Importer des actifs dans la version bêta de l’outil Actifs de l’Entreprise

Vous pouvez importer des actifs pour créer de nouveaux dossiers ou mettre à jour ceux existants. En cas d’importation à partir de l’outil Actifs du projet, les actifs sont ajoutés à la fois au projet et à l’outil Actif de l’entreprise.

• Permissions d’Utilisateur requises
• Les champs obligatoires varient selon le type d’actif et l’ensemble de champs associés.

• L’ID d’actif doit être unique, car chaque instance individuelle est un actif physique distinct, généralement avec son propre numéro de série, et est suivi indépendamment.

• Les enregistrements avec le même ID d’actif sont mis à jour.

• Les types de champs suivants ne sont actuellement pas pris en charge dans l’importation Excel et sont exclus des modèles d’importation : Répertoire Utilisateur de projet (sélection unique), Répertoire Utilisateur de projet (sélection multiple), Utilisateur d’outils (sélection unique) et champs Entreprise.

• Plusieurs importations peuvent être effectuées en même temps. Lorsque des doublons apparaissent dans les fichiers, la première version traitée est acceptée; d’autres sont signalés.

• Erreurs

  • Si une entrée échoue, vous pouvez télécharger un fichier d’erreur répertoriant toutes les lignes ayant échoué, avec une raison d’erreur expliquant le problème spécifique pour chaque saisie.

  • L’erreur « En-tête de colonne » est causée par un en-tête de colonne renommé ou modifié dans le modèle d’importation. Par exemple, la colonne « ID du type d’actif » doit être étiquetée exactement comme cela - des variations telles que « Code de type d’actif » entraîneront l’échec de l’importation. Téléchargez une nouvelle copie du modèle, conservez les en-têtes inchangés et réessayez l’importation.

Vous devez configurer l’outil Actifs avant de les créer. Suivez le Guide de configuration des actifs ou configurez les paramètres suivants :

• Configurer les types d’actifs

• Configurer les champs Par défaut pour les actifs

• Attribuer des ensembles de champs configurables aux types d’actifs

• Configurer les groupes de Statut des actifs

• Attribuer des groupes de Statut aux types d’actifs

• Créer de nouveaux actifs

• Mettre à jour les actifs existants

1. Accédez à l’outil Actif de l’entreprise.

2. Cliquez sur Importer et sélectionnez Importer depuis Excel.

3. Sélectionnez Créer nouveau.

4. Indiquez si vous souhaitez télécharger un modèle par ensemble de champs ou avec les champs d’un type d’actif spécifique.

   1. Ensemble de champs - Téléchargez un modèle avec un ensemble de champs spécifique.

      1. Sélectionner par Ensemble de champs

      2. Sélectionnez l’Ensemble de champs.

   2. Type d’actif - Téléchargez un modèle pour un type d’actif spécifique.

      1. Sélectionner par type d’actif.

      2. Sélectionnez le type d’actif.

5. Ouvrez le modèle et suivez les instructions dans l’onglet « Actifs ».

6. Préparez le fichier selon les instructions.

   Champs standard Afficher/Masquer les champs

   • Type : La catégorie ou le type de l’actif. Vous ne pouvez sélectionner un sous-type qu’à la toute fin d’une hiérarchie (un « nœud feuille »). Une fois que vous avez sélectionné un type, le formulaire est automatiquement mis à jour pour afficher des champs supplémentaires en fonction de l’ensemble de champs attribué à ce type d’actif.

   • Métier : Le métier associé à l’actif.

   • Nom : Un nom descriptif pour l’actif.

   • Identifiant : Un code alphanumérique unique pour l’actif. Ce code doit être unique à l’ensemble de l’entreprise.

   • Statut : statut opérationnel actuel de l’actif. Ce champ reste désactivé jusqu’à ce qu’un type d’actif soit sélectionné. Une fois le type choisi, la liste déroulante est remplie avec les statuts définis dans le groupe de statut attribué à ce type d’actif.

   • Crédit photo : Une photo d’espace réservé ou représentative. Le téléversement d’une nouvelle photo remplacera l’existante.

   • Lieu : Le lieu physique de l’actif dans la hiérarchie des lieu du projet.

   • Latitude : Coordonnée de latitude de l’actif pour prendre en charge le positionnement basé sur une carte.

   • Longitude: La coordonnée de longitude de l’actif pour prendre en charge le positionnement basé sur une carte.

   • Descriptif : Des détails ou des notes supplémentaires pour décrire l’actif et fournir un contexte supplémentaire.

7. Enregistrez le fichier.

8. Sélectionnez le fichier.

   • Cliquez sur Joindre un fichier et sélectionnez le fichier d’actifs préparé.

   • Glisser-déposer le fichier d’actifs préparé de votre ordinateur vers la boîte de téléversement.

9. Cliquez sur Importer.

1. Accédez à l’outil Actif de l’entreprise.

2. Cliquez sur Importer et sélectionnez Importer depuis Excel.

3. Sélectionnez Mettre à jour existant.

4. Mettez à jour un modèle précédemment importé avec les nouvelles informations.

   Champs standard Afficher/Masquer les champs

   • Type : La catégorie ou le type de l’actif. Vous ne pouvez sélectionner un sous-type qu’à la toute fin d’une hiérarchie (un « nœud feuille »). Une fois que vous avez sélectionné un type, le formulaire est automatiquement mis à jour pour afficher des champs supplémentaires en fonction de l’ensemble de champs attribué à ce type d’actif.

   • Métier : Le métier associé à l’actif.

   • Nom : Un nom descriptif pour l’actif.

   • Identifiant : Un code alphanumérique unique pour l’actif. Ce code doit être unique à l’ensemble de l’entreprise.

   • Statut : statut opérationnel actuel de l’actif. Ce champ reste désactivé jusqu’à ce qu’un type d’actif soit sélectionné. Une fois le type choisi, la liste déroulante est remplie avec les statuts définis dans le groupe de statut attribué à ce type d’actif.

   • Crédit photo : Une photo d’espace réservé ou représentative. Le téléversement d’une nouvelle photo remplacera l’existante.

   • Lieu : Le lieu physique de l’actif dans la hiérarchie des lieu du projet.

   • Latitude : Coordonnée de latitude de l’actif pour prendre en charge le positionnement basé sur une carte.

   • Longitude: La coordonnée de longitude de l’actif pour prendre en charge le positionnement basé sur une carte.

   • Descriptif : Des détails ou des notes supplémentaires pour décrire l’actif et fournir un contexte supplémentaire.

   Remarque : Vous pouvez également télécharger un modèle pour cet actif sous l’option Créer nouveau et ajouter des lignes pour les enregistrements que vous souhaitez mettre à jour. Une fois importés, les enregistrements avec un ID d’actif correspondant seront mis à jour dans le registre de l’Entreprise.

5. Sélectionnez le fichier.

   • Cliquez sur Joindre un fichier et sélectionnez le fichier d’actifs préparé.

   • Glisser-déposer le fichier d’actifs préparé de votre ordinateur vers la boîte de téléversement.

6. Cliquez sur Importer.