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Procore

Meilleures pratiques pour l'utilisation de Procore pendant COVID-19

En plus des nombreux efforts continus de Procore pour aider les clients pendant cette période, l'équipe de Procore souhaitait mettre en évidence certaines fonctionnalités de l'outil qui peuvent aider votre entreprise à naviguer dans cette situation sur vos chantiers et dans votre bureau.

Produits et fonctionnalités de l'outil Procore

Gestion de projet

Étapes du projet

Répertoire

L'outil Répertoire peut stocker toutes les données de contact des membres de l'équipe de projet et des fournisseurs. Grâce à l'outil Répertoire au niveau de l'entreprise, vous pouvez inviter des collaborateurs du projet, contrôler les outils auxquels ils peuvent accéder et définir leurs autorisations spécifiques à l'outil.

  • Des groupes de distribution peuvent être créés pour les annonces et autres notifications d'outils liées aux équipes de chantier et de bureau.

Courriels

L'outil Courriels vous permet de contrôler vos communications et de gérer tous les courriels liés au projet à l'aide d'un client centralisé, quel que soit l'appareil ou le logiciel que vous utilisez pour gérer votre courriel.

Des documents

L'outil Documents vous permet de gérer et d'archiver toute la documentation de votre projet critique, telle que les dessins, les spécifications, les dossiers d'appel d'offres, les courriels, les listes de contrôle de sécurité, les informations de garantie, etc.

Réunions

Gérez tous les aspects de vos réunions de projet, de la distribution de l'ordre du jour à l'approbation des comptes rendus après la réunion dans l'outil Réunions. Les modèles et catégories de réunions personnalisables vous permettent de rationaliser l'ensemble du processus.

Annonces (appareils Android et iOS)

Rationalisez la communication entre les équipes sur un projet dans l'outil Annonces sur votre appareil iOS ou Android. Lorsque vous créez des annonces, vous pouvez choisir les groupes de distribution auxquels les envoyer. Ces annonces seront ensuite affichées dans les notifications push sur votre appareil mobile et dans l'application mobile Procore.

  • Créez des annonces qui s'afficheront sur les appareils mobiles Android ou iOS des utilisateurs et pourront être consultées dans l'application à tout moment. Un badge d'alerte apparaîtra également sur l'application mobile Procore pour toute annonce reçue.
    Remarque : les utilisateurs peuvent avoir besoin d'ajuster leurs paramètres de notification sur leur appareil Android ou iOS pour recevoir des notifications push lorsqu'une annonce est créée.
  • Vous pouvez créer des groupes de distribution spécifiques pour faciliter l'envoi des mises à jour. Par exemple, votre équipe peut avoir des groupes de distribution pour le personnel de bureau et les travailleurs sur le terrain afin qu'ils ne reçoivent que les annonces qui les concernent.

Rapport journalier

L'outil Rapport journalier est conçu pour fournir aux membres de l'équipe de projet un emplacement central pour afficher, suivre et envoyer par courriel des mises à jour sur les activités quotidiennes du projet telles que la main-d'œuvre, la communication, l'équipement, les matériaux, etc.

  • Vous pouvez créer des types de retard personnalisés dans le registre des retards pour COVID-19 afin de suivre les retards cumulés sur une durée définie.
  • Le registre de main d'œuvre prend en charge la création de champs personnalisés , ce qui permet aux administrateurs d'entreprise d'ajouter des champs pertinents pour la capture d'informations relatives aux virus. Ceci est particulièrement utile pour suivre les heures et les travailleurs de catégorie générale et des entrepreneurs spécialisés.
  • Le registre des visiteurs vous permet de suivre et de signaler toute personne qui se rend sur le chantier. Il fournit également un champ de commentaire permettant aux équipes de saisir des informations supplémentaires.

Tâches

L'outil Tâches vous permet de suivre et de gérer les éléments d'action tout au long de la durée de vie du projet.

Échéancier

Tenez votre équipe à jour en lui donnant un affichage en temps réel de l'échéancier actuel du projet. Vous pouvez créer, modifier et partager des horaires. Intégrez vos horaires Primavera P6 ou Microsoft Project.

Livrables

L'outil Livrables vous permet d'organiser votre registre de livrables par division, d'ajouter des dessins d'atelier ou même d'ajouter des pages de catalogues de produits. Vous pouvez ajouter des pièces jointes directement depuis votre ordinateur ou depuis l'outil Documents du projet.

QRT

L'outil QRT peut vous aider à gérer en temps voulu vos QRT pour que votre projet se déroule sans heurts et dans les délais.

