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Procore

Comment conserver la mise en forme des codes de coût dans Excel?

Contexte

Lorsque vous souhaitez importer des données externes d'un système tiers incompatible dans l'outil Budget au niveau du projet (voir Importer un fichier CSV de budget), il est courant d'utiliser le programme Microsoft Excel pour modifier le fichier CSV d'importation de budget. Lors de l'exécution de cette étape, il est également courant pour les utilisateurs de signaler que le programme Microsoft Excel a reformaté vos codes de coûts numériques sous forme de dates. Bien qu'il s'agisse d'un comportement inattendu, il peut également être difficile à corriger.

Pourquoi mes données doivent-elles être enregistrées en format CSV?

L'une des utilisations les plus courantes d'un fichier CSV est de transférer des données d'un programme à un autre. Parce que les données qui doivent être transférées entre ces systèmes sont incompatibles, un CSV est souvent le seul moyen et/ou le plus efficace pour effectuer un transfert de données. Dans le cas du fichier CSV du budget d'importation (ainsi qu'avec d'autres modèles d'importation Procore), vos données doivent toujours être correctement formatées pour une importation réussie. 

Où puis-je en savoir plus sur Microsoft Excel et la mise en forme des nombres?

Le site Web d'assistance de Microsoft propose un certain nombre de ressources en ligne qui peuvent vous aider à résoudre le problème spécifique que vous pouvez rencontrer :

Remarque : certaines versions de Microsoft Excel 2016 (par exemple, Office 365) ont une option de menu différente de celle décrite dans la réponse ci-dessous. Pour en savoir plus, consultez Comment restaurer l'ancienne expérience Obtenir des données externes? sur le site de support Microsoft Office.   

Pourquoi Microsoft Excel reformatage de mes codes de coût comme dates?

Du point de vue de l'utilisateur final, un fichier CSV ressemble et fonctionne comme n'importe quel autre fichier de feuille de calcul (c'est-à-dire XLS, XLSX, etc.) lorsque vous le visualisez dans Microsoft Excel. Cependant, les données stockées dans un CSV (c'est-à-dire les valeurs dans les en-têtes, les colonnes et les lignes) sont en fait encodées dans un format texte. Pour voir à quoi ressemble un CSV sous sa forme brute, ouvrez-le simplement avec l'éditeur de texte de votre ordinateur (c'est-à-dire, Notes, Texte / Edition ou Bloc-notes). Voici un exemple.

gc-budget-csv.png

Étant donné que Microsoft Excel est compatible avec le format CSV, il est accepté et courant de saisir des données d’un système vers une feuille de calcul Excel afin de l’importer dans un autre système. Bien que l’utilisation d’un programme de feuille de calcul soit la méthode la plus simple pour les utilisateurs finaux de collecter et de compiler des données lors de la préparation d’une importation, ce n’est pas sans ses inconvénients-particulièrement si vous connaissez moins la façon dont Microsoft Excel fonctionne en arrière-scène afin d’afficher vos données au format convivial.

En règle générale, le reformatage des numéros à jour se fait au moment où vous ouvrez un fichier CSV avec Microsoft Excel. Comme le programme doit examiner des données textuelles encodées dans une grande variété de formats, Microsoft Excel est conçu pour appliquer automatiquement le format de cellule « Général » aux données de la feuille de calcul (Remarque : Si vous voulez voir les divers formats qui peuvent être appliqués à une cellule dans Microsoft Excel, choisissez Format > Cellules. Ensuite, passez en revue les options de la boîte de dialogue Format des cellules). Pendant la détection automatique, le programme examine les valeurs codées des cellules et décide ensuite automatiquement si la valeur de cette cellule doit être formatée en tant que date, fraction, devise ou texte, etc.

 Important
Étant donné que la détection automatique de Microsoft Excel recherche des données codées (c'est-à-dire des données qui ne sont pas toujours visibles à l'œil humain), il peut y avoir des caractères masqués dans le CSV ou d'autres problèmes avec le fichier qui ne sont PAS visibles pour vous. Lorsque cela se produit, Excel formatera vos données à l'aide de son propre ensemble de règles de données, ce qui peut entraîner le formatage des données de vos cellules d'une manière inattendue ou indésirable. 

Vous trouverez ci-dessous un exemple de feuille de calcul où les trois premiers codes de coûts ont été initialement formatés sous forme de date, au lieu d’un nombre.

gc-budget-excel.png

Étant donné que vous ne souhaitez PAS importer ces valeurs incorrectement formatées dans Procore (c’est-à-dire que le processus d’importation échouera ou l’importation entraînera des valeurs non souhaitées si vous essayez de le faire), vous devez reformater attentivement votre fichier CSV. Cela peut prendre un certain temps. Pour vous aider à naviguer dans ce processus, veuillez commencer par suivre les étapes décrites dans la réponse ci-dessous.

Pour résoudre le problème courant de reformatage d’un fichier de CSV, veuillez ouvrir le fichier CSV en suivant les étapes recommandées ci-dessous. Ce conseil utile résolve bon nombre de problèmes de mise en forme CSV signalés par les utilisateurs finaux. Cependant, si vous continuez à rencontrer un problème après avoir utilisé cette méthode, veuillez contacter : support@procore.com.

