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Procore

Créer et émettre une directive

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Objectif

Créer une nouvelle directive (par exemple, une directive sur le site) à l'aide de l'outil Directives au niveau du projet.

Contexte

À l'aide de l'outil Directives du projet, vous pouvez créer des directives qui incluent des pièces jointes à partir d'autres outils Procore (par exemple, des documents, des plans, des photos, etc.). Vous pouvez également téléverser des fichiers depuis votre ordinateur pour les joindre à une directive. Une fois votre directive créée, vous pouvez ensuite la transmettre à vos destinataires, qui sont généralement un ou plusieurs sous-traitants du projet. Toutes ces informations sont capturées et stockées dans votre projet Procore dans un registre qui réside dans l'outil Directives. Cet historique est également disponible dans Procore à des fins d'audit. 

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requise :
    • Pour créer une directive, permission de niveau « Standard » ou « Admin » sur l'outil Directives du projet.
  • Conditions préalables :
  • Informations complémentaires :
    • L'outil Directives a été développé spécifiquement pour les clients Procore en Australie, en Nouvelle-Zélande et au Canada.  
    • Si vous créez une directive et la placez au statut « Ébauche », vous devrez modifier la directive ultérieurement, puis cliquer sur le bouton « Mettre à jour et émettre » afin de l'envoyer à vos destinataires.
    • Certaines pièces jointes d’image peuvent inclure la possibilité de les afficher dans un affichage carte en fonction des coordonnées GPS des fichiers. Voir Quels outils Procore me permettent d’afficher les pièces jointes numériques d’image dans un affichage carte?

Étapes

  1. Accédez à l’outil Directives du projet.
  2. Cliquez sur Créer.
  3. Sous Informations générales, complétez la saisie de données requise comme suit :
    Remarque : Un astérisque (*) indique un champ obligatoire.
    • * #. Procore attribue automatiquement des numéros aux directives dans un ordre séquentiel.
      Remarques :
      • Si l'option Numéroter les directives par type est activée, le préfixe est appliqué au nouveau numéro de directive et le numéro ne peut pas être modifié. Pour en savoir plus sur cette option, consultez Configurer les paramètres avancés : Directives.
      • Si l'option Numéroter les directives par type est désactivée, le préfixe est appliqué au nouveau numéro de directive et les utilisateurs peuvent modifier le numéro. Les numéros dédoublés ne sont PAS autorisés.
    • * Type. Sélectionnez le type de directives souhaité dans la liste. Pour en savoir plus sur ces sélections, consultez Configurer les paramètres avancés : Directives.
    • *Titre. Un sujet descriptif de la directive.
  4. Continuez à ajouter des informations au besoin :
    1. Directive de. Sélectionnez le nom de la personne à l'origine de la directive.
    2. Date de réception. Sélectionnez la date à laquelle les directives ont été reçues de l'expéditeur (c'est-à-dire que l'expéditeur est la personne nommée dans le champ « Directives de »)
    3. Attention. Sélectionnez les personnes ou les groupes de distribution souhaités dans le répertoire de projets. Ce sont les destinataires à qui vous délivrerez la directive.
      Remarques :
      • Si vous cliquez sur Créer et émettre, le système enverra automatiquement une notification par courriel concernant la directive à tous les destinataires désignés.
      • Si vous cliquez sur le bouton Enregistrer comme ébauche, le système n'enverra pas de courriel aux destinataires.
    4. Distribution. Sélectionnez des personnes ou des groupes de distribution dans le répertoire du projet. Voir Ajouter un groupe de distribution au répertoire du projet. Cette action copie la directive aux personnes nommées.
      Remarque : Si vous cliquez sur le bouton Créer et envoyer par courriel ou sur Enregistrer et envoyer par courriel (qui n’est disponible que pour les utilisateurs disposant de permissions de niveau « Admin »), Procore envoie automatiquement une notification par courriel pour alerter les destinataires de la directive.
    5. Métier(s). Sélectionnez le métier applicable dans le menu déroulant. Les métiers sont configurés au niveau de la compagnie. Voir Ajouter ou supprimer des métiers.
    6. Impact sur l'échéancier : Sélectionnez l'une des options suivantes pour indiquer si la directive affectera l'échéancier du projet (c'est-à-dire retardera l'échéancier prévu du projet) : Oui, Oui (Inconnu), Non, À déterminer (à déterminer) et S.O.
    7. Privé. Cochez cette case pour masquer la directive de tout le monde, à l'exception des utilisateurs disposant d'une permission de niveau « Admin » dans l'outil Directives, des utilisateurs désignés dans le champ « Attention » et des membres du groupe de distribution par défaut. Voir Configurer les paramètres avancés : Directives.
    8. Impact financier. Sélectionnez l'un des éléments suivants pour indiquer si la déficience affectera le coût du projet (c.-à-d. ajouter des coûts au projet) : Oui, Oui (Inconnu), Non, À déterminer (TBD) et s.o..
    9. Description. Saisissez une description plus détaillée de la directive. 
    10. Pièces jointes. Pour joindre un fichier, cliquez sur Joindre des fichiers. Sélectionnez ensuite le fichier souhaité.
  5. Choisissez l'une de ces options :
    • Si vous ne souhaitez pas émettre la directive (par exemple, si vous n'êtes PAS prêt à l'envoyer aux destinataires par courriel), cliquez sur Enregistrer comme ébauche. Cela enregistre la directive au statut Ébauche dans l'affichage Liste.
      OU
    • Si vous souhaitez envoyer les directives aux destinataires par courriel, cliquez sur Créer et émettre. Cela enregistre la directive dans le statut Émis dans l'affichage Liste. (Remarque : si vous avez précédemment enregistré la directive dans le statut Ébauche et que vous l'avez mise à jour afin de l'émettre maintenant, l'étiquette du bouton indiquera Mettre à jour et émettre).

Voir également