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Procore

Configurer une salle de contrat à partir d’une salle d’appel d’offres dans Gestion financière du portefeuille

Remarque
Ces informations sont pertinentes pour comptes avec le produit Gestion financière du portefeuille dans Procore. Veuillez contacter votre point de contact Procore pour plus d’informations.

Objectif

Configurer une salle de contrat à partir d’une salle d’appel d’offres dans Gestion financière du portefeuille.

Contexte

Une fois que vous avez sélectionné le soumissionnaire auquel vous souhaitez attribuer un contrat, vous serez amené à la page de configuration du contrat. Sur cette page, vous configurerez une version numérique de votre contrat avec votre fournisseur. Une fois la configuration terminée, la salle d’appel d’offres est convertie en salle des contrats.

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
    • Accès « limité » au projet ou supérieur.
      Note: Les utilisateurs disposant d’un accès « limité » doivent être dans l’équipe de l’espace d’appels d’offres du projet.
  • Informations complémentaires :
    • La page Configuration du contrat est l’endroit où vous configurez l’ventilation des coûts du contrat pour refléter celle du contrat signé.Vous devrez toujours acquérir un contrat signé en dehors de Procore.

Vidéo

 
 

Étapes

La configuration d’une salle de contrat est un processus à plusieurs étapes. Cliquez sur un lien pour accéder à une section de cet article :

  1. Saisir les informations sur l’aperçu du contrat
  2. Confirmer la ventilation des coûts
  3. Ajouter des documents
  4. Réviser et finaliser le contrat
  5. Partager le contrat avec votre fournisseur

Étape 1 : Saisir les informations sur l’aperçu du contrat

  1. Passez en revue et remplissez les informations de la section Aperçu du contrat le cas échéant :
    • Valeur totale du contrat : Le total de la valeur du contrat.
    • Répartition des coûts : La ventilation des coûts est activée par défaut si votre formulaire de soumission contient plusieurs postes.Si le bouton bascule est activé, vous pourrez décomposer le contrat par poste, ou le laisser sous forme de somme forfaitaire.
    • Rappel : Si une date est sélectionnée, Procore générera automatiquement une notification par courriel à votre fournisseur à la date choisie pour lui rappeler de soumettre son factures et ses ordres de changement.
      • Pour activer les courriels de rappel, cliquez sur le menu déroulant Rappel et sélectionnez une journée.
    • Retenue de garantie : Vous pouvez choisir d’activer ou de désactiver la retenue de garantie pour ce contrat.La retenue de garantie est désactivée par défaut.
      • Pour activer la retenue de garantie et définir un pourcentage de retenue de garantie :
        1. Cliquez sur le bouton à bascule à côté de Retenue de garantie en position ACTIVÉ.
        2. Le pourcentage par défaut pour la retenue de garantie est de 10 %. Si vous souhaitez entrer un pourcentage différent, cliquez dans le champ de pourcentage et entrez une nouvelle valeur.
    • Fournisseur : Le nom du fournisseur auquel vous avez attribué l’appel d’offres.
    • Date du contrat : La date du contrat signé.
      • Pour saisir une date de contrat, cliquez sur le champ et sélectionnez une date dans le calendrier.

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Étape 2 : Confirmer la ventilation des coûts

La ventilation des coûts peut être modifiée pour refléter tous les changements qui ont eu lieu pendant le processus de contrat. C’est aussi le moment où vous ajouteriez vos substitutions à votre contrat.
Note: Si vous soumissionnerez cet item de coût dans Gestion financière du portefeuille, la ventilation des coûts sera renseignée avec les postes à partir de la soumission la plus récente que vous avez sélectionnée.

Les actions suivantes sont disponibles :

Pour ajouter un poste :

  1. Cliquez sur + Ajouter un item en bas de la section Ventilation des coûts.

    add-item.png

    Note: Un nouveau poste apparaîtra.
  2. Saisissez une étiquette pour le nouveau poste.
  3. Saisissez un coût pour le nouveau poste.
  4. Cliquez hors du champ pour enregistrer vos modifications.

Pour modifier un poste :

  1. Cliquez dans le champ Étiquette ou Coût du poste.

    edit-line-item.png
     
  2. Saisissez une nouvelle étiquette ou un nouveau coût.
  3. Cliquez hors du champ pour enregistrer vos modifications.

Pour réorganiser les postes :

  1. Passez votre souris sur l’icône de poignée grip-icon-pfcp.png à côté du poste.
  2. Cliquez et faites glisser le poste pour le déplacer vers un nouveau lieu.

    rearrange-items.png

Pour supprimer un poste :

  • Cliquez sur l’icône x à côté du poste que vous souhaitez supprimer.

    remove-item.png

    Note: Tous les postes supprimés sont affichés en bas de la page sous « Items d’appel d’offres supprimés », où ils peuvent être récupérés si nécessaire.

