Envoyer un message pour la planifications des ressources
Objectif
Pour envoyer par courriel et des messages SMS (Short Message Service) aux personnes à des fins de planification des ressources.
Contexte
Lorsque vous gérez votre ressource, vous pouvez envoyer des messages pour fournir des informations utiles telles que des mises à jour de la météo, des horaires ou des informations sur certains intitulés de poste.
Éléments à considérer
- Permissions d'utilisateur requises
- Les messages envoyés dans la planifications des ressources n’apparaîtront PAS dans les courriels dans Procore.
- Par défaut, vous ne pouvez voir que le message que vous créez. Pour permettre aux autres utilisateurs de voir votre message, cochez la case « Tous les utilisateurs peuvent voir ce message » lors de la création d’un message.
- Les messages peuvent être envoyés individuellement ou à un groupe.
- Individuel.
- Le message est envoyé à chaque destinataire séparément.
- Les destinataires ne voient pas que le message a été envoyé à plusieurs personnes.
- La réponse du destinataire s’adresse uniquement à l’expéditeur du message d’origine.
- Groupe.
- Le message est envoyé comme un message unique à l’ensemble du groupe.
- Chaque destinataire peut voir toutes les personnes à qui le message a été envoyé.
- Lorsqu’un destinataire répond, tous les destinataires du groupe reçoivent la réponse dans une chaîne de messages.
- Les messages de groupe sont idéalement utilisés pour les discussions entre plusieurs personnes.
- Individuel.
- Destinataires :
- Impossible de répondre par SMS. Voir Quels messages et alertes les gens peuvent-ils répondre dans la planifications des ressources ?
Remarque : Des frais de messagerie et de données peuvent s’appliquer lors de la réception de messages SMS. - Peuvent répondre à partir de leur propre client de messagerie. Les réponses envoyées par courriel apparaissent dans votre boîte de réception. Voir Gérer votre boîte de réception pour la planifications des ressources.
- Peut répondre à l’aide de l’application planifications des ressources/LaborChart. Voir Qu’est-ce que l’application planifications des ressources/LaborChart ?
- Impossible de répondre par SMS. Voir Quels messages et alertes les gens peuvent-ils répondre dans la planifications des ressources ?
- À partir de la liste de personnes ou de l’outil Messages, vous pouvez :
- Envoyez des messages à des personnes individuelles ou à plusieurs.
- À partir des tableaux d’affectation ou du Gantt d’affectation, vous pouvez :
- Envoyez des messages à toutes les personnes affectées à un projet à une certaine date ou dans une certaine fourchette de date.
- Lors de la planification de l’envoi futur d’un message ou de la création d’un brouillon pour plusieurs destinataires, des messages individuels sont créés et gérés indépendamment pour chaque destinataire. Voir Gérer les messages planifiés pour la planifications des ressources et Gérer les brouillons de messages pour la planifications des ressources.
Étapes
Vous pouvez envoyer des messages à partir des emplacements suivants dans la planifications des ressources :
Envoyer des messages à partir de l’outil Messages
Utilisez les messages pour envoyer des messages à toute personne de votre liste de personnes dont le profil est configuré pour recevoir des messages par e-mail, SMS ou via l’application planifications des ressources/LaborChart.
- Accédez à l’outil Planification des ressources au niveau de la compagnie.
- Cliquez sur Communications et sélectionnez Messages.
- Cliquez sur Nouveau .
- Facultatif : Saisissez un sujet.
- Saisissez le message que vous souhaitez envoyer.
- Sélectionnez le « Type de message » :
- Message individuel. Sélectionnez cette option pour envoyer le même message à plusieurs destinataires, en tant que messages individuels.
- Message de groupe. Sélectionnez cette option pour envoyer le message à plusieurs destinataires.
- Cliquez sur Ajouter des destinataires et sélectionnez des destinataires supplémentaires.
Remarques :- Vous pouvez répéter cette étape pour ajouter des destinataires supplémentaires.
- Si vous devez supprimer un destinataire, cliquez sur l’icône de suppression
à côté de son nom.
- Cochez la case à cocher « Tous les utilisateurs peuvent voir ce message » pour permettre aux autres utilisateurs d’accéder au message dans l’outil Messages.
- Sélectionnez le moment d’envoi du message :
- Envoyer maintenant. Sélectionnez cette option pour envoyer le message immédiatement.
- Horaire. Déplacez la bascule pour « Planifier la livraison » en position ON pour programmer le message.
- Entrez la date et l’heure d’envoi du message planifié.
- Cliquez sur Échéancier.
- Enregistrer le brouillon. Sélectionnez cette option pour enregistrer le message en tant que brouillon.
Remarque : Vous pouvez envoyer le brouillon ultérieurement à partir de vos brouillons de messages.
Envoyer des messages à partir de la liste des personnes
- Accédez à l’outil Planification des ressources au niveau de la compagnie.
- Cliquez sur Personnes et sélectionnez Liste des personnes.
- Cochez les cases des personnes auxquelles vous souhaitez envoyer un message.
- Cliquez sur l’icône d’envoi
. - Facultatif : Saisissez un sujet.
- Saisissez le message que vous souhaitez envoyer.
- Sélectionnez le « Type de message » :
- Message individuel. Sélectionnez cette option pour envoyer le même message à plusieurs destinataires, en tant que messages individuels.
- Message de groupe. Sélectionnez cette option pour envoyer le message à plusieurs destinataires.
- Facultatif : Cliquez sur Ajouter des destinataires et sélectionnez des destinataires supplémentaires.
