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Procore

Créer un événement de changement avec l'ODG approximatif des revenus

Objectif

Pour créer un événement de modification pour un projet qui utilise Revenue ROM.

Contexte

Pour vous préparer au coût d'un changement, avant qu'il ne devienne un coût réel, vous pouvez créer un événement de changement.

Par exemple, si un chef de projet anticipe la nécessité de changer les couleurs de peinture d’un projet, il peut commencer à vous préparer à ce coût en créant un événement de changement décrivant le coût financier estimé du changement ainsi que les codes de coût qui seront affectés. Après la création d’un événement de changement, il est ensuite possible de créer une DDP (demande de prix) qui sera envoyée aux sous-traitants concernés pour la tarification. Lorsque les sous-traitants affectés créent les DDP et y répondent, les ordres de changement peuvent ensuite être créés en fonction du devis soumis.

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
    • Permissions de niveau « Standard » ou supérieures sur l'outil Événements de changement du projet.
  • Plateformes supportées :
    • Procore pour le Web
    • Procore pour Android
    • Procore pour iOS

Conditions préalables

Étapes

Créer un événement de changement avec l'ODG approximatif des revenus

  1. Accédez à l'outil Événements de changement du projet.
  2. Cliquez sur Créer.
  3. Sous Informations générales, entrez les informations suivantes :
    • Origine. Sélectionnez l'observation ou la QRT qui a entraîné cet événement de changement.
    • Nº d'événement de changement. Le système affecte les numéros d'événement de changement dans un ordre séquentiel. Si vous souhaitez personnaliser le schéma de numérotation, vous pouvez le mettre à jour avec un numéro alphanumérique (par exemple, A200 ou CE1000) et le système utilisera automatiquement ce schéma et attribuera les numéros suivants dans un ordre séquentiel.
    • Titre. Entrez un titre descriptif pour l'événement de changement.
    • Statut. Sélectionnez le statut de l'événement de changement dans cette liste :
      Remarque : Pour configurer ces statuts, voir Définir les configurations de gestion des changements par défaut.
      • Ébauche
        Sélectionnez Ébauche pour créer un événement de changement et le conserver à l'état d'ébauche.
      • Ouvert
        C'est le statut par défaut. Sélectionnez Ouvert pour indiquer que l'événement de changement est actif pendant que les utilisateurs gèrent les items associés à l'événement. Par exemple, les modifications budgétaires, les ODCPE, ODCP au contrat principal et les DDP.
      • Fermé
        Sélectionnez Fermé lorsque tous les ordres de changement et DDP requis ont été créés et que l'événement de changement est considéré comme terminé.
      • En attente
        Sélectionnez En attente si l'événement de changement nécessite une approbation avant d'être fermé.
      • Annulé
        Sélectionnez Annuler pour indiquer qu'aucun changement n'a résulté de l'événement.
        Remarques :
        • Il est recommandé de choisir ce statut au lieu de supprimer l'événement de changement. Cela garantit que le système conserve un enregistrement dans la page du registre des événements de changement pour référence future.
        • Pour afficher les événements annulés, sélectionnez Annulé ou Tout (inclure annulé) dans le menu Ajouter des filtres sur la page de registre des événements de changement.
    • Portée. Sélectionnez l'une des options disponibles dans la liste :
      • Dans la portée. Sélectionnez cette option si le coût de l'événement de changement est couvert dans le contrat d'origine. L'ODG approximatif des revenus sera défini par défaut sur Aucun revenu attendu pour tous les postes.
      • Hors de la portée. Sélectionnez cette option si le coût de l'événement de changement n'est PAS couvert dans le contrat. Dans la plupart des cas, une demande de changement sera soumise au propriétaire/client en tant que coût supplémentaire. L'ODG approximatif des revenus utilisera par défaut automatiquement le coût le plus récent pour tous les postes.
      • À déterminer. Sélectionnez cette option si le coût de l'événement de changement n'a pas encore été déterminé.
        Remarques :
        • Le paramètre de portée affecte l'ODG approximatif des revenus par défaut pour les nouveaux postes ajoutés à cet événement de changement. L'ODG approximatif des revenus pour chaque poste peut être affiché et modifié dans le mode d'enregistrement/d'affichage de l'événement de changement ou dans l'onglet Détails de l'outil de Événement de changement.
