Ajouter une tâche

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Objectif

Ajouter une tâche à l'outil Tâche du projet.

Contexte

L'outil Tâches vous permet de suivre et de gérer les items d'action pendant la durée de vie d'un projet de construction. À l'aide de cet outil, vous pouvez créer une tâche avec une date d'échéance et l'affecter à un utilisateur du projet.

Éléments à considérer

Permissions d'utilisateur requises :
- Pour ajouter une tâche et l’affecter à un utilisateur avec la permission « Admin », permission « Standard » dans l’outil Tâches du projet.
- Pour ajouter une tâche et l'affecter à un utilisateur « Standard » ou « Admin » , permissions « Admin » dans l'outil Tâches du projet.
Information supplémentaire :
- Les courriels récapitulatifs de notification de retard sont envoyés une fois par jour à la personne assignée à une tâche lorsque la tâche est en retard ET avec le statut « Initiée » ou « En cours ».
- Les courriels en retard ne sont PAS envoyés lorsqu'une tâche a le statut « Fermée », « Annulée » ou « Prête pour révision ».

Vidéo

Étapes

Accédez à l’outil Tâches du projet.
Entrez les informations suivantes :
Remarque : Un asterisk (*) indique un champ obligatoire.
- Nº (Numéro)* : Saisissez un numéro pour la tâche.
  Remarque : Le système attribue des numéros aux tâches dans un ordre séquentiel et les numéros dédoublés ne sont PAS autorisés.
- Titre* : entrez un titre descriptif pour la tâche.
- Statut : Sélectionnez l'un des statuts disponibles.
  - Initié : indique que la tâche a été créée. C'est le statut par défaut.
  - En cours : Indique que le travail sur la tâche a commencé.
  - Prêt pour la révision : indique que la tâche est terminée et prête pour la révision.
  - Fermé : Indique que la tâche et que l'examen du travail ont été effectués.
  - Annulé : indique que la tâche a été annulée.
- Personne assignée : Sélectionnez un utilisateur du projet dans le menu déroulant ou sélectionnez Aucun s'il n'y a pas de personne assignée.
- Date d’échéance : Entrez ou sélectionnez une date dans le calendrier pour que la tâche soit due.
  Remarque : Le champ Date d’échéance est automatiquement renseigné en fonction du nombre de jours spécifiés sur la page Configurer les paramètres de l’outil Tâches. Voir Configurer les paramètres avancés : Tâches. La date d’échéance respecte également les jours définis comme « jours ouvrables » pour le projet. Voir Définir les jours ouvrables du projet.
- Catégorie: Sélectionnez une catégorie prédéfinie associée à la tâche.
  Remarque : Les catégories de tâches sont gérées au niveau de la compagnie. Voir Ajouter des catégories de tâches.
- Description : Saisissez un bref résumé décrivant la tâche.
- Pièces jointes : Cliquez sur Joindre des fichiers ou utilisez une opération de glisser-déposer pour joindre des fichiers à la tâche.
- Privé : Cochez cette case pour rendre la tâche privée.
  Remarque : Les tâches privées ne sont visibles que par le créateur de la tâche, la personne assignée et les utilisateurs disposant d'une permission de niveau « Admin » dans l'outil Tâches du projet.
Cliquez sur Ajouter.
Une bannière VERTE apparaît en haut de la page pour indiquer que la tâche a été créée et que le système ajoute votre nouvelle tâche au tableau d’affichage.
Remarque : La tâche devient également visible sur la page Mes items ouverts de la personne assignée dans l’outil Portefeuille de la compagnie et sur la page d’accueil des projets. Voir Afficher mes items ouverts dans l’outil Portefeuille et À propos de la page d’accueil du projet.
Cliquez sur Envoyer les miennes ou Tout envoyer dans la bannière au-dessus de la page de liste des tâches pour envoyer un courriel de résumé aux personnes assignées et créateurs de toutes les tâches qui n’ont pas encore été envoyées. Les tâches « Date de notification » seront définies à la date à laquelle le bouton Envoyer a été cliqué.
- Envoyer les miennes : cliquez sur cette option pour envoyer les tâches que vous avez créées.
- Tout envoyer : Cliquez sur cette option pour envoyer toutes les tâches prêtes à être envoyées. Assurez-vous de parler avec les autres membres de l'équipe pour vous assurer que toutes les tâches sont prêtes à être envoyées.
  Remarques :
  - Les modifications apportées à une personne assignée créeront une nouvelle notification.
  - Les personnes assignées peuvent uniquement envoyer les tâches qu'ils ont créées.
  - Pour voir cette bannière, la tâche doit avoir une personne assignée.

Étapes suivantes

Modifier une tâche