Envoyer des alertes d’affectation dans la planifications des ressources

Les affectations vous permettent de gérer vos ressources en les affectant à des projets.

Vous pouvez envoyer des alertes d’affectation pour informer les personnes assignées et partager des informations clés sur leur affectation, telles que lorsqu’elles ont une nouvelle affectation ou lorsqu’il y a des mises à jour de dates, d’heures, de projets ou de lieux.

• Permissions d'utilisateur requises

• Les alertes d’affectation peuvent être envoyées à des personnes seules ou à plusieurs personnes assignées.

• Les messages sont limités à 1 200 caractères, sans compter les jetons dynamiques.

• Si les alertes d’affectation personnalisées sont activées pour les projets, elles sont envoyées à la place de l’alerte d’affectation par défaut.

• Seules les alertes d’affectation par défaut peuvent demander une réponse.

  • Selon leurs paramètres, les gens peuvent répondre aux alertes par SMS ou par courriel.

• Les alertes d’affectation ne sont pas automatiquement envoyées lors de la modification ou de la suppression en bloc d’affectations de ressources.

• À partir de la liste Affectations, vous pouvez envoyer des alertes pour des affectations individuelles ou multiples.

• À partir des tableaux des affectations ou du Gantt des affectations, vous pouvez envoyer des alertes d’affectation pour toutes les affectations du projet à une certaine date ou dans une certaine fourchette de dates.

Vous pouvez envoyer des alertes d’affectation de ressources à partir des endroits suivants dans Planification des ressources :

• Tableaux d’affectation

  • Envoyez des alertes à toutes les personnes assignées d’un projet pour une certaine date ou dans une fourchette de dates.

• Affectations Gantt

  • Envoyez des alertes à toutes les personnes assignées d’un projet pour une certaine date ou dans une fourchette de dates.

• Affectations : Gantt (bêta)

  • Envoyez des alertes à toutes les personnes assignées d’un projet pour une certaine date ou dans une fourchette de dates.

• Liste des affectations

  • Envoyez des alertes à une ou plusieurs personnes assignées.

• Liste des assignations (bêta)

  • Envoyez des alertes à une ou plusieurs personnes assignées.

À partir des tableaux des affectations, vous pouvez envoyer des alertes d’affectation pour toutes les affectations du projet à une certaine date ou dans une certaine fourchette de dates.

1. Accédez à l’outil Planification des ressources au niveau de la compagnie.

2. Cliquez sur Affectations et sélectionnez Tableaux d’affectations.

3. Cliquez sur les points de suspension du projet pour lequel vous souhaitez envoyer l’alerte d’affectation.

4. Sélectionnez Envoyer des alertes d’affectation.

5. Sélectionnez la fourchette de dates de l’alerte.

   • Jour de visionnement en cours pour envoyer l’alerte à toutes les personnes assignées avec une affectation à la date sélectionnée

   • Sélectionnez Plage de dates pour envoyer l’alerte à toutes les personnes assignées avec une affectation dans la fourchette de dates sélectionnée.

     1. Date de début. Sélectionnez la date de début de la fourchette de dates.

     2. Fin. Sélectionnez la date de fin de la fourchette de dates.

        • Sélectionnez Date et sélectionnez la Date de fin pour choisir une date de fin spécifique pour la plage.

        • Sélectionnez Semaines et entrez le nombre de semaines pour la fourchette de dates.

6. Sélectionnez le moment d’envoi de l’alerte :

   • Envoyer immédiatement. Sélectionnez cette option pour envoyer l’alerte immédiatement, puis cliquez sur Envoyer.

   • Échéancier. Sélectionnez cette option pour planifier l’envoi de l’alerte ultérieurement.

     1. Sélectionnez la date et l’heure d’envoi de l’alerte.

     2. Cliquez sur Enregistrer.

   • Enregistrer l’ébauche. Sélectionnez cette option pour enregistrer l’alerte en tant qu’ébauche. Cliquez ensuite sur Enregistrer.

7. Cliquez sur Modifier le modèle d’alerte.

8. Entrez l’objet.

9.  

