Guide de configuration de l’administrateur des ressources (bêta)

Aperçu

Utilisez les paramètres de l’outil Actif au Niveau compagnie pour configurer le système de classification des actifs de votre organisation. La définition d’une hiérarchie claire des types d’actifs et la personnalisation des ensembles de champs, des champs personnalisé et des groupes de statut garantissent la cohérence et la pertinence des données pour tous les actifs suivis dans les projets de votre entreprise.

Créer une hiérarchie de types d’actifs : Créez la structure de base utilisée pour classer chaque actif. Vous pouvez créer une structure imbriquée jusqu’à 10 niveaux de profondeur pour établir des catégories d’actifs granulaires parent-enfant. Voir Configurer les types d’actifs.
Configurer les ensembles de champs : Déterminez exactement quelles informations sont capturées pour un actif. Vous pouvez utiliser les par défaut ensemble de champs de Procore ou en créer personnalisé adaptés à des types d’actifs spécifiques. Voir Configurer les ensembles de champs.
Créer des champs personnalisé : Si les champs standard ne répondent pas aux exigences de suivi pour un type ou un sous-type d’actif particulier, vous pouvez concevoir vos propres champs personnalisé. Voir Configurer les champs Personnalisé.
Définir les options déroulantes standard : Assurez la cohérence des données dans vos projets en définissant la liste exacte des options disponibles dans les champs déroulants standard. Voir Configurer les champs Par défaut.
Gérer les groupes de Statut : Définissez les étapes précises du cycle de vie de vos actifs. Utilisez le groupe de Par défaut Procore ou créez des groupes de personnalisé statut pour correspondre aux flux de travail opérationnels spécifiques de votre entreprise. Voir Configurer les groupes de Statut.

Autorisations

LES ACTIFS PERMISSIONS APERÇU

Pour la configuration initiale — création de types d’actifs, création d’ensembles de champs, définition de groupes de statut et importation de la hiérarchie — les utilisateurs doivent disposer de permissions de niveau «Admin» dans l’outil administrateur Procore.

La création et les mises à jour quotidiennes d’enregistrements d’actif au niveau Projet utilisent des permissions standard au niveau Projet pour l’outil Actifs.

Les permissions requises pour effectuer chaque action sont répertoriées dans le tableau ci-dessous.

Apprenez quelles permissions d’utilisateur sont requises pour effectuer les actions décrites dans cet outil.

Certaines actions qui ont un impact sur cet outil sont effectuées dans d’autres outils Procore. Consultez la matrice Utilisateur Permissions pour la liste complète des actions effectuées dans tous les autres outils.

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L’action est disponible sur l’application Web, iOS et/ou Android de Procore.

Les utilisateurs peuvent effectuer l’action avec ce niveau de permission.

Les utilisateurs peuvent effectuer cette action avec ce niveau de permission ET une ou plusieurs exigences supplémentaires, comme des permissions granulaires.

