Comment Procore décide-t-il quelle version du document est la plus récente dans l'outil de gestion de documents?
Contexte
Les utilisateurs peuvent modifier le document affiché comme le plus récent en réorganisant les révisions du document, mais Procore utilise des facteurs supplémentaires pour décider quel document est « le plus récent » dans un contexte donné. Les documents stockés dans l'outil de gestion de documents sont souvent accessibles via des liens de courriel à partir de l'intégration de l'outil de Flux de travail de travail ou des liens dans les items de correspondance et les courriels. Ces contextes affectent la révision du document qui est considérée comme la plus récente.
De plus, l'outil de gestion de documents utilise des collections pour organiser les documents de projet. Les filtres d’une collection fournissent un contexte nécessaire pour un public particulier. Par exemple, dans une collection Publié, un utilisateur sur le chantier ne voit que les révisions de document approuvées , ce qui signifie qu'il ne voit pas nécessairement la dernière révision de chaque document. En revanche, un réviseur de documents utilise la collection En révision pour accéder aux révisions de documents en cours nécessitant des travaux ou des approbations avant la publication. De cette façon, Procore montre à l'utilisateur sur le chantier la révision 3 d'un document parce qu'il est « le plus récent » dans la collection Publié (comme indiqué ci-dessous), tandis que le réviseur voit la révision 4 du même document (via la collection En révision), mais ils sont les deux visualisent la révision appropriée pour le travail qu'ils essaient de faire.
Réponse
L'outil de gestion de documents est conçu pour présenter les dernières révisions de document en fonction du contexte dans lequel un utilisateur a trouvé le document et des filtres appliqués. Ce tableau montre comment différents contextes affectent la révision du document présentée et la bannière d'avertissement qui s'affiche lorsqu'un utilisateur accède à une révision différente de celle que Procore considère par défaut pour ce contexte.
| Contexte | Révision du document que Procore considère comme la plus récente | Exemple dans l'image ci-dessus | Texte de la bannière qui apparaît si l'utilisateur s'éloigne de la dernière révision dans ce contexte |
|---|---|---|---|
| Courriel de l’item de correspondance : Cliquer sur un lien à partir d’un courriel de correspondance Procore ou d’un item | Dernière révision dans le conteneur de documents. | V5 | « La dernière révision à laquelle vous êtes autorisé. La révision n’est pas la révision la plus récente à laquelle vous êtes autorisé à » |
| Courriel de Flux de travail de travail : cliquez sur un lien dans le courriel de Procore concernant les tâches nécessaires pour un flux de travail de travail d'approbation. | Dernière révision de la collection « En cours de révision » (qui est la dernière révision avec un flux de travail de travail en cours). | V4 | « Pas la dernière révision dans En révision. La révision n'est pas la plus récente basée sur la collection à partir de laquelle vous l'avez ouverte" |
| Affichage enregistré « Tous les documents »: Accès à un document à partir de l'affichage enregistré « Tous les documents » en bas du panneau Affichages enregistrés, avec le bouton « Dernière révision » sélectionné. | Dernière révision dans le conteneur de documents. | V5 | « La dernière révision à laquelle vous êtes autorisé. La révision n'est pas la révision la plus récente pour laquelle vous êtes autorisé à" |
| Collection « Publiée » : Accès à un document de la collection « Publiée » fournie par le système. | Dernière révision dans la collection « Publiée » (qui est la dernière révision « approuvée »). | V3 | « Pas la dernière révision à l'intérieur publiée. La révision n'est pas la plus récente basée sur la collection à partir de laquelle vous l'avez ouverte. » |
| Collection « En révision » : accès à un document de la collection « En révision » fournie par le système. | Dernière révision de la collection « En cours de révision » (qui est la dernière révision avec un flux de travail de travail en cours). | V4 | « Pas la dernière révision dans En révision. La révision n'est pas la plus récente basée sur la collection à partir de laquelle vous l'avez ouverte. » |
| Collection personnalisée : Accéder à un document à partir d'une collection personnalisée créée par un administrateur de projet, telle que «pré-construction-construction ». | Dernière révision dans le contexte de la collection. | Dépend de la collection/ filtres d'affichage enregistrés |
« Pas la dernière révision à l'intérieur de [nom de la collection]. La révision n'est pas la plus récente basée sur la collection à partir de laquelle vous l'avez ouverte. » |
| appareil mobile : Accéder à un document à partir d'un appareil mobile à l'aide de l'application iOS ou Android Procore. | Voir les contextes pertinents dans les lignes ci-dessus avec ces exceptions : L'application mobile n'a pas de collection « En cours de révision » ou d'affichage enregistré « Tous les documents ». | Dépend | Voir les contextes ci-dessus. |
Exemples des deux types de bannière d'avertissement de révision :
L'utilisateur a quitté la dernière révision dans un conteneur de documents :
L’utilisateur s’est éloigné de la dernière révision dans le contexte d’une collection :
