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Procore

Créer un événement de changement avec l'ODG approximatif des revenus

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Objectif

Créer un événement de changement pour un projet qui utilise les ODG approximatif des revenus.

Contexte

Pour préparer le coût d'un changement, avant qu'il ne devienne un coût réel, vous pouvez créer un événement de changement.

Par exemple, si un chef de projet anticipe le besoin de changer les couleurs de peinture d'un projet, il peut commencer à se préparer pour ce coût en créant un événement de changement, qui décrit le coût financier estimé du changement ainsi que les codes de coût qui seront affecté. Après avoir créé un événement de changement, ils peuvent ensuite créer une demande de prix (demande de prix), qui est envoyée aux sous-traitants appropriés pour la tarification. Lorsque les appels d'offres sont créés et traités par les sous-traitants assignés, les ordres de changement peuvent ensuite être créés en fonction du devis soumis.

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
    • Permissions de niveau « Standard » ou supérieures sur l'outil Événements de changement du projet.
  • Plateformes supportées :
    • Procore pour le Web
    • Procore pour Android
    • Procore pour iOS

  • Autres façons de créer des événements de changement :

Conditions préalables

Étapes

Créer un événement de changement avec l'ODG approximatif des revenus

  1. Accédez à l'outil Événements de changement du projet.
  2. Cliquez sur + Créer.
  3. Sous Informations générales, entrez les informations suivantes :
    • Origine. Sélectionnez l'observation ou la QRT qui a entraîné cet événement de changement.
    • Nº d'événement de changement. Le système affecte les numéros d'événement de changement dans un ordre séquentiel. Si vous souhaitez personnaliser le schéma de numérotation, vous pouvez le mettre à jour avec un numéro alphanumérique (par exemple, A200 ou CE1000) et le système utilisera automatiquement ce schéma et attribuera les numéros suivants dans un ordre séquentiel.
    • Titre. Entrez un titre descriptif pour l'événement de changement.
    • Statut. Sélectionnez un statut pour l’événement de changement dans la liste déroulante. Pour en savoir plus sur les statuts par défaut de Procore, voir Quels sont les statuts par défaut des événements de changement dans Procore?. Votre administrateur Procore peut également personnaliser les options de cette liste. Voir Personnaliser les statuts des événements de changement.
    • Portée. Sélectionnez l'une des options de portée disponibles dans la liste : Dans la portée, Hors portée ou À déterminer.
       Important
      Il est important de comprendre les effets du paramètre « Portée » lorsqu'un événement de changement utilise la fonction ODG approximatif des revenus, voir Quelles sont les options de portée par défaut pour les événements de changement dans Procore?
    • Mettre à jour l'ODG approximatif des revenus. Ce champ apparaît en regard du champ Portée si vous apportez une modification dans le champ Portée. Cochez cette case si vous souhaitez que l'ODG approximatif des revenus de tous les postes soit mise à jour en fonction de la nouvelle portée que vous avez sélectionnée. Cette modification sera appliquée lorsque vous cliquerez sur le bouton Enregistrer sur cet événement de changement.
      Lorsque vous modifiez la portée sur Dans la portée ou À déterminer, l'ODG approximatif des revenus de tous les postes sera définie sur 0 USD. Lorsque vous modifiez la portée sur Hors de la portée, l'ODG approximatif des revenus de tous les postes sera définie pour utiliser automatiquement le coût le plus récent.
    • Type. Sélectionnez À déterminer, Allocation, Contingence, Changement au propriétaire ou Transfert pour indiquer le type de coût que vous préparez.  Pour savoir comment configurer les types de changement, voir Définir les configurations de gestion des changements par défaut.
    • Raison pour le changement. Sélectionnez une raison pour le changement dans la liste déroulante. Pour savoir comment configurer les raisons pour le changement, voir Définir les configurations de gestion des changements par défaut.
    • Description. Décrivez l’événement pouvant entraîner un changement de coûts.
    • Pièces jointes. Joignez tous les fichiers pertinents.
    • Contrat principal (pour les estimations de marge). Sélectionnez un contrat principal pour indiquer les paramètres de marge du contrat principal à utiliser pour calculer la marge sur les ODG approximatifs des revenus. Ce champ sera par défaut le contrat principal avec le plus petit numéro.
    • Facultatif : Cliquez sur +Ajouter des lignes pour tous les engagements pour ajouter des postes pour chaque étendue des travaux sur tous les bons de commande et sous-traitants. Cette action ne va pas créer des postes pour les bons de commande ou de contrat de sous-traitance avec le statut Résiliés ou Annulé.
  4. Cliquez sur Créer. 
    Remarques
    • Si vous utilisez un code budgétaire qui n'a PAS de poste budgétaire correspondant dans le budget de votre projet, un message contextuel s'affiche pour vous permettre de confirmer que vous souhaitez ajouter un poste budgétaire partiel au budget.
    • Cliquez sur OK pour ajouter le poste budgétaire partiel.
    • Le poste sera ajouté à votre budget et un point d’interrogation (?) apparaît sur le poste. Pour plus de détails, voir Ajouter un poste budgétaire partiel.
  5. Pour modifier le montant de l'ODG approximatif des revenus lors de l'affichage ou de la modification d'un événement de changement ou à partir de l'onglet « Détail » de l'outil Événements de changement du projet, vous pouvez modifier la valeur « ODG approximatif des revenus » en ligne comme vous le souhaitez :
    • Utiliser automatiquement le dernier coût
      Lorsque vous sélectionnez cette option, le montant de la colonne « ODG approximatif des revenus » correspond au montant de la colonne « Dernier coût ».
      • Dernier coût est la colonne existante dans la section Coût de l'événement de changement, qui se met à jour automatiquement à la valeur la plus à droite entre Coût de l'ODG approximatif, DDP, Engagement ou Non-engagement. La marge établie dans le cadre du contrat principal calculera ce montant.
    • Aucun revenu attendu
      Lorsque vous sélectionnez cette option, le montant dans la colonne « ODG approximatif des revenus » est défini à 0 $. Utilisez cette option pour les événements de changement Dans la portée lorsque les événements de changement n'entraîneront PAS un ordre de changement au contrat principal (ODCCP).
    • Saisie manuelle
      Lorsque vous sélectionnez cette option, entrez n'importe quel montant dans la colonne « ODG approximatif des revenus ». Toute marge définie sur le contrat principal calculera automatiquement ce montant pour vous.
  6. Cliquez sur Créer.
    Remarques