Mesure	Lecture seule	Standard	Remarques
Ajouter des pièces jointes aux actifs Le Web	Créer des pièces jointes
Attribuer des actifs aux projets Le Web	Attribuer des actifs aux projets	Attribuer des actifs aux projets
Attribuer des ensembles de champs configurables aux types d’actifs Le Web			Les utilisateurs ont besoin de permissions de niveau 'Admin' sur l’outil Niveau compagnie Admin pour effectuer cette action.
Attribuer des groupes de Statut aux types d’actifs Le Web			Les utilisateurs ont besoin de permissions de niveau 'Admin' sur l’outil Niveau compagnie Admin pour effectuer cette action.
Configurer les types d’actifs Le Web			Les utilisateurs ont besoin de permissions de niveau 'Admin' sur l’outil Niveau compagnie Admin pour effectuer cette action.
Configurer les types de Pièce jointe pour les actifs Le Web			Les utilisateurs ont besoin de permissions de niveau 'Admin' sur l’outil Niveau compagnie Admin pour effectuer cette action.
Configurer les valeurs de champ Par défaut pour les types d’actifs Le Web			Les utilisateurs ont besoin de permissions de niveau 'Admin' sur l’outil Niveau compagnie Admin pour effectuer cette action.
Configurer la convention de dénomination pour les actifs Le Web			Les utilisateurs ont besoin de permissions de niveau 'Admin' sur l’outil Niveau compagnie Admin pour effectuer cette action.
Configurer les groupes de Statut des actifs Le Web			Les utilisateurs ont besoin de permissions de niveau 'Admin' sur l’outil Niveau compagnie Admin pour effectuer cette action.
Configurer votre affichage Le Web
Créer un affichage enregistré Le Web
Créer des actifs Le Web	Créer des actifs
Supprimer un affichage sauvegardé Le Web
Supprimer les pièces jointes d’actifs Le Web	Supprimer les pièces jointes	Supprimer les pièces jointes
Supprimer des actifs Le Web	Supprimer des actifs	Supprimer des actifs
Modifier un affichage sauvegardé Le Web
Modifier l’actif Le Web	Modifier les actifs OU Créer des actifs
Modifier les pièces jointes d’actifs Le Web	Modifier les pièces jointes
Modifier le statut des actifs Le Web	Modifier les actifs
Générer des codes QR pour les actifs Le Web
Importer des actifs Le Web	Créer des actifs
Lier les items apparentés aux actifs Le Web			Les utilisateurs doivent également disposer de permissions de niveau « Lecture seule » ou supérieures dans l’outil au niveau Projet avec l’item apparenté.
Rechercher et filtrer des actifs Le Web
Partager un affichage sauvegardé Le Web
Dissocier les items apparentés aux actifs Le Web			Les utilisateurs doivent également disposer de permissions de niveau « Lecture seule » ou supérieures dans l’outil au niveau Projet avec l’item apparenté.
Mettre à jour un affichage enregistré Le Web
Afficher les pièces jointes des actifs Le Web
Afficher les actifs Le Web
Afficher l’historique des modifications des actifs Le Web			Pour afficher les détails des items apparentés dans l’historique des modifications, les utilisateurs doivent également disposer de permissions de niveau « Lecture seule » ou supérieures dans l’outil au niveau Projet avec l’item apparenté.
Afficher les items apparentés pour les actifs Le Web			Les utilisateurs doivent également disposer de permissions de niveau « Lecture seule » ou supérieures dans l’outil au niveau Projet avec l’item apparenté.

Considérations

Contexte

Dans les paramètres Actifs de l’outil Admin de l’entreprise, vous pouvez configurer votre système de classification des actifs. Lorsque vous définissez une hiérarchie claire des types d’actifs et personnalisez les ensembles de champs, les champs Par défaut et les groupes de Statut, vous pouvez garantir la cohérence et la pertinence des données pour tous les actifs des projets de votre entreprise.

La hiérarchie des types d’actifs est la structure de base que vous construirez pour classer chaque actif. Vous pouvez créer une structure imbriquée jusqu’à 10 niveaux de profondeur pour créer des catégories granulaires. La hiérarchie peut être créée manuellement ou importée.

Éléments à considérer

Permissions d'utilisateur requises
Importation de types d’actifs
- Vous ne pouvez importer que si vous n’avez pas encore créé de type d’actif.
Création de types d’actifs
- Les types d’actifs nouvellement créés appliquent automatiquement le groupe Procore Par défaut Ensemble de champs et Statut. Vous pouvez mettre à jour ces paramètres ultérieurement en créant et en attribuant des ensembles de champs et des groupes de Statut Personnalisé.
- Les sous-types d’actifs nouvellement créés se voient attribuer les configurations Procore par défaut Ensemble de champs et Statut Group.
Suppression de types d’actifs
- La suppression d’un type d’actif supprime également définitivement tous ses sous-types.
- Avant de supprimer un typed’actif, tous les ensembles associés au type d’actif doivent être supprimés. Lorsque vous supprimez un type d’actif, toutes les informations associées au type d’actif sélectionné seront perdues.
Réorganiser les types d’actifs
- L’ordre des types d’actifs est reflété dans les menus déroulants de l’outil Actifs.
- La réorganisation n’est autorisée qu’au sein du même niveau (niveau 0 avec niveau 0, niveau 1 avec niveau 1 sous le même principal, etc.). Les déplacements entre parents ne sont pas autorisés.
- Lorsqu’un type d’actif principal est déplacé, tous ses sous-types sont automatiquement déplacés avec lui.