  • Profitez des solutions personnalisées pour ajouter un sélecteur déroulant personnalisé qui peut être utilisé pour capturer les QRT liées à la COVID-19 ou les impacts sur les coûts/échéanciers.

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Qualité & Sécurité

Inspections

L'outil Inspections vous permet de créer des listes de contrôle complètes pour capturer toutes les exigences associées aux différents types d'inspections qui se produisent pendant le cycle de vie d'un projet. Vous pouvez créer une maquette unique pour chaque inspection ou modifier, ajouter ou changer une maquette d'entreprise projet par projet dans l'outil Inspections au niveau de l'entreprise.

L'outil d'inspection peut être utilisé pour suivre la réalisation des éléments suivants :

Procore a ajouté de nouveaux modèles d'inspection, qui ont été automatiquement ajoutés à l'outil Inspections au niveau de l'entreprise pour toutes les entreprises avec l'outil Inspections activé.

Observations

Les chefs de projet peuvent utiliser l'outil Observations pour attribuer des tâches aux membres de l'équipe de projet à n'importe quelle phase du cycle de vie du projet. Les observations peuvent englober l'étendue des travaux, notamment la qualité, la sécurité, la mise en service, la garantie et les travaux à accomplir.

Incidents

Capturez et gérez numériquement les incidents facilement et avec précision avec l'outil Incidents. Soyez proactif sur le chantier et gardez une trace des problèmes potentiels liés à la sécurité ou documentez les accidents malheureux. Gérez les risques, identifiez les tendances et exploitez des données précieuses pour mieux comprendre comment prévenir les incidents malheureux à l'avenir.

  • Les cas de maladies infectieuses découverts sur le chantier peuvent être saisis avec l'outil Incidents.
    • Sélectionnez « Maladie contagieuse » comme type de blessure/maladie lorsque vous remplissez un rapport d'incident.
    • Si vous souhaitez ajouter un COVID-19 comme option spécifique dans le type Blessure/Maladie
    • Les options de champ personnalisées peuvent être utilisées pour ajouter une option supplémentaire spécifique au COVID-19 sur le dossier de blessure/maladie.
  • Un incident peut être classé comme « traité médicalement » ou « temps perdu », le nombre de jours d'absence peut être documenté pour la tenue des dossiers, et l'incident peut être signalé comme un événement « enregistrable/à déclaration obligatoire » conformément aux instructions réglementaires.
  • Des niveaux de gravité peuvent être définis pour notifier les parties internes appropriées.

Formulaires

Avec l'outil Formulaires, vous pouvez téléverser, accéder à et compléter des fichiers PDF à remplir. Vous et vos collaborateurs de projet pouvez ensuite accéder à ces formulaires à partir de leurs appareils mobiles. Tous les modèles de formulaires et formulaires remplis sont stockés dans Procore.

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Coordination de la conception

Les clients de la Coordination de la conception de Procore peuvent connecter toute l'équipe de projet sur une seule plateforme pour améliorer la communication et réduire les risques liés au projet.

Problèmes de coordination

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BIM

Avoir un accès à distance aux informations critiques est plus important que jamais. Les clients de Procore BIM peuvent donner aux équipes de chantier un moyen de visualiser des maquettes coordonnées sans avoir à installer un logiciel de modélisation complexe. Les membres de l'équipe peuvent facilement accéder à la visionneuse Web BIM à partir de l'outil Maquettes dans l'application Web Procore ou sur des appareils mobiles iOS pour visualiser ce qui doit être construit sur le chantier, éliminant les surprises sur site et améliorant la prévisibilité du projet.

Maquettes

  • Partagez des maquettes coordonnées avec l'ensemble de l'équipe de projet à l'aide du visualiseur mobile et Web de Procore.
  • Créez des problèmes de coordination directement à partir de la maquette pour communiquer facilement les problèmes du chantier au bureau.
  • Tirez parti de la communication de chantier à chantier en créant des observations à partir du visualiseur de maquette mobile.

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Finances du projet

Budget

Construisez et gérez un budget complet tout au long du cycle de vie d'un projet. En éliminant le besoin de saisir en double les modifications de contrat et les valeurs des ordres de changement dans des feuilles de calcul complexes, vous aurez un meilleur aperçu de l'impact des changements visibles et imprévus sur les résultats. Prenez le contrôle des facteurs complexes du projet lors de l'évaluation et de la prévision des coûts d'achèvement de votre projet.

Événements de changement

Suivez les coûts potentiels d'un projet en coordonnant l'ensemble du processus de gestion du changement.

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Gestion des appels d'offres

Appel d'offres

Sollicitez des offres pour des projets tout en fournissant un emplacement central pour gérer et consulter l'état de toutes les offres. Les entrepreneurs peuvent télécharger les dossiers d'appel d'offres de Procore et soumettre des offres directement dans le système.

