Distribuer et redistribuer le procès-verbal de réunion
Objectif
Distribuer les minutes de la réunion aux participants prévus une fois la réunion terminée et les minutes ajoutées aux items.
Contexte
Une fois la réunion terminée et que vous avez ajouté les procès-verbaux, vous devez convertir une réunion en mode procès-verbal (voir Convertir une réunion en mode procès-verbal). Une fois converti, vous pouvez distribuer le procès-verbal par courriel aux personnes et aux membres des groupes de distribution répertoriés dans la liste des « Participants prévus » de la réunion. Si vous mettez à jour les procès-verbaux ou avez une autre raison de vouloir redistribuer les procès-verbaux ultérieurement, vous avez également cette option.
Éléments à considérer
- Permissions d'utilisateur requises :
- Permissions de niveau « Admin » dans l'outil Réunions du projet.
OU - Permissions de niveau « Lecture seule » ou supérieures sur l'outil Réunions du projet avec la permission granulaire « Distribuer la réunion » activée sur votre modèle de permissions.
- Permissions de niveau « Admin » dans l'outil Réunions du projet.
Conditions préalables
- Terminez les étapes dans Convertir une réunion en mode minutes.
Étapes
Distribuer les procès-verbaux de la réunion
- Accédez à l’outilRéunions du projet.
Cette action affiche la page Ordre du jour/Procès-verbal de la réunion. - Localisez la réunion souhaitée dans la liste. Cliquez ensuite sur Afficher.
Cela ouvre la réunion en mode affichage. - Cliquez sur Distribuer les procès-verbaux.
Une bannière apparaît en haut de la page pour confirmer que le système envoie une version PDF des procès-verbaux de la réunion aux personnes nommées dans le champ « Participants prévus ».
Redistribuer les minutes de la réunion
Si vous apportez des modifications ou des ajouts aux minutes de votre réunion, vous pouvez redistribuer les minutes de la réunion afin que les participants puissent voir les modifications que vous avez apportées.
- Accédez à l’outilRéunions du projet.
Cette action affiche la page Ordre du jour/Procès-verbal de la réunion. - Localisez la réunion souhaitée dans la liste. Cliquez ensuite sur Afficher.
Cela ouvre la réunion en mode affichage. - Cliquez sur Redistribuer le procès-verbal.
Une bannière apparaît en haut de la page pour confirmer que le système envoie une version PDF des procès-verbaux de la réunion aux personnes nommées dans le champ « Participants prévus ».