Comment Procore décide-t-il quelle version du document est la plus récente dans l'outil de gestion de documents?
Contexte
Les utilisateurs peuvent modifier le document qui s’affiche comme étant le plus récent en réorganisant les versions du document, mais Procore utilise des facteurs supplémentaires pour décider quel document est « le plus récent » dans un contexte donné. Les documents stockés dans l’outil de gestion de documents sont souvent accessibles via des liens de courriel provenant de l’intégration de l’outil Flux de travail ou des liens dans les items de correspondance et les courriels. Ces contextes ont une incidence sur la version du document considérée comme la plus récente.
De plus, l’outil Gestion des documents utilise des collections pour organiser les documents du projet. Les filtres d’une collection fournissent le contexte nécessaire à un public particulier. Par exemple, à l’intérieur d’une collection publiée, un utilisateur de terrain ne voit que les versions de document approuvées , ce qui signifie qu’il ne voit pas nécessairement la dernière version de chaque document. En revanche, un réviseur de documents utilise la collection En cours de révision pour accéder aux versions de documents en cours nécessitant un travail ou des approbations avant publication. De cette façon, Procore montre à l’utilisateur sur le terrain la version 3 d’un document parce qu’elle est « la plus récente » dans la collection publiée (comme indiqué ci-dessous), tandis que le réviseur voit la version 4 du même document (via la collection En cours de révision, non illustrée ici), mais ils consultent tous les deux la version correcte pour le travail qu’ils essaient de faire.
Réponse
L’outil de gestion de documents est conçu pour présenter la dernière version du document en fonction du contexte dans lequel un utilisateur a trouvé le document et des filtres appliqués. Ce tableau montre comment différents contextes affectent la version du document présentée et quelle bannière d’avertissement apparaît lorsqu’un utilisateur accède à une version différente de celle que Procore considère comme par défaut pour ce contexte.
| Contexte | Version du document que Procore considère comme la plus récente | Exemple dans l'image ci-dessus | Texte de bannière qui apparaît si l’utilisateur navigue en dehors de la dernière version dans ce contexte |
|---|---|---|---|
| Courriel de l’item de correspondance : Cliquer sur un lien à partir d’un courriel de correspondance Procore ou d’un item | Dernière version dans le conteneur de documents. | V5 | « Ce n’est pas la dernière version que vous avez l’autorisation d’utiliser. La version n’est pas la version la plus récente pour laquelle vous avez l’autorisation. |
| Courriel de Flux de travail de travail : cliquez sur un lien dans le courriel de Procore concernant les tâches nécessaires pour un flux de travail de travail d'approbation. | Dernière version de la collection 'In Review' (qui est la dernière version avec un flux de travail en cours). | V4 | "Ce n’est pas la dernière version d’In Review. La version n’est pas la plus récente en fonction de la collection à partir de laquelle vous l’avez ouverte. |
| Affichage enregistré « Tous les documents »: Accès à un document à partir de l’affichage enregistré « Tous les documents » en bas du panneau Affichages enregistrés, avec le bouton « Dernière version » sélectionné. | Dernière version dans le conteneur de documents. | V5 | « Ce n’est pas la dernière version que vous avez l’autorisation d’utiliser. La version n’est pas la version la plus récente pour laquelle vous avez l’autorisation. |
| Collection « Publiée » : Accès à un document de la collection « Publiée » fournie par le système. | Dernière version de la collection « Publié » (qui est la dernière version « approuvée »). | V3 | "Ce n’est pas la dernière version dans Published. La version n’est pas la plus récente en fonction de la collection à partir de laquelle vous l’avez ouverte. |
| Collection « En révision » : accès à un document de la collection « En révision » fournie par le système. | Dernière version de la collection « In Review » (qui est la dernière version avec un flux de travail en cours). | V4 | "Ce n’est pas la dernière version d’In Review. La version n’est pas la plus récente en fonction de la collection à partir de laquelle vous l’avez ouverte. |
| Collection personnalisée : Accéder à un document à partir d'une collection personnalisée créée par un administrateur de projet, telle que «pré-construction-construction ». | Dernière version dans le contexte de la collection. | Dépend de la collection/ filtres d'affichage enregistrés |
« Ce n’est pas la dernière version à l’intérieur de [nom de la collection]. La version n’est pas la plus récente en fonction de la collection à partir de laquelle vous l’avez ouverte. |
| appareil mobile : Accéder à un document à partir d'un appareil mobile à l'aide de l'application iOS ou Android Procore. | Voir les contextes pertinents dans les lignes ci-dessus avec ces exceptions : L'application mobile n'a pas de collection « En cours de révision » ou d'affichage enregistré « Tous les documents ». | Dépend | Voir les contextes ci-dessus. |
Exemples des deux types de bannières d’avertissement de version :
Remarque : Procore est en train de changer « Révision » en « Version » dans les bannières.
L’utilisateur a quitté la dernière version dans un conteneur de documents :
L’utilisateur a quitté la dernière version dans le contexte d’une collection :
