Démarrer avec la gestion de documents - Révision de documents et approbations avec l'outil Flux de travail
Aperçu
Contexte
Il arrive souvent que les entreprises de construction doivent déplacer manuellement les documents de construction entre les dossiers et les systèmes cloisonnés au fur et à mesure que leur statut passe de travaux en cours, à en révision, à approuvés. Cela crée beaucoup de frais généraux et entraîne un potentiel d'erreurs et de reprises. Avec Gestion de documents de Procore, vous n'avez pas besoin de déplacer les documents à mesure que leur statut change, et l'accès aux révisions est modifié automatiquement une fois qu'un flux de travail de travail d'approbation est terminé. De plus, le moteur de flux de travail de travail intégré à l'outil de gestion de documents est incroyablement personnalisable et peut s'adapter à des scénarios d'approbation simples et complexes pour tout type de document.
Comment ça marche
Vous pouvez créer des modèles de flux de travail de travail personnalisés qui sont ensuite affectés aux documents téléversés dans l'outil de gestion de documents. Une fois qu'un flux de travail de travail a démarré, les participants au flux de travail de travail sont invités à examiner les documents, à les commenter éventuellement avec des annotations et à fournir un résultat d'approbation.
Lorsqu'une révision de document est examinée et est soit approuvée, soit rejetée, le statut de la révision est automatiquement mis à jour dans Procore. Cela signifie que vous n'avez pas besoin de modifier manuellement les paramètres de permission ou de déplacer les révisions entre les dossiers ou les outils après l'approbation d'un document. Lorsqu'un flux de travail de travail est créé pour un document PDF, les personnes assignées du flux de travail de travail peuvent ajouter des annotations directement au PDF au cours de leur étape dans le flux de travail de travail . Une fois le flux de travail de travail terminé, toutes les décisions de flux de travail , les annotations et les pièces jointes supplémentaires sont conservés afin qu'ils puissent être référencés ultérieurement.
Vidéo
Créer des modèles de flux de travail de gestion de documents
Pour utiliser les flux de travail pour les documents, vous devez créer un ou plusieurs modèles de flux de travail de travail dans l'outil Flux de travail de travail de Procore, puis les appliquer à vos projets.
VOIR LE TUTORIELUne fois qu'un modèle de flux de travail de travail est appliqué à un projet, vous devez le configurer avec les personnes assignées correctes dans l'onglet Flux de travail de travail de la page Configurer les paramètres de l'outil Gestion de documents avant de pouvoir l'utiliser.
Démarrer les Flux de travail de travail sur les documents
Une fois les modèles de flux de travail de travail configurés pour le projet, les flux de travail peuvent être sélectionnés pour les documents dans la colonne « Flux de travail de travail assigné ». Vous pouvez également attribuer un flux de travail de travail à plusieurs documents à la fois à l'aide de l'option Modifier en bloc.
Remarque : Si vous souhaitez exiger une sélection de flux de travail de travail pour certains documents, comme les plans, vous pouvez définir ce champ comme obligatoire dans vos exigences de téléversement.
Réviser et répondre dans un Flux de travail de travail
Une fois le flux de travail de travail d'un document démarré, une personne Personne assignée du Flux de travail de travail peut examiner le document et répondre dans le flux de travail de travail .
AJOUTER DES MARQUES
Les personnes assignées du Flux de travail de travail peuvent annoter les documents si nécessaire dans le cadre de la réponse.
Meilleures pratiques
Avant de configurer des modèles de flux de travail de travail pour l'outil de gestion de documents, tenez compte des points suivants :
- Quels processus de révision et d'approbation de documents souhaitez-vous appliquer et pour quels types de documents?
- Comment le flux d'approbation varie-t-il en fonction de l'objectif, du type ou de la source du document?
- De quelles options de réponse avez-vous besoin à chaque étape (par exemple approuvé, approuvé avec commentaire, rejeté)?
- Qui devrait être autorisé à créer et configurer les flux de travail de documents?
- Qui devrait être autorisé à gérer les flux de travail de documents actifs (par exemple les redémarrer ou modifier les personnes assignées à mi-parcours)?
