une raison pour laquelle vous rejetez votre facture). Pour garantir que la réponse de votre collaborateur est capturée par écrit, Procore enregistre toutes les réponses à l'adresse « De » de votre message sortant dans l'onglet Courriels de la facture. 

Éléments à considérer

• Permissions d'utilisateur requises :
  • Permissions de niveau « Admin » sur l'outil Contrats client, Financement ou Contrats principaux du projet.

    Remarques

    • Les permissions d’accès aux outils facturation et facturation avancée sont régies par les permissions définies sur les engagements et/ou les contrats clients, le financement ou l’outil Contrats principaux. Les noms de l’outil Procore varient selon la langue ou le dictionnaire de point de vue configuré dans Procore. Voir Quels dictionnaires et langues sont disponibles dans l’application Web Procore?
    • Si vous êtes un collaborateur (par exemple, un contact facture employé par une compagnie effectuant du travail sur un projet géré dans Procore, votre capacité pour effectuer des tâches liées à facture est déterminé par le titulaire de l’compte de la compagnie Procore. Les paramètres que le titulaire de la compte peuvent choisir de fournir à vous inclure :
      • Un compte d’utilisateur Procore.
      • Permissions d’accès à l’outil Engagements et/ou Contrats clients, Financement ou Contrats principaux du projet.
      • Adhésion à la liste « Privée » d’un contrat ou d’un financement spécifique
      • Désigné comme « contact de facturation » sur le contrat ou le financement.
• Information supplémentaire :
  • En cliquant sur le bouton Envoyer la facture par courriel , vous envoyez une copie de l'onglet « Détails » de la facture aux destinataires désignés.
  • Les données de l'onglet « PDF configurable » de la facture ne sont PAS fournies avec ce courriel. 

Conditions préalables

• Créer une facture au propriétaire

Étapes

1. Accédez à l'outil Contrats client , Financement ou Contrats principaux du projet.
2. Cliquez sur l'onglet Factures.
3. Dans le tableau, localisez le contrat ou le financement sur lequel la facture est facturée. 
4. Cliquez sur le lien Numéro pour ouvrir le contrat ou le financement. 
5. Cliquez sur le bouton Envoyer la facture par courriel. 
   Cela lance la fenêtre « Transférer la facture n°[#] pour [Contrat ou financement] #[#] - [Début de la période de facturation - Fin de la période de facturation] » dans l'onglet Courriels de la facture.

   Remarques

   • Le bouton Envoyer la facture par courriel envoie une copie de l'onglet « Détails » de la facture aux destinataires désignés.
   • Les données de l'onglet « PDF configurable » de la facture ne sont PAS fournies avec ce courriel. 
   
6. Remplissez les champs suivants :
   • À. Entrez le nom de la personne à qui vous demandez le paiement.
   • CC . Entrez les noms des personnes que vous souhaitez copier sur le fil de discussion. Votre nom apparaît dans ce champ par défaut. 
   • Privé. Cochez cette case si vous souhaitez que la facture ne soit disponible que pour l'administrateur des factures et les personnes nommées dans les champs À/Cc.
   • Sujet. Ce champ sera renseigné avec le numéro de la facture.
   • Pièces jointes. Joignez tous les documents ou fichiers associés.
   • Message. Incluez un message supplémentaire concernant la facture.
7. Cliquez sur Envoyer .
   Une bannière JAUNE « Communication créée » apparaît pour confirmer que le message sortant a été créé et ajouté à la file d'attente des courriels sortants de Procore.

Étapes suivantes

• Créer un paiement reçu pour un contrat principal

Voir également

• Créer une facture au propriétaire