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Procore

Comment Procore remplit-il automatiquement les montants d'une facture au propriétaire?

Contexte

Lors de la création d'une facture au propriétaire, Procore vous permet de gagner du temps en remplissant automatiquement les champs de la facture en extrayant les données d'autres outils Procore, y compris :

  • Les montants owner invoice pour la période de facturation sélectionnée dans les statuts Approuvé et En attente d'approbation du propriétaire.
  • Tout montant de coût direct, lorsque la « Date de réception » se trouve dans la période de facturation sélectionnée et que le coût direct a le statut Approuvé.
  • Tout ordre de changement d'engagement (OCE) au statut Approuvé dont les montants figurent dans un ordre de changement au contrat principal (ODCCP).

Réponse

Lorsque vous créez un owner invoice, un message de confirmation vous invite à décider si vous souhaitez que Procore remplisse automatiquement les champs de la facture en utilisant les montants saisis dans les ODCE, les coûts directs et les factures de votre projet.

prefill-owner-invoice.png

Lorsque vous répondez à ce message, vous avez les choix suivants :

 
 

  • Annuler. Ferme la fenêtre.
  • Non merci. N'autorise PAS Procore à remplir automatiquement la facture.
  • Oui. Autorise Procore à remplir automatiquement les montants sur la facture. Procore n'inclut que les montants de la période de facturation en cours. La facture est conçue pour être facturée par « Division » et par « Code de coût » et inclut automatiquement les données des colonnes « Travail terminé » et « Matériaux actuellement stockés ».
     Conseil

    Pour vous assurer que Procore inclut les valeurs en dollars souhaitées, veillez à ce que les items suivants correspondent à la « Division » ou au « Code de coût » du poste du contrat principal :

    • Le code de coût et le type de coût sur la facture du propriétaire doivent correspondre à ceux du contrat principal.
    • Le code de coût et le type de coût des postes de coût direct doivent correspondre à ceux du contrat principal.
    Lorsque vous cliquez sur Oui dans le message de confirmation, la facture correspondante en format PDF et toutes les factures et les coûts directs en format PDF en pièce jointe de la période de facturation d'engagement sélectionnée sont intégrés dans un seul fichier PDF et sont automatiquement jointes à votre nouvelle facture propriétaire sous le champ Pièces jointes.

Comment Procore utilise vos données pour remplir automatiquement la facture 

Pour que Procore complète correctement une facture en utilisant les montants de vos subcontractor invoice et des coûts directs pour la période de facturation d'un engagement, ce qui suit doit être vrai :

Pour les montants de coûts directs

  • Les montants des coûts directs doivent avoir le statut Approuvé.
  • La « date de réception » du coût direct doit être comprise entre la « Date de début » et la « Date de fin » de la période de facturation de l'engagement.
  • Seuls les coûts directs de l'outil des coûts directs du projet seront copiés. 
     Important
    Pour les clients utilisant les outils Intégration PRE, gardez à l'esprit que Procore ne copie PAS les coûts directs de PRE sur les factures au propriétaire.

Pour les montants des factures des sous-traitants

  • Le subcontractor invoice doit être associé à la période de facturation d'engagement sélectionnée.
  • Le subcontractor invoice doit avoir le statut Approuvé, Approuvé comme noté ou En attente d'approbation par le propriétaire.
  • Le subcontractor invoice doit avoir au moins un (1) poste.
  • Les postes subcontractor invoice doivent respecter une des conditions suivantes :
    • Le code de coût et le type de coût du poste doivent correspondre au code et au type de coût sur le subcontractor invoice et/ou le poste de coût direct.
      OU
    • Le code de coût sur le poste doit être un membre de la division. Par exemple, supposons qu'il existe un poste sur un subcontractor invoice pour le code de coût 03-300 et un poste distinct pour la division 03. Dans ce scénario, le montant du poste pour le code de coût 03-300 sera copié sur le poste pour la division 03.
       Mise en garde

      Si une facture de sous-traitant comporte plusieurs postes sur un subcontractor invoice et/ou un poste à coût direct qui partage le même code de coût et le même type de coût, il est important de garder à l'esprit que Procore dupliquera le montant sur les DEUX postes de la facture du propriétaire, en doublant le montant de la facture. Pour éviter ce problème, il est important de vous assurer que vous ne disposez que d'un seul poste par combinaison code de coût/type de coût.  

  • Si vous choisissez de compiler la sauvegarde de votre subcontractor invoice (voir Compiler la sauvegarde de la facture du sous-traitant), la sauvegarde compilée sera jointe à votre facture. La sauvegarde de la facture compilée comprendra également la version DocuSign des PDF si DocuSign est utilisé.
  • Une fois la facture créée, il n'y a actuellement aucune option pour copier les subcontractor invoice ou les coûts directs à un moment ultérieur pour cette même facture (autre que la saisie manuelle des montants).

Pour les coûts directs et les montants des factures des sous-traitants

  • Une fois la facture créée, il n'y a actuellement aucune option pour copier les subcontractor invoice ou les coûts directs à un moment ultérieur pour cette même facture (autre que la saisie manuelle des montants).
  • Uniquement les montants des subcontractor invoice et des coûts directs seront copiés. S'ils sont révisés dans la facture et le coût direct après avoir été copiés dans la facture, la facture ne sera pas mise à jour avec les montants révisés.
  • Si la méthode comptable des engagements est basée sur l'unité/la quantité, seule la valeur sera copiée. La quantité ne sera pas reflétée sur la facture au propriétaire. Voir Comment définir la méthode comptable pour un engagement ou un contrat principal?

Renseignements supplémentaires

  • Les montants facturés par ODCE seront automatiquement remplis de subcontractor invoice à owner invoice si les postes comportent les éléments suivants :
    • L'ODCCP et son ODCE correspondant doivent être sur la même ligne que l'événement de changement pour lequel les éléments ont été créés (les projets doivent avoir des événements de changement activés).
    • Les postes comportent des ordres de changement ventilés par poste. Les demandes de changement ventilées par poste sont activées pour tout projet créé le 29 mars 2018 ou après cette date.
  • Lors du pré-remplissage des données, les données suivantes seront copiées à partir des factures d'engagement (ou des coûts directs) et saisies dans l'onglet Détail de votre facture propriétaire :
    • Les montants de la colonne Travaux terminés (cette période) sur les factures d'engagement et les coûts directs seront copiés dans la colonne Travaux terminés (cette période) de votre facture propriétaire.
    • Les montants de la colonne Matériaux actuellement stockés sur les factures d'engagement seront copiés dans la colonne Matériaux actuellement stockés de votre facture au propriétaire.