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Procore

Importation de codes de coût multi-niveaux dans l'outil Admin de l’entreprise

Objectif

Pour importer des codes de coût multi-niveaux dans l'outil Admin au niveau de l'entreprise.

Contexte

L'outil Admin au niveau de l'entreprise fournit à l’Administrateur Procore de votre entreprise la possibilité de créer des structures de codes de coût à multi-niveaux qui peuvent être utilisées pour gérer, effectuer des rapports et suivre les budgets associés aux projets de construction Procore de votre entreprise. La structure des codes de coût dans Procore prend en charge jusqu'à cinq (5) niveaux (alias niveaux, niveaux de détail, codes, etc.). Cette structure hiérarchique offre aux clients de Procore une grande souplesse pour définir la structure des codes de coût de l’entreprise et des projets.

La plupart des clients de Procore créent une structure de code de coût à deux (2) niveaux. Pour savoir comment importer des codes de coût personnalisés à deux (2) niveaux, voir Importation de codes de coûts à deux niveaux dans l'outil Admin de l’entreprise et Importation de codes de coût à deux niveaux dans l'outil Admin du projet.

Dans Procore, les structures de codes de coût qui contiennent trois (3) niveaux ou plus sont appelées « multi-niveaux ». Pour savoir comment importer des codes de coût multi-niveaux , vous disposez des options suivantes :

Vous pouvez également accélérer le processus d'importation et effectuer vos propres importations de codes de coût en utilisant l' application Procore Imports. 

Structure du code de coût

Éléments à considérer

  • Permissions de l’utilisateur requises :
    • Permission de niveau « Admin » sur l'outil Admin au niveau de l'entreprise.
  • Structure du code de coût :
    • Procore prend en charge jusqu'à cinq (5) niveaux de code de coût.
      Important ! Afin de prendre en charge une structure de code de coût à trois (3) niveaux ou plus, l'outil Budget au niveau du projet doit également être configuré pour utiliser l’affichage Budget standard Procore (multi-niveaux), au lieu de l’affichage Budget standard Procore. Voir les étapes ci-dessous.
  • CSI Master Format :
  • Exigences relatives au fichier CSV:
    • Pour des considérations générales sur le formatage , voir Comment préparer mes données pour l'importation dans Procore ?
    • Le fichier XLSX doit être formaté sous forme de tableau. 
    • La première ligne du tableau doit comporter un en-tête qui définit les champs du tableau.
    • Le tableau du modèle d'importation de code de coût doit contenir la ligne d'en-tête suivante :
      • Trois (3) niveaux : Code de coût niveau 1, Code de coût niveau 2, Code de coût niveau 3 et Description.
      • Quatre (4) niveaux : Code de coût niveau 1, Code de coût niveau 2, Code de coût niveau 3, Code de coût niveau 4  et Description.
      • Cinq (5) niveaux : Code de coût niveau 1, Code de coût niveau 2, Code de coût niveau 3, Code de coût niveau 4Code de coût niveau 5 et Description.
  • Informations complémentaires :

Étapes

Effectuez les étapes suivantes dans l'ordre ci-dessous :

  1. Mettez en place un affichage budgétaire multi-niveaux
  2. Téléchargez un modèle d'importation multi-niveaux
  3. Mettez à jour le modèle d'importation multi-niveaux
  4. Demandez l'importation d'un code de coût multi- niveaux
  5. Effectuez l'importation du  code de coût multi-niveaux
  6. Validez l'importation du code de coût multi-niveaux

Mettez en place un affichage budgétaire multi-niveaux

Si vous allez utiliser une structure de codes de coût avec trois (3) niveaux de codes de coût ou davantage pour un (1) ou plusieurs projets dans le compte Procore de votre entreprise, vous devrez établir un affichage budgétaire pour ce(s) projet(s) au niveau de l'entreprise.

  1. Naviguez vers l'outil Admin au niveau de l'entreprise. 
  2. Sous « Paramètres de l’outil », cliquez sur Budget.
  3. Cliquez sur Mettre en place un nouvel affichage budgétaire.
  4. Sous Affichages standard, cliquez sur Budget standard Procore (multi-niveaux).
    Dans la partie droite de la fenêtre « Créer un nouvel affichage du budget », veuillez noter que chaque niveau de code de coût dans Procore a un nom de colonne correspondant . 

    budget-multi-level.png
     
  5. Cliquez sur Créer
    Cela crée un nouvel affichage budgétaire. Vous pouvez maintenant nommer, configurer et ajuster les colonnes de votre nouvel affichage comme vous le souhaitez.
    Important ! Si votre entreprise a activé l'outil d'intégration ERP au niveau de l'entreprise et si vous prévoyez d'utiliser l’affichage Budget standard Procore (multi-niveaux)  pour les projets qui synchroniseront les données avec un système ERP intégré,vous devrez également mettre à jour les colonnes Coût direct et Projet jusqu’à ce jour. Voir Comment créer une colonne de coût direct sur un budget configurable pour les projets avec intégration ERP ?
    Pour obtenir des informations plus détaillées sur les affichages budgétaires, consultez ces rubriques :

Télécharger un modèle d’importation à multi-niveaux

Pour créer une structure de code de coût à utiliser avec le compte de votre entreprise ou un projet Procore, vous devez toujours télécharger et remplir entièrement le modèle Procore d'importation de code de coût. 
Remarque
Les modèles d'importation de Procore sont conçus pour être utilisés avec Microsoft Excel. Pour de meilleurs résultats, il est recommandé de ne mettre à jour ces modèles qu'avec Microsoft Excel et d'éviter d'utiliser d' autres programmes de tableurs (par exemple, Google Sheets, Smartsheets,etc.).

Mettez à jour le modèle d'importation multi-niveaux

Pour mettre à jour le modèle d'importation multi-niveaux, suivez les instructions figurant dans Préparer les codes de coût pour l'importation dans l'application Procore Imports.

Demandez l'importation d'un code de coût multi- niveaux

Une fois que vous aurez mis à jour le modèle, incluez-le dans votre demande. Pour demander l'importation d'un code de coût multi-niveaux pour le compte Procore de votre entreprise, vous devez être l’Administrateur Procore de votre entreprise.

Effectuez l'importation du  code de coût multi-niveaux

Après réception de votre demande, un membre de l'équipe d'importation de Procore vérifiera que votre modèle d'importation rempli répond aux exigences en matière de formatage et de données. Une fois que le modèle d'importation est accepté pour traitement, Procore effectuera l'importation pour vous. Ce processus peut prendre jusqu'à 72 heures. Vous serez averti lorsque l'importation sera terminée, afin de pouvoir valider les données importées. Voir Valider l'importation du code de coût multi-niveaux.

Valider l'importation du code de coût multi-niveaux