Créer un type d’actif (manuel)

Créer manuellement une hiérarchie de types d’actifs

Accédez à l’outil Admin au niveau compagnie.
Sous « Paramètres de l’outil », cliquez sur Actifs.
Dans l’onglet Types, cliquez sur Créer un type.
Saisissez les informations sur le type d’actif.
- Nom: Un nom descriptif pour la catégorie d’actif. Par exemple, « Équipement CVC ».
- ID: Un identifiant alphanumérique unique.
  Remarque : Il est préférable d’utiliser un séparateur pour différents niveaux hiérarchiques. Par exemple, « CVC. CHLR » pour un refroidisseur de type CVC.
- Description : Ajoutez plus de contexte sur le type d’actif.
- Activer pour autoriser la création d’actifs pour ce type: Déplacez la bascule sur ON pour permettre la création d’actifs pour ce type. Cela permet d’activer la création d’actifs à n’importe quel niveau dans la hiérarchie des types d’actifs.
Cliquez sur Créer. Le nouveau type apparaîtra dans le tableau hiérarchique.
Pour créer un sous-type, revenez à l’onglet Types.
1. À côté du Type d’actif, cliquez sur + Sous-type.
2. Saisissez les informations sur le sous-type d’actif.
  - Nom: Un nom descriptif pour la catégorie d’actif. Par exemple, « Équipement CVC ».
  - ID: Un identifiant alphanumérique unique.
    Remarque : Il est préférable d’utiliser un séparateur pour différents niveaux hiérarchiques. Par exemple, « CVC. CHLR » pour un refroidisseur de type CVC.
  - Description : Ajoutez plus de contexte sur le sous-type d’actif.
  - Activer pour autoriser la création d’actifs pour ce type: Déplacez la bascule vers ON pour permettre la création d’actifs pour ce sous-type.
3. Cliquez sur Créer.
  
  Gérer les types d’actifs
  
  Copier - Cliquez sur les points de suspension verticaux à côté du type d’actif et sélectionnez Copier. Effectuez vos mises à jour, puis cliquez sur Copier.
  
  Supprimer - Cliquezsur les points de suspension verticaux à côté du type d’actif et sélectionnez Supprimer. Cliquez sur Supprimer pour confirmer.
  
  Modifier - Cliquez sur l’icône de modification à côté du type d’actif, apportez vos modifications, puis cliquez sur Enregistrer.
  
  Réorganiser - Cliquez sur l’icône de poignée à côté de n’importe quel type d’actif et faites-le glisser vers le lieu souhaité.

Importer des types d’actifs ( en bloc )

Importer la hiérarchie des types d’actifs

Accédez à l’outil Admin au niveau compagnie.
Sous « Paramètres de l’outil », sélectionnez Actifs.
Cliquez sur l’onglet Types.
Cliquez sur Importer.
Cliquez sur Télécharger le modèle Excel.
Ouvrez le modèle sur votre ordinateur et entrez les informations requises dans le modèle :
- Niveau 1, Niveau 2.. : Un nom descriptif pour le type d’actif.
  Le niveau 1 est le type d’actif principal, comme « Équipement CVCA », et le niveau 2 est un sous-type, comme « Unité de traitement d’air ».
- ID du type d’actif : Un code alphanumérique unique. Il est préférable d’utiliser un séparateur pour différents niveaux hiérarchiques (p. ex., CVC. CHLR pour un refroidisseur de type CVC).
- Descriptif : Une description du type d’actif.
- Autoriser les actifs : Définit si des actifs peuvent être créés pour le type d’actif. Cela permet d’activer la création d’actifs à n’importe quel niveau dans la hiérarchie des types d’actifs.
Enregistrez le modèle.
Revenez à la fenêtre Importer.
Sélectionnez le fichier.
1. Cliquez sur Joindre un fichier et sélectionnez le fichier d’actifs préparé.
2. Glisser-déposer le fichier d’actifs préparé de votre ordinateur vers la boîte de téléversement.

Une fois le fichier téléversé, un Projet Statut fenêtre contextuelle affiche la progression de l’importation. Vous pouvez réduire cette fenêtre.