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Préqualification

L'outil de préqualification au niveau de l'entreprise de Procore donne aux utilisateurs la possibilité d'évaluer en profondeur leurs entreprises. Cela permet de s'assurer que les meilleurs intérêts des utilisateurs sont protégés et que les risques financiers sont minimisés.

Formulaires de pré-qualification

  • À venir Procore prépare une fonctionnalité qui vous permet de créer vos propres questions de formulaire de préqualification personnalisées à ajouter à la liste de questions prédéfinies que vous pouvez activer ou désactiver. Une question de préqualification personnalisée est un excellent moyen de vérifier quelles entreprises ont mis en place des mesures préventives contre la COVID-19 telles que la prévention de l'exposition, la préparation et le plan d'intervention.

  • Modifiez votre formulaire de préqualification pour marquer les champs critiques comme requis. Si vous mettez à jour votre formulaire de présélection d'entreprise actuel, toute modification créera une nouvelle version du formulaire de présélection et mettra à jour tous les formulaires existants envoyés aux utilisateurs.

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Gestion des ressources

Feuilles de temps

L'outil Feuilles de temps au niveau du projet de Procore vous permet de saisir les données des cartes de présence de la semaine en cours pour les employés qui ont été ajoutés en tant que contacts dans l'outil Répertoire au niveau de l'entreprise et les travailleurs qui ont été ajoutés dans l'outil Équipes.

  • Connectez les outils de suivi du temps natifs de Procore au système Smartbarrel pour un meilleur suivi de votre main-d'œuvre, de vos EPI et des conditions météorologiques. Smartbarrel peut fournir des porte-clés RFID pour créer un suivi du temps qui ne nécessite pas de contact physique avec les appareils et utilise un appareil photo pour capturer une photo de l'individu pointant à l'entrée/à la sortie.
  • Les employés peuvent utiliser l' outil Mon temps dans l'application mobile Procore pour les appareils Android et iOS pour pointer à l'arrivée/au départ, soumettre des entrées de temps et signer des entrées de temps sans utiliser l'appareil d'un autre utilisateur.
  • Connectez les outils de suivi du temps natif de Procore avec TIKS VMS pour obtenir un contrôle de la température sur votre chantier. TIKS VMS dispose de caméras thermiques capables de détecter la température de la peau humaine et de la consigner, ainsi que de la transmettre à un superviseur de site lorsque les températures indiquent un risque potentiel de fièvre.

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Gestion financière du portefeuille

Suivez les performances des actifs, mesurez les coûts du projets, comparez les offres et regroupez les informations sur les performances de l'ensemble de votre portefeuille. Obtenez une vue d'ensemble de chaque actif en plus des éléments de coût individuels.

Flux de travail d’approbation

Rapport sur les coûts du projet

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Planification des immobilisations

Mettez à jour les plans d'investissement plus rapidement et plus régulièrement avec un accès à des informations précises. Les plans d'investissement sont mis à jour en temps réel au fur et à mesure que les données sur les coûts des projets individuels sont saisies.

Prévisions des flux de trésorerie

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Support et assistance

Centres de formation

Un centre de formation est un service qui permet aux entreprises de créer une documentation et des supports personnalisés pour leur équipe. Ce contenu est conservé dans une section privée sur le site de support de Procore et n'est accessible qu'aux utilisateurs qui en ont obtenu l'accès, ce qui en fait le moyen le plus efficace de maintenir votre équipe interne et vos collaborateurs externes formés et au courant des meilleures pratiques de votre entreprise. Si votre entreprise utilise un centre de formation, vous pouvez créer une documentation spécifique à la COVID-19 pour servir de source unique de vérité sur les meilleures pratiques et les procédures spécifiques à l'entreprise. Vous pouvez ensuite gérer et mettre à jour votre propre contenu selon vos besoins.

Ressources

Communauté Procore :

Intégrations des partenaires

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*Veuillez noter que vous trouverez ci-dessous une liste des moyens potentiels dont Procore peut être exploité pour aider à documenter l'impact lié au COVID-19 à travers plusieurs outils. Cette liste a été extraite de certaines meilleures pratiques des clients et des contributions des ressources internes de Procore. Veuillez vous référer à la gouvernance locale, étatique et nationale en ce qui concerne les exigences.

L'utilisation des fonctionnalités décrites dans ce document ne garantit pas la conformité aux lois et réglementations applicables, ni ne garantit l'évitement de tout incident spécifique. Veuillez contacter votre avocat pour obtenir des conseils sur toute question particulière.

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