   Saisissez le contenu ou le message de l’alerte. Vous pouvez sélectionner des jetons dynamiques pour afficher les données pertinentes pour le destinataire et son affectation. Afficher/Masquer les champs

   • Nom de la Personne assignée. Le prénom et le nom de la personne assignée.

   • Courriel de la Personne assignée. L’adresse courriel de la personne assignée.

   • Téléphone de la Personne assignée. Numéro de téléphone de la personne assignée.

   • Titre du poste de la Personne assignée. Le titre de poste de la personne assignée.

   • Date de début de l’assignation. La date de début de l’assignation.

   • Date de fin de l’affectation. La date de fin de l’affectation.

   • Heure de début de l’assignation. L’heure de début de l’affectation.

   • Heure de fin de l’assignation. L’heure de fin de l’affectation.

   • Jours de travail d’affectation. Les jours de travail de l’affectation.

   • Nom du projet. Le nom du projet.

   • Adresse du projet. L’adresse du projet.

   • Ville du projet. La ville du projet.

   • État du projet. L’état du projet.

   • Code postal du projet. Le code postal du projet.

   • Pays du projet. Le pays du projet.

   • Numéro de projet. Le numéro de projet.

   • État d’avancement du projet. Le statut du projet.

10. Sélectionnez le « Type de message ».

11. Cliquez sur Examiner les destinataires.

12. Cliquez sur Envoyer.

À partir de Gantt des affectations, vous pouvez envoyer des alertes pour toutes les affectations du projet à une certaine date ou dans une certaine fourchette de dates.

1. Accédez à l’outil Planification des ressources au niveau de la compagnie.

2. Cliquez sur Affectations et sélectionnez Affectations Gantt.

3. Sélectionnez Projets.
   

4. Cliquez sur les points de suspension du projet pour lequel vous souhaitez envoyer l’alerte d’affectation.

5. Sélectionnez Envoyer des alertes d’affectation.

6. Sélectionnez les dates des affectations.

   • Sélectionnez Jour de visionnement en cours pour envoyer l’alerte à toutes les personnes assignées avec une affectation à la date sélectionnée.

   • Sélectionnez Plage de dates pour envoyer l’alerte à toutes les personnes assignées avec une affectation dans la fourchette de dates sélectionnée.

     1. Date de début. Sélectionnez la date de début de la fourchette de dates.

     2. Fin. Sélectionnez la date de fin de la fourchette de dates.

        • Sélectionnez Date et sélectionnez la Date de fin pour choisir une date de fin spécifique pour la plage.

        • Sélectionnez Semaines et entrez le nombre de semaines pour la fourchette de dates.

7. Sélectionnez le moment d’envoi de l’alerte :

   • Envoyer immédiatement. Sélectionnez cette option pour envoyer l’alerte immédiatement, puis cliquez sur Envoyer.

   • Échéancier. Sélectionnez cette option pour planifier l’envoi de l’alerte ultérieurement.

     1. Sélectionnez la date et l’heure d’envoi de l’alerte.

     2. Cliquez sur Enregistrer.

   • Enregistrer l’ébauche. Sélectionnez cette option pour enregistrer l’alerte en tant qu’ébauche. Cliquez ensuite sur Enregistrer.

8. Cliquez sur Modifier le modèle d’alerte pour modifier l’alerte d’assignation.

   1. Entrez l’objet.

   2.  

      Saisissez le contenu ou le message de l’alerte. Vous pouvez sélectionner des jetons dynamiques pour afficher les données pertinentes pour le destinataire et son affectation. Afficher/Masquer les champs

      • Nom de la Personne assignée. Le prénom et le nom de la personne assignée.

      • Courriel de la Personne assignée. L’adresse courriel de la personne assignée.

      • Téléphone de la Personne assignée. Numéro de téléphone de la personne assignée.

      • Titre du poste de la Personne assignée. Le titre de poste de la personne assignée.

      • Date de début de l’assignation. La date de début de l’assignation.

      • Date de fin de l’affectation. La date de fin de l’affectation.

      • Heure de début de l’assignation. L’heure de début de l’affectation.

      • Heure de fin de l’assignation. L’heure de fin de l’affectation.

      • Jours de travail d’affectation. Les jours de travail de l’affectation.

      • Nom du projet. Le nom du projet.