Pour restaurer un poste supprimé :

  1. Faites défiler jusqu’à la section « Items d’appel d’offres supprimés » de la page.
  2. Cliquez sur un poste supprimé pour le restaurer dans la ventilation des coûts.

    removed-bid-items.png

Pour ajouter une substitution à partir de l’appel d’offres :

  1. Faites défiler jusqu’à la section « Substitutions ».
  2. Cliquez sur une autre pour l’ajouter à la ventilation des coûts.

Note: Les substitutions peuvent être supprimées en cliquant sur l’icône x à côté du poste, ou en supprimant la case à cocher dans la section « Substitutions ».

 

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Étape 3 : Ajouter des documents

 Conseil

Nous vous recommandons de joindre une copie numérique signée de votre contrat avec votre fournisseur ici. Vous pouvez joindre toute documentation supplémentaire également.

Les actions suivantes sont disponibles :

Pour joindre un document au contrat :

  • Dans la section « Documents », faites glisser-déposer des fichiers à téléverser ou cliquez sur Ajouter un document.

    add-document.png

Pour supprimer un document du contrat :

  • Cliquez sur l’icône x à côté d’un document.

    delete-documents.png

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Étape 4 : Réviser et finaliser le contrat

Avant de continuer à l’étape du contrat de partage, il est recommandé de consulter les détails du contrat et de les ventilation des coûts et d’apporter toutes les modifications nécessaires. Lorsque vous êtes prêt à continuer à l’étape du contrat de partage :

  • Cliquez sur Continuer pour ouvrir la salle des contrats nouvellement créée.

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Étape 5 : Partagez le contrat avec votre fournisseur

Une fois votre contrat configuré, vous pourrez partager l’accès à votre salle des contrats. Cela permettra à votre fournisseur de soumettre des ordres de changement factures et des ordres de changement. L’accès est donné sur une base individuelle.Cela signifie que le contrat devra être partagé avec chaque contact individuel de votre compagnie fournisseur.

 Important

Les contacts ajoutés pourront voir le contrat et soumettre des ordres de changement et des factures via Procore. Si vous n’ajoutez PAS de contacts pour votre fournisseur, ils ne pourront pas soumettre de factures ou des ordres de changement.

Suivez les étapes des sections ci-dessous :

Pour sélectionner les contacts des fournisseurs :

Note: Les contacts ajoutés pourront voir le contrat et soumettre des ordres de changement et des factures via Procore.

  1. Cochez le case à cocher à côté du nom d’un contact dans la fenêtre de confirmation pour les sélectionner.
    Note: Les contacts qui apparaissent ici sont tous les contacts de ce fournisseur, y compris ceux qui ont été invités pendant le processus d’appel d’offres. Si vous ne voyez pas le contact que vous recherchez, vous pouvez les ajouter manuellement.
  2. Optionnel: Pour ajouter un nouveau contact fournisseur pour partager un contrat avec :
    1. Cliquez sur + Inviter plus de contacts à partir de [Nom du fournisseur].
    2. Saisissez le prénom, le nom et l’adresse courriel du contact.
    3. Cliquez sur Enregistrer.
      Note: Tous les contacts que vous ajoutez de cette manière seront ajoutés à la liste des contacts associés à ce fournisseur.

Pour personnaliser le message et informer les soumissionnaires de perdre :

  1. Optionnel: Personnalisez le message par défaut qui sera envoyé à votre soumissionnaire gagnant en cliquant dans la zone de texte et en modifiant le message.
  2. Cochez ou décochez la case à cocher à côté de Notifier les soumissionnaires, selon que vous souhaitez qu’un courriel de rejet pré formaté soit envoyé aux soumissionnaires qui n’ont pas reçu de contrat.
    Note: Cette option est activée par défaut et le message ne peut pas être modifié.

Pour partager le contrat avec votre fournisseur :

  1. Lorsque vous êtes prêt à partager le contrat avec votre fournisseur, cliquez sur Partager.
    share-contract.png

    Cela enverra la notification par courriel au soumissionnaire attribué et aux soumissionnaires perdants si vous avez choisi de les informer.

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Voir également