Ajouter une tâche

L’outil Tâches vous permet de suivre et de gérer les mesures de suivi tout au long de la durée de vie de votre projet de construction. À l’aide de cet outil, vous pouvez créer des tâches avec des dates d’échéance et les attribuer à un ou plusieurs utilisateurs du projet pour assurer la responsabilité.

• Permissions d'utilisateur requises :

  • Voir Tâches - Permissions d’utilisateur.

• Information supplémentaire :

  • Des courriels récapitulatifs des notifications en retard sont envoyés quotidiennement à la ou aux personnes assignées de la tâche si une tâche est en retard et reste au statut Initié ou En cours.

  • Les courriels en retard ne sont pas envoyés pour les tâches au statut Fermé, Annulé ou Prêt pour révision.

1. Accédez à l’outil Tâches du projet.

2. Cliquez sur Créer.

3. Entrez les informations suivantes :
   Remarque: Un astérisque (*) indique un champ obligatoire.

   • # (Numéro)* : Entrezun numéro pour la tâche.
     Remarque: Le système attribue des numéros aux tâches dans un ordre séquentiel et les numéros dédoublés ne sont PAS autorisés.

   • Titre* : Saisissezun titre descriptif pour la tâche.

   • Statut : Sélectionnez l’un des statuts disponibles.

     • Initiée: Indique que la tâche a été créée. C’est le statut par défaut.

     • En cours: Indique que le travail sur la tâche a commencé.

     • Prêt pour révision: Indique que la tâche est terminée et prête à être examiné.

     • Fermé : Indique que la tâche et l’examen du travail ont été terminés avec succès.

     • Annulé: Indique que la tâche a été annulée.

   • Personne assignée: Sélectionnez un ou plusieurs utilisateurs du projet dans le menu déroulant, ou sélectionnez Aucun s’il n’y a pas de personne assignée.

   • Date d’échéance : Entrez ou sélectionnez une date dans le calendrier pour la tâche à échéance.
     Remarque: Le champ Date d’échéance est automatiquement rempli en fonction du nombre de jours par défaut spécifié sur la page Configurer les paramètres de l’outil Tâches. La date d’échéance respecte également les jours définis comme « jours ouvrables » pour le projet. Voir Configurer les paramètres avancés : tâches et Définir les jours de travail du projet.

   • Liste de distribution. Ajoutez des utilisateurs avec une permission de niveau « Lecture seule » ou supérieure à la liste de distribution de la tâche.

   • Catégorie : Sélectionnez une catégorie prédéfinie associée à la tâche.
     Remarque: Les catégories de tâches sont gérées au niveau de la compagnie. Voir Ajouter des catégories de tâches.

   • Description : Saisissez un bref résumé décrivant la tâche.

   • Pièces jointes: Cliquez sur Joindre des fichiers ou utilisez une opération de glisser-déposer pour joindre des fichiers à la tâche.

   • Privé : Placez un coche dans cette case pour rendre la tâche privée.
     Remarque: Les tâches privées ne sont visibles que par le créateur de la tâche, la ou les personne assignée et les utilisateurs disposant d’une permission de niveau « Admin » dans l’outil Tâches du projet.

4. Cliquez sur Ajouter.
   Une bannière apparaît pour indiquer que la tâche a été créée et le système ajoute votre nouvelle tâche au tableau d’affichage.
   Remarque: La tâche devient également visible sur la page Mes éléments ouverts de chaque personne assignée dans l’outil Portefeuille au niveau de la compagnie et la page d’accueil au niveau du Niveau projet.

5. Sur la page Liste des tâches, cliquez sur Envoyer les miennes ou Tout envoyer dans la bannière pour envoyer un courriel de résumé aux créateurs. Les utilisateurs de la liste de distribution recevront ce courriel en fonction de leurs paramètres de notification par courriel.

   1. Envoyer les miennes: Lorsque vous cliquez sur cette option, l’outil Tâches envoie des notifications par courriel pour les tâches que vous avez créées.

   2. Envoyer à Tous: Lorsque cette option est cliquée, l’outil Tâches envoie des courriels de notification pour toutes les tâches, même si vous n’êtes pas leur créateur. Coordonnez-vous avec les autres membres de l’équipe pour vous assurer que toutes les tâches sont prêtes à être envoyées.
      
      Lorsque vous cliquez sur Envoyer les miennes ou Tout envoyer, la page Historique des modifications et la notification par courriel correspondante affichent la date de notification pour les tâches.
      Remarque :

      • Les personnes assignées peuvent uniquement envoyer les tâches qu'ils ont créées.

      • Pour voir la bannière, une tâche doit avoir au moins une personne assignée.