      • Adresse du projet. L’adresse du projet.

      • Ville du projet. La ville du projet.

      • État du projet. L’état du projet.

      • Code postal du projet. Le code postal du projet.

      • Pays du projet. Le pays du projet.

      • Numéro de projet. Le numéro de projet.

      • État d’avancement du projet. Le statut du projet.

9. Sélectionnez le « Type de message ».

10. Cliquez sur Examiner les destinataires.

11. Cliquez sur Envoyer.

1. Accédez à l’outil Planification des ressources au niveau de la compagnie.

2. Cliquez sur Affectations et sélectionnez Gantt (bêta).

3. Cliquez avec le bouton droit sur le projet et sélectionnez Envoyer des alertes d’affectation.

4. Sélectionnez à qui envoyer l’alerte.

   • Sélectionnez cette option pour envoyer aux personnes affectées le jour de visionnement en cours.

   • Sélectionnez cette option pour envoyer aux personnes affectées dans une fourchette de dates.

     1. Sélectionnez les dates de début et de fin.

5. Facultatif : Livraison prévue

   1. Déplacez le commutateur Livraison planifiée en position ACTIVÉ.

   2. Saisissez la date d’envoi de l’alerte.

   3. Sélectionnez l’heure à laquelle envoyer l’alerte.

6. Entrez l’objet.

7.  

   Saisissez le contenu ou le message de l’alerte. Vous pouvez sélectionner des jetons dynamiques pour afficher les données pertinentes pour le destinataire et son affectation. Afficher/Masquer les champs

   • Nom de la Personne assignée. Le prénom et le nom de la personne assignée.

   • Courriel de la Personne assignée. L’adresse courriel de la personne assignée.

   • Téléphone de la Personne assignée. Numéro de téléphone de la personne assignée.

   • Titre du poste de la Personne assignée. Le titre de poste de la personne assignée.

   • Date de début de l’assignation. La date de début de l’assignation.

   • Date de fin de l’affectation. La date de fin de l’affectation.

   • Heure de début de l’assignation. L’heure de début de l’affectation.

   • Heure de fin de l’assignation. L’heure de fin de l’affectation.

   • Jours de travail d’affectation. Les jours de travail de l’affectation.

   • Nom du projet. Le nom du projet.

   • Adresse du projet. L’adresse du projet.

   • Ville du projet. La ville du projet.

   • État du projet. L’état du projet.

   • Code postal du projet. Le code postal du projet.

   • Pays du projet. Le pays du projet.

   • Numéro de projet. Le numéro de projet.

   • État d’avancement du projet. Le statut du projet.

   

8. Enregistrez ou envoyez l’alerte.

   • Cliquez sur Enregistrer l’ébauche pour enregistrer l’alerte en tant qu’ébauche.

   • Cliquez sur Envoyer pour planifier ou envoyer immédiatement les alertes.

1. Accédez à l’outil Planification des ressources au niveau de la compagnie.

2. Cliquez sur Affectations et sélectionnez Liste des affectations.

3. Cochez la case à cocher pour chaque affectation pour laquelle vous souhaitez envoyer une alerte.

4. Cliquez sur l’icône envoyer et sélectionnez quand envoyer l’alerte :

   • Envoyer immédiatement. Sélectionnez cette option pour envoyer l’alerte immédiatement, puis cliquez sur Envoyer des alertes.
     Remarque : Cela enverra l’alerte immédiatement en fonction des paramètres d’alerte par défaut ou d’affectation de projet.

   • Échéancier. Sélectionnez cette option pour planifier l’envoi de l’alerte ultérieurement.
     Remarque : Vous pouvez modifier ou envoyer l’alerte planifiée ultérieurement. Voir Gérer les alertes d’affectation planifiées.

     1. Sélectionnez la date et l’heure d’envoi de l’alerte.

     2. Cliquez sur Envoyer l’échéancier.

   • Enregistrer l’ébauche. Sélectionnez cette option pour enregistrer l’alerte en tant qu’ébauche. Cliquez ensuite sur Enregistrer les alertes d’ébauche.
     Remarque : Vous pouvez modifier ou envoyer l’ébauche ultérieurement. Voir Gérer les alertes d’affectation d’ébauche.