Les types d’actifs nouvellement créés appliquent automatiquement le groupe Procore Par défaut Ensemble de champs et Statut. Vous pouvez mettre à jour ces paramètres ultérieurement en créant et en attribuant des ensembles de champs personnalisés et des groupes de Statut, comme détaillé ci-dessous.

Gérer les types d’actifs

Accédez à l’outil Admin au niveau compagnie.
Sous « Paramètres de l’outil », sélectionnez Actifs.
Cliquez sur l’onglet Types .
- Modifier un type d’actif
  1. Cliquez sur l’icône modifier à côté du type d’actif.
  2. Apportez vos modifications.
  3. Cliquez sur l’onglet Valeurs par défaut pour mettre à jour les valeurs par défaut des chantiers.
  4. Apportez vos modifications.
  5. Cliquez sur Enregistrer.
- Copier un type d’actif
  1. Cliquez sur les points de suspension verticaux à côté du type d’actif et sélectionnez Copier.
    Remarque : Le type d’actif, ses sous-types, ainsi que les configurations de l’Ensemble de champs et du groupe de Statut sont copiés.
  2. Apportez vos modifications.
  3. Cliquez sur Copier.
- Supprimer un type d’actif
  1. Cliquez sur les points de suspension verticaux à côté du type d’actif et sélectionnez Supprimer.
  2. Cliquez sur Supprimer pour confirmer.
- Réorganiser
  1. Cliquez et maintenez l’icône de poignée à côté du type d’actif.
  2. Glisser-déposer pour déplacer un type d’actif dans le même niveau hiérarchique.
    Les modifications sont automatiquement enregistrées.

Créer un Ensemble de champs

Contexte

Les ensembles de champs paramétrables déterminent quelles informations sont capturées pour un actif. Vous pouvez utiliser les par défaut ensemble de champs de Procore ou en créer de personnalisé avec des champs standard, des champs personnalisé et des options déroulantes personnalisées.

Accédez à l’outil Admin au niveau compagnie.
Sous « Paramètres de l’outil », sélectionnez Actifs.
Cliquez sur l’onglet Ensembles de champs paramétrables.
Cliquez sur Créer un Ensemble de champs.
Entrez un nom unique pour l’ensemble de champs et cliquez sur Créer.
Dans la page « Modifier l’Ensemble de champs », cliquez sur le bouton en position ACTIVÉ pour rendre le champ visible dans la section.
OU
Cliquez sur le bouton OFF en position OFF pour masquer le champ dans la section.
Remarque : Une icône indique que le champ est visible par défaut et ne peut pas être changé en masqué.
Cochez la case à cocher obligatoire à côté des champs supplémentaires que vous souhaitez rendre obligatoires.
Facultatif : Cliquez sur Ajouter un champ personnalisé pour créer un nouveau champ personnalisé ou pour sélectionner parmi les champs personnalisé existants.
Facultatif : Cliquez sur Créer une section pour organiser les champs en différentes sections.
Cliquez sur Enregistrer les modifications.
Cliquez sur Confirmer pour enregistrer vos modifications.

Réorganiser les types d’actifs

Gérer les ensembles de champs paramétrables

Attribuer des ensembles de champs aux types d’actifs

Contexte

Les ensembles de champs paramétrables déterminent quelles informations sont capturées pour un actif. Vous pouvez utiliser les par défaut ensemble de champs de Procore ou en créer de personnalisé avec des champs standard, des champs personnalisé et des options déroulantes personnalisées.

Étapes

Accédez à l’outil Admin au niveau compagnie.
Sous « Paramètres de l’outil », cliquez sur Actifs.
Cliquez sur l’onglet Ensembles de champs paramétrables.
Localisez l’ensemble de champs configurable que vous souhaitez appliquer aux types d’actifs.
Cliquez sur le lien dans la colonne « Types d’actifs assignés ».
Sélectionnez les types d’actifs auxquels attribuer cet ensemble de champs.
Cliquez sur Attribuer.
Cliquez sur Enregistrer les modifications pour confirmer.

Créer un champ Personnalisé

Gérer les champs personnalisé

Accédez à l’outil Niveau compagnie Admin, sélectionnez Actifs sous Paramètres de l’outil. Dans le tableau Champs personnalisé, vous pouvez modifier ou supprimer un chantier personnalisé.

