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Procore

Transférer un item de correspondance par courriel

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Objectif

Créer un courriel contenant des informations sur un item de correspondance et envoyer le courriel aux autres utilisateurs de Procore à partir de l'outil Correspondance au niveau du projet.

Contexte

La fonctionnalité de courriel de l'outil Correspondance vous permet d'envoyer un courriel en dehors des courriels automatiquement générés, comme lorsqu'un item de correspondance est créé. Voir Qui reçoit les courriels d'item de correspondance et les notifications push pour en savoir plus sur les courriels de correspondance automatique.

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
    • Permissions de niveau « Standard » ou supérieures sur le type de correspondance de l'item.
  • Information supplémentaire :
    • Vous ne pouvez envoyer l'item de correspondance par courriel qu'à un utilisateur qui existe dans le répertoire du projet.
    • Si une personne est manquante dans la liste, demandez à votre administrateur de projet (c'est-à-dire un utilisateur avec des permissions « Admin » dans l'outil Répertoire du projet) d'ajouter l'utilisateur.
      Remarque : L'utilisateur nouvellement ajouté n'est PAS obligé d'accepter l'invitation à rejoindre le projet avant de devenir une option sélectionnable dans la liste de personnes.

Étapes

  1. Naviguez vers l'outil Correspondance du projet. 
  2. Cliquez sur le lien Numéro ou Objet de l'item de correspondance que vous souhaitez inclure dans votre courriel. 
  3. Cliquez sur l'onglet Courriels .
  4. Cliquez sur Composer un courriel.
  5. Sous la zone « Composer un nouveau courriel », remplissez les champs suivants : 
    • Privé. Décidez si vous souhaitez cocher ou décocher la case Privé dans le coin supérieur.  
      • Les courriels marqués Privés ne sont visibles que par les destinataires du courriel et l'administrateur, dans l'application Procore.
      • Les courriels non marqués comme privés sont visibles dans l'onglet Courriels par toute personne disposant des permissions pour afficher l'item de correspondance dans Procore. 
    • À. Choisissez un ou plusieurs utilisateurs ou groupes de distribution pour recevoir le courriel. 
    • Cc. Vous pouvez choisir des utilisateurs ou des groupes de distribution pour recevoir des copies du courriel. 
    • Cci. Vous pouvez choisir des utilisateurs ou des groupes de distribution pour recevoir une « copie invisible » du courriel. Ces personnes recevront des copies du courriel, mais les autres ne peuvent pas voir qu'elles l'ont reçu.
    • Sujet. Ce champ est rempli automatiquement à l'aide du titre de l'item de correspondance que vous avez sélectionné ci-dessus. Vous pouvez modifier le texte si vous préférez un titre différent. 
    • Message: Saisissez du texte dans le corps de votre courriel.
      Remarque : Les informations sur l'item de correspondance que vous transférez sont incluses dans le corps du courriel sous votre message, comme indiqué ci-dessous dans les sections Détails et Réponses de l'image.
    • Joindre des fichiers. Cliquez sur Joindre des fichiers et recherchez les fichiers que vous souhaitez joindre au courriel. Cliquez ensuite sur Joindre.