        • Si la portée est mise à jour après la création de l'événement de changement, une case apparaîtra, vous permettant de « Mettre à jour l'ODG approximatif des revenus » pour tous les postes existants afin qu'ils correspondent aux valeurs par défaut de cette portée. Cette case est cochée par défaut, décochez-la si vous souhaitez conserver vos valeurs d'ODG approximatif des revenus existantes.
        • Si l'événement de changement comporte un mélange de champs d'application différents, sélectionnez le champ d'application qui s'applique à la majorité des postes. Par exemple, si l'événement de changement comporte 10 postes et 8  postes sont hors de portée et 2 postes sont dans la portée, définissez la portée de l'événement de changement sur hors de portée afin que les 10 postes par défaut utilisent automatiquement le coût le plus récent, enregistrez et modifiez en ligne l'ODG approximatif des revenus sur les 2 postes dans la portée sur Aucun revenu attendu ; voir l'étape 5 ci-dessous.
    • Mettre à jour l'ODG approximatif des revenus. Ce champ apparaît en regard du champ Portée si vous apportez une modification dans le champ Portée. Cochez cette case si vous souhaitez que l'ODG approximatif des revenus de tous les postes soit mise à jour en fonction de la nouvelle portée que vous avez sélectionnée. Cette modification sera appliquée lorsque vous cliquerez sur le bouton Enregistrer sur cet événement de changement.
      Lorsque vous modifiez la portée sur Dans la portée ou À déterminer, l'ODG approximatif des revenus de tous les postes sera définie sur 0 USD. Lorsque vous modifiez la portée sur Hors de la portée, l'ODG approximatif des revenus de tous les postes sera définie pour utiliser automatiquement le coût le plus récent.
    • Type. Sélectionnez À déterminer, Allocation, Contingence, Changement par le propriétaire ou Transfert pour indiquer le type de coût auquel vous vous préparez. Pour savoir comment configurer les types de modification, voir Définir les configurations par défaut de la gestion des changements.
    • Raison pour le changement. Sélectionnez une raison pour le changement dans la liste déroulante. Pour savoir comment configurer les raisons pour le changement, voir Définir les configurations par défaut de la gestion des changements.
    • Description. Décrivez l’événement pouvant entraîner un changement de coûts.
    • Pièces jointes. Joignez tous les fichiers pertinents.
    • Contrat principal (pour les estimations de marge). Sélectionnez un contrat principal pour indiquer les paramètres de marge du contrat principal à utiliser pour calculer la marge sur les ODG approximatifs des revenus. Ce champ sera par défaut le contrat principal avec le plus petit numéro.
    • (Facultatif) Cliquez sur + Ajouter des lignes pour tous les engagements si vous souhaitez ajouter des lignes pour chaque domaine de travail pour tous les contrats de sous-traitance et les bons de commande non annulées ou résiliées.
  4. Cliquez sur Créer
    Remarques :
    • Si la combinaison du sous-projet, du code et du type de coût n'est pas budgétée, une fenêtre contextuelle apparaîtra vous demandant de confirmer l'ajout de ces items de ligne au budget.
    • Si OK est sélectionné, ces postes seront ajoutés directement au budget avec un « ? » à côté de chaque poste. Voir Ajouter une poste budgétaire partiel.
  5. Pour modifier le montant de l'ODG approximatif des revenus, en mode enregistrement/affichage de l'événement de changement, ou dans l'onglet Détails de l'outil Changement d'événement, modifiez en ligne chaque ODG approximatif des revenus si nécessaire :
    • Utiliser automatiquement le coût le plus récent. Si cette option est sélectionnée, le montant de l'ODG approximatif des revenus correspondra au montant du coût le plus récent. (Le coût le plus récent est la colonne existante dans la section coût de l'événement de changement, qui se met automatiquement à jour avec la valeur la plus à droite entre l'ODG approximatif des revenus, le DDP, l'engagement ou le non-engagement.) La majoration configurée dans le cadre du contrat principal calculera ce montant.
    • Aucun revenu attendu. Si cette option est sélectionnée, le montant de l'ODG approximatif des revenus sera mis à jour à 0 $. Cette option est destinée aux événements de changement dans la portée qui n'utiliseront pas un ordre de changement principal.
    • Entrée manuelle. Si cette option est sélectionnée, vous pouvez saisir n'importe quel montant. La marge configurée dans le cadre du contrat principal calculera ce montant.
  6. Cliquez sur Créer.
    Remarques :

Ajouter des postes à un événement de changement

 

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