Modifier un champ Personnalisé

Dans le champ personnalisé que vous souhaitez modifier, cliquez sur Modifier.
L’écran Modifier le champ s’affiche, où vous pouvez apporter vos modifications.
Cliquez sur Mettre à jour pour enregistrer vos modifications.

Supprimer un champ personnalisé

Remarque : Vous ne pouvez pas supprimer un champ personnalisé s’il est affecté à un ensemble de champs.

Dans le champ personnalisé que vous souhaitez supprimer, cliquez sur l’icône Supprimer .
Un écran de confirmation apparaît indiquant que l’action ne peut pas être annulée et que toutes les données associées au champ personnalisé sélectionné seront supprimées.
Cliquez sur Supprimer pour confirmer la suppression du champ personnalisé.

Pièce jointe

Contexte

Pour assurer la cohérence des données, vous pouvez définir des catégories le type de document associé à l’actif, comme les manuels ou les certificats.

Étapes

Accédez à l’outil Admin au niveau compagnie.
Sous « Paramètres de l’outil », cliquez sur Actifs.
Cliquez sur l’onglet Champs Par défaut.
Cliquez sur le curseur pour développer le type de Pièce jointe.
Cliquez sur Modifier.
Modifiez les options du type de Pièce jointe si nécessaire :
- Pour renommer une option, cliquez dans le champ Nom et apportez vos modifications.
- Cochez ou décochez la case à cocher Actif pour activer ou désactiver le type de pièce jointe.
- Pour ajouter une option, cliquez sur Ajouter une option.
- Pour supprimer une option, cliquez sur l’icône Supprimer .
Cliquez sur Enregistrer.

Norme de dénomination

Contexte

Les administrateurs Procore peuvent configurer des normes de dénomination et des règles de génération automatique afin que les noms d’actifs suivent un format cohérent dans tous les projets. Cela permet d’éviter les doublons et d’obtenir des données plus propres pour les rapports et la transfert. Vous pouvez également créer des conventions de dénomination spécifiques au projet dans l’outil Actifs au Niveau projet.

Étapes

Accédez à l’outil Admin au niveau compagnie.
Sous « Paramètres de l’outil », cliquez sur Actifs.
Cliquez sur l’onglet Champs Par défaut.
Cliquez sur le curseur à côté de Dénomination standard pour développer la section.
Cliquez sur Créer.
Modifiez ou créez des options pour la norme de dénomination si nécessaire :
- Cliquez sur l’icône Ajouter et cochez les cases à cocher des champs que vous souhaitez ajouter ou supprimer de votre norme de dénomination. Cliquez sur Enregistrer les modifications.
- Cliquez sur l’icône de poignée et faites glisser le champ au bon endroit dans l’ordre.
- Cliquez sur l’icône X pour supprimer le champ.
- Cliquez sur Configurer les valeurs de champ pour gérer les valeurs de secours et les règles de formatage afin de garantir que vos ID d’actif génèrent de manière cohérente. Cliquez sur Enregistrer les modifications.
- Sélectionnez la valeur Séparateur dans la liste déroulante.
Cliquez sur Configurer les valeurs des champs.
- Entrez les valeurs de secours si les champs ne sont pas disponibles pour certains types d’actifs.
- Sélectionnez la longueur de champ pour chaque champ dans la convention de dénomination.
- Si vous avez ajouté des champs personnalisés à sélection unique, cliquez sur Modifier les valeurs définies ou Définir les valeurs des champs.
  1. Saisissez des codes courts (2 à 4 caractères) pour chaque option déroulante.
  2. Cliquez sur Enregistrer les valeurs des champs.
Passez en revue l’aperçu, puis cliquez sur Enregistrer.

Considérations

Contexte

Les groupes de Statut définissent les étapes du cycle de vie d’un actif. Vous pouvez utiliser le groupe Par défaut de Procore ou en créer des groupes personnalisés pour correspondre à vos flux de travail spécifiques.