IMPORTANT! Afin de protéger l’intégrité des données de votre compagnie, les employés de Procore ne peuvent pas modifier les données que les clients soumettent dans tous les modèles d’importation Procore. Cette restriction s’applique à toutes les modifications de données, y compris la correction d’erreurs typographiques. Si Procore détermine que des erreurs sont présentes dans n’importe quel modèle d’importation Procore que vous soumettez à Procore, il vous sera retourné pour correction. Veuillez noter que le processus d’importation peut prendre jusqu’à 72 heures pour traiter.

 

  1. Téléchargez le fichier Importer un budget CSV et mettez-le à jour. Pour plus de détails, consultez Importer un budget CSV.
    Important! N'ouvrez PAS le fichier directement dans Microsoft Excel. Au lieu de cela, lancez l'application en utilisant les informations décrites à l'étape suivante. Une fois le programme ouvert, vous utiliserez les étapes ci-dessous pour obtenir les données du CSV à partir de Microsoft Excel.
  2. Lancez le programme Microsoft Excel :
    1. Si vous utilisez un ordinateur Windows, double-cliquez sur l'icône Microsoft Excel sur votre bureau ou cliquez sur Démarrer> Programmes> Microsoft Excel ( Remarque : Selon la version du système d'exploitation que vous utilisez et l'emplacement d'installation de Microsoft Excel, le chemin que vous utilisez peut être différent).
      OU
    2. Si vous utilisez un ordinateur Macintosh, cliquez sur l'icône Microsoft Excel dans la station d'accueil de votre ordinateur ou effectuez une recherche Spotlight pour Microsoft Excel. Appuyez ensuite sur ENTRÉE (Remarque : Les étapes spécifiques que vous utilisez pour démarrer Excel sur votre ordinateur peuvent être différentes). 
  3. Dans Microsoft Excel, procédez comme suit :
    1. Ouvrez un nouveau classeur vide. En règle générale, vous choisissez Fichier> Nouveau classeur vide
    2. Cliquez sur l’onglet Données. Cliquez ensuite sur À partir du texte.

      get-data-from-text.png

      Remarque : Sur un ordinateur Windows, ce bouton est généralement situé dans le groupe Obtenir des données externes, comme indiqué ci-dessous.

      get-external-data-from-text-2016.png

      Remarque : Si vous utilisez Microsoft Excel 2016 pour Office 365, ce bouton sur le groupe de données Externe n’est PAS visible à cause d’un nouveau Obtenir et transformer l’expérience développée par Microsoft. Veuillez suivre les étapes de cet article pour restaurer cette fonctionnalité héritée. Voir Comment restaurer l’ancienne expérience Obtenir des données externes? sur le site de support Microsoft Office.
      Cela ouvre une fenêtre de navigation de fichier.
    3. Accédez au CSV avec lequel vous souhaitez travailler. Cliquez ensuite sur Ouvrir ou Obtenir des données (Remarque : Le libellé du bouton sera différent, selon la version et le système d'exploitation de votre ordinateur).
      Cela ouvre la fenêtre Assistant d'importation de texte - Étape 1 de 3.
    4. Choisissez le bouton d'option Délimité.
    5. Dans la zone Démarrer l’importation à la ligne, sélectionnez 1.

      step1-of-3.png
       
    6. Cliquez sur Suivant.
      Cela ouvre la fenêtre Assistant d'importation de texte - Étape 2 sur 3.
    7. Cochez les cases Onglet et Virgule.
    8. Dans la zone Aperçu des données, assurez-vous que chaque colonne est présente : Code de coût, Description, Type de coût et Montant du budget. Un exemple des colonnes de la première ligne (alias l’en-tête) est ci-dessous.
      Remarque : Les valeurs réelles des lignes sous l’en-tête doivent afficher vos données spécifiques.

      step-2-of-3.png
       
    9. Cliquez sur Suivant.
      Cela ouvre la fenêtre Assistant d'importation de texte - Étape 3 sur 3.
  4. Au bas de la fenêtre, sous Aperçu des données sélectionnées, maintenez la touche MAJ enfoncée. Cliquez ensuite sur la colonne la plus à droite de la feuille de calcul.
    Toutes les colonnes devraient maintenant être mises en évidence en NOIR.
    Remarques :
    • TOUJOURS effectuer cette étape en premier.
    • Ne choisissez PAS le bouton d'option Général. Si vous le faites, cliquez sur Annuler. Quittez ensuite Microsoft Excel sans enregistrer les modifications et redémarrez ces étapes.
  5. Sous le format de données de colonne, choisissez le bouton d’option Texte.
    La ligne supérieure de la zone Aperçu des données sélectionnées devrait maintenant dire « Texte » comme indiqué ci-dessous.

    step-3-of-3.png
     
  6. Cliquez sur Terminer.
    La fenêtre Importer des données apparaît et vous invite à choisir où importer vos données.
  7. Choisissez la feuille existante.
  8. Assurez-vous que la valeur de la cellule est : =$A$1
  9. Cliquez sur OK.
    Le système importe vos données dans la feuille de calcul CSV. Dans la plupart des situations, ce processus garantira que vos codes de coûts sont importés dans Excel à l’aide de la mise en forme prévue. Un exemple est illustré ci-dessous.

    data-completed.png

 

Si vous souhaitez en savoir plus sur le logiciel de gestion budgétaire de Procore et sur la façon dont il peut aider votre entreprise, veuillez visiter notre page produit du logiciel de budgétisation de la construction icon-external-link.png .