Remarques :- Vous pouvez répéter cette étape pour ajouter des destinataires supplémentaires.
- Si vous devez supprimer un destinataire, cliquez sur l’icône Supprimer à côté de son nom.
- Cochez la case à cocher « Tous les utilisateurs peuvent voir ce message » pour permettre aux autres utilisateurs d’accéder au message dans l’outil Messages.
- Sélectionnez le moment d’envoi du message :
- Envoyer maintenant. Sélectionnez cette option pour envoyer le message immédiatement.
- Horaire. Déplacez la bascule pour « Planifier la livraison » en position ON pour programmer le message.
- Entrez la date et l’heure d’envoi du message planifié.
- Cliquez sur Échéancier.
- Enregistrer le brouillon. Sélectionnez cette option pour enregistrer le message en tant que brouillon.
Remarque : Vous pouvez envoyer le brouillon ultérieurement à partir de vos brouillons de messages.
Envoyer des messages à partir des tableaux d’affectation
À partir des tableaux d’affectations, vous pouvez envoyer des messages à toutes les personnes ayant des affectations pour un projet à une certaine date ou dans une certaine fourchette de date.
- Accédez à l’outil Planification des ressources au niveau de la compagnie.
- Cliquez sur Affectations et sélectionnez Tableaux d’affectations.
- Cliquez sur les points de suspension
du projet pour lequel vous souhaitez envoyer le message. - Sélectionnez Envoyer un message aux gens.
- Sélectionnez à qui envoyer le message en fonction de qui a un devoir ce jour-là.
- Jour de visionnement en cours. Les personnes qui ont une affectation le jour en cours affichée sur les tableaux d’affectation.
- Plage de dates. Les personnes ayant une affectation dans une certaine fourchette de date.
- Sélectionnez la date de début de la fourchette de date.
- Sélectionnez une date de fin ou le nombre de semaines à partir de la date de début.
- Cliquez sur Créer un message.
- Facultatif : Saisissez un sujet.
- Saisissez le message que vous souhaitez envoyer.
- Sélectionnez le « Type de message » :
- Message individuel. Sélectionnez cette option pour envoyer le même message à plusieurs destinataires, en tant que messages individuels.
- Message de groupe. Sélectionnez cette option pour envoyer le message à plusieurs destinataires.
- Facultatif : Cliquez sur Ajouter des destinataires et sélectionnez des destinataires supplémentaires.
Remarques :- Vous pouvez répéter cette étape pour ajouter des destinataires supplémentaires.
- Si vous devez supprimer un destinataire, cliquez sur l’icône Supprimer à côté de son nom.
- Cochez la case à cocher « Tous les utilisateurs peuvent voir ce message » pour permettre aux autres utilisateurs d’accéder au message dans l’outil Messages.
- Sélectionnez le moment d’envoi du message :
- Envoyer maintenant. Sélectionnez cette option pour envoyer le message immédiatement.
- Horaire. Déplacez la bascule pour « Planifier la livraison » en position ON pour programmer le message.
- Entrez la date et l’heure d’envoi du message planifié.
- Cliquez sur Échéancier.
- Enregistrer le brouillon. Sélectionnez cette option pour enregistrer le message en tant que brouillon.
Remarque : Vous pouvez envoyer le brouillon ultérieurement à partir de vos brouillons de messages.
Envoyer des messages à partir du Gantt des devoirs
À partir du Gantt des affectations, vous pouvez envoyer des messages à toutes les personnes assignées du projet à une certaine date ou dans une certaine fourchette de date.
- Accédez à l’outil Planification des ressources au niveau de la compagnie.
- Cliquez sur Affectations et sélectionnez Gantt (Legacy).
- Sélectionnez Projets.
- Cliquez sur les points de suspension du projet pour lequel vous souhaitez envoyer le message.
- Sélectionnez Envoyer un message aux gens.
- Sélectionnez un destinataire en fonction de qui a un devoir ce jour-là.
- Jour de visionnement en cours. Les personnes qui ont une affectation le jour spécifique sélectionné.
- Plage de dates. Les personnes ayant une affectation dans une certaine fourchette de date.
- Sélectionnez la date de début de la fourchette de date.
- Sélectionnez une date de fin ou le nombre de semaines à partir de la date de début.
- Cliquez sur Créer un message.
- Facultatif : Saisissez un sujet.
- Saisissez le message à envoyer.
- Sélectionnez le « Type de message » :
- Message individuel. Sélectionnez cette option pour envoyer le même message à plusieurs destinataires, en tant que messages individuels.
- Message de groupe. Sélectionnez cette option pour envoyer le message à plusieurs destinataires.
- Facultatif : Cliquez sur Ajouter des destinataires et sélectionnez des destinataires supplémentaires.
Remarques :- Vous pouvez répéter cette étape pour ajouter des destinataires supplémentaires.
- Si vous devez supprimer un destinataire, cliquez sur l’icône de suppression à côté de son nom.
- Cochez la case à cocher « Tous les utilisateurs peuvent voir ce message » pour permettre aux autres utilisateurs d’accéder au message dans l’outil Messages.
- Sélectionnez le moment d’envoi du message :
- Envoyer maintenant. Sélectionnez cette option pour envoyer le message immédiatement.
- Horaire. Déplacez la bascule pour « Planifier la livraison » en position ON pour programmer le message.
- Entrez la date et l’heure d’envoi du message planifié.
- Cliquez sur Échéancier.
- Enregistrer le brouillon. Sélectionnez cette option pour enregistrer le message en tant que brouillon.
Remarque : Vous pouvez envoyer le brouillon ultérieurement à partir de vos brouillons de messages.