Les statuts sont regroupés en trois états principaux :

État	Statut par défaut
Nouveau	Planifié, en conception, en entrepôt, arrivé sur place, installé, pré-démarrage, mis en service, prêt pour la livraison
Fonctionnement	Actif, En cours d’entretien
Mis hors service	Inactif - Non utilisé, inactif - Remplacé

Éléments à considérer

Permissions d'utilisateur requises
Attribution de groupes de Statut
- Vous ne pouvez attribuer des groupes de Statut aux types d’actif que si le type et le sous-type d’actif n’ont pas encore d’enregistrement d’actif.
Création de groupes de Statut
- Tous les statuts doivent être mappés à un état standard : Nouveau, En exploitation, Désaffecté.
Suppression de groupes de Statut
- Vous ne pouvez pas supprimer un statut d’un groupe s’il est actuellement utilisé par un actif.
- Le bouton Supprimer est désactivé si le groupe de statut est affecté à un type ou un sous-type d’actif. Vous devez annuler l’attribution avant de pouvoir la supprimer.

Créer un groupe de Statut

Étapes

Accédez à l’outil Admin au niveau compagnie.
Sous « Paramètres de l’outil », cliquez sur Actifs.
Cliquez sur l’onglet Groupes de Statut.
Cliquez sur Créer un groupe de Statut.

Conseil
Vous pouvez également copier le groupe de Statut Par défaut Procore pour l’utiliser comme point de départ pour un nouveau groupe personnalisé.

5. Entrez le nom et la description du nouveau groupe de Statut.

6. Saisissez vos statuts :

Attribuez une couleur au statut pour faciliter l’identification.
Saisissez un titre de Statut. Par exemple, « En attente d’installation ».
Sélectionnez l’état de Statut : Nouveau, En exploitation ou Désaffecté.

7. Cliquez sur Ajouter un Statut pour ajouter une nouvelle ligne, puis répétez l’étape 6 pour chaque ligne.

8. Créer le groupe de Statut

Cliquez sur Attribuer plus tard pour créer simplement le groupe de statut.
Cliquez sur Créer et attribuer pour créer le groupe de statut.
- Sélectionnez les types ou sous-types d’actifs, puis cliquez sur Attribuer.
  Gérer les groupes de statut
  - Copier - Cliquez sur l’icône copier à côté du groupe de statut pour le dupliquer. Apportez vos mises à jour au nouveau groupe de statut, puis cliquez sur Attribuer plus tard ou Créer et attribuer.
  - Supprimer - Cliquezsur l’icône supprimer à côté du groupe de statut et sélectionnez Supprimer. Cliquez sur Supprimer pour confirmer.
  - Modifier - Cliquez sur l’icône modifier à côté du groupe de statut, apportez vos modifications, puis cliquez sur Enregistrer.
  - Réorganiser - Cliquez sur l’icône de poignée à côté de n’importe quel groupe de statut et faites-la glisser vers le lieu souhaité.

Attribuer des groupes de Statut aux types d’actifs

Étapes

Accédez à l’outil Admin au niveau compagnie.
Sous « Paramètres de l’outil », cliquez sur Actifs.
Cliquez sur l’onglet Groupes de Statut.
Recherchez le groupe de statut auquel vous souhaitez appliquer les types d’actifs.
Cliquez sur le lien dans la colonne « Types d’actifs assignés ».
Sélectionnez les types d’actifs auxquels attribuer ce groupe de statut.
Cliquez sur Attribuer.
Cliquez sur Enregistrer les modifications pour confirmer.

Aperçu

Autorisations

LES ACTIFS PERMISSIONS APERÇU

Considérations

Contexte

Éléments à considérer

Créer un type d’actif (manuel)

Créer manuellement une hiérarchie de types d’actifs

Gérer les types d’actifs

Importer des types d’actifs ( en bloc )

Importer la hiérarchie des types d’actifs

Gérer les types d’actifs

Créer un Ensemble de champs

Contexte

Attribuer des ensembles de champs aux types d’actifs

Contexte

Étapes

Créer un champ Personnalisé

Gérer les champs personnalisé

Modifier un champ Personnalisé

Supprimer un champ personnalisé

Pièce jointe

Contexte

Étapes

Norme de dénomination

Contexte

Étapes

Considérations

Contexte

Éléments à considérer

Créer un groupe de Statut

Étapes

Conseil

Gérer les groupes de statut

Attribuer des groupes de Statut aux types d’actifs

Étapes