Exemple
Vous trouverez ci-dessous une représentation illustrative d'un flux de travail pour le processus d'approbation de plan mécanique. Chaque case correspond à une étape spécifique, tandis que les flèches signifient les décisions prises à chaque étape.
Considérons un projet où un sous- sous-traitant en mécanique, M's Mechanical, soumet des plans pour le niveau 1. La destination initiale de ces plans est le contrôleur de document, qui effectue un contrôle d'assurance qualité (AQ).
- Si le document reçoit le statut « Rejeté » pendant le contrôle AQ, il est étiqueté comme « RJ-Rejeté » et passe à l'étape suivante intitulée « Contrôle AQ rejeté - Soumettre à nouveau ». Dans ce scénario, M's Mechanical est rapidement informé du rejet et chargé de soumettre à nouveau le document.
- Si le document reçoit le statut « Approuvé » dans le contrôle d'assurance qualité, il passe à la phase suivante, appelée « Révision du contenu technique ».
- Si le document est rejeté, il passe à l'étape suivante connue sous le nom de « Contenu technique rejeté », et il est étiqueté comme « RJ-Rejeté ».
- Dans le cas d'une approbation dans l'étape « Révision du contenu technique », le document passe à la « Révision par le consultant ».
- Le résultat peut être l'un des suivants : « Approuvé », « Approuvé avec commentaires » ou « Rejeté ». En fonction de cette décision, le document se voit attribuer le statut final de « Statut A - Approuvé », « Statut B - Approuvé avec commentaires » ou « Statut C - Rejeté ».
Remarque : Les groupes de permissions définis dans l'outil de gestion de documents déterminent qui peut afficher le document après son approbation.
- Le résultat peut être l'un des suivants : « Approuvé », « Approuvé avec commentaires » ou « Rejeté ». En fonction de cette décision, le document se voit attribuer le statut final de « Statut A - Approuvé », « Statut B - Approuvé avec commentaires » ou « Statut C - Rejeté ».
Configurez-le
Maintenant que vous en savez plus sur les flux de travail d'approbation pour l'outil de gestion de documents, vous êtes prêt à effectuer les actions suivantes dans Procore :
1. Attribuer des permissions de Flux de travail de travail
Si vous ne l'avez pas déjà fait, configurez les permissions pour les Flux de travail de travail.
Pour tous les utilisateurs qui feront partie d'un flux de travail de travail d'approbation, vous devrez attribuer des permissions granulaires pour l'outil Flux de travail de travail dans vos modèles de permissions.
Vous pouvez également personnaliser les actions que les réviseurs peuvent entreprendre sur les documents dans un flux de travail de travail actif, par exemple qui devrait pouvoir annoter les documents.
2. Créer un modèle de Flux de travail de travail de gestion de documents
Ensuite, vous devrez créer des modèles de flux de travail de travail dans l'outil Flux de travail de travail au niveau de la compagnie.
3. Affecter le Flux de travail de travail à un projet
Une fois le modèle de flux de travail de travail créé, vous devrez l'affecter aux projets sur lesquels vous souhaitez l'utiliser.
4. Configurer un Flux de travail de travail pour le projet
Avant de pouvoir utiliser les flux de travail dans l'outil de gestion de documents, vous devez configurer le flux de travail de travail pour le projet, ce qui implique d'affecter des réviseurs à des étapes individuelles. Vous pouvez également définir si vous souhaitez ou non utiliser l'un de ces modèles par par défaut pour les documents nouvellement téléversés.
5. Démarrer un Flux de travail de travail sur des documents
Lorsque les documents sont téléversés dans le projet, un flux de travail de travail peut être attribué aux documents dans la colonne « Flux de travail de travail attribué ». Une fois qu'un document est soumis, le flux de travail de travail attribué commence à la première étape et les réviseurs sont informés.
Remarque : Si vous soumettez des documents en bloc, les réviseurs recevront un seul courriel avec tous les documents nécessitant leur attention, plutôt que des courriels séparés pour les documents soumis individuellement.