Ajouter des postes à un événement de changement

 Conseil
Saviez-vous qu'un utilisateur disposant des paramètres « Admin » sur l'outil Événements de changement peut activer et désactiver les paramètres « Affichage des colonnes » de l'outil Événements de changement? Pour de meilleurs résultats, les paramètres d'affichage des colonnes de votre projet doivent être déterminés au début d'un projet. Pour en savoir plus, consultez Comment fonctionnent les paramètres d'affichage des colonnes de l'outil Événements de changement?
  1. Accédez à l’outil Événements de changement du projet.
  2. Choisissez parmi ces options :
    • Cliquez sur l'onglet Détails. Recherchez ensuite l'événement de changement à mettre à jour et cliquez sur Modifier.
      edit-change-event.png
      OU
    • Suivez les étapes décrites dans Créer un événement de changement.
  3. Choisissez parmi ces options :
    • Pour ajouter un poste, cliquez sur Ajouter une ligne.
      OU
    • Pour ajouter des postes de manière groupée à partir des postes de tous les engagements du projet à l'état « Approuvé », cliquez sur Ajouter des lignes pour tous les engagements.
  4. Complétez l’entrée de données du poste comme suit :
    create-budget-code.png  
     Conseil

    Vous pouvez regrouper les postes d’événement de changement lors de la modification d’un événement de changement en cliquant sur Ajouter un groupe en haut de l’ajout de poste. Vous pouvez regrouper des postes selon les éléments suivants :

    Code de coût du sous-projet
    • Code de coût Niveau 1
    • Code de coût Niveau 2
    • Code de coût niveau 3
    • Code de coût niveau 4
    • Code de coût niveau 5
    • Code budgétaire
      Sélectionnez un code budgétaire dans la liste ou cliquez sur Créer un code budgétaire pour en créer un nouveau. Voir Qu’est-ce qu’un code budgétaire dans la SRT de Procore? 
    • Description
      Saisissez une description pour le poste. 
    • Fournisseur
      Sélectionnez le nom de la compagnie du fournisseur dans le menu déroulant. Voir Ajouter une compagnie au répertoire du projet.
    • Contrat
      Sélectionnez le bon de commande ou le contrat de sous-traitance concerné dans le menu déroulant. Voir Créer un engagement.
    • Qté
      Saisir une valeur numérique dans cette case pour indiquer le nombre d'unités qui correspondent à l'unité de mesure que vous indiquez.
    • UdM
      Sélectionnez une unité de mesure (UdM) dans la liste déroulante. Pour en savoir plus sur les sélections par défaut dans cette liste, voir Quelles unités de mesure sont incluses dans la liste principale de Procore? et Ajouter une unité de mesure à la liste principale des unités de mesure.
    • Coût unitaire
      Saisir le coût monétaire dans cette case pour indiquer le coût par unité de mesure.
    • Coût d'ODG approximatif
      Entrez une estimation numérique de l'ordre de grandeur (ODG) approximatif du coût. Cette entrée n'a AUCUN impact financier sur les valeurs des autres outils Procore. Vous pouvez ajouter l'ODG approximatif au budget en suivant les étapes de la rubrique Ajouter des colonnes source ODG approximatif de coût, DDP et coût sans engagement à l'affichage d'un budget.
      Remarques
      • Si vous utilisez les améliorations pour les données financières basées sur les unités, cette colonne capturera les modifications d'unité dans UdM à la fois sur l'ODG Rév et l'ODG des coûts.
      • Si vous suivez ces étapes pour afficher la valeur ODG approximatif dans le budget et que le poste de l’événement de changement ne comporte aucun coût, vous devrez zéro (0) pour ODG approximatif le supprimer du budget.
       
  5. Cliquez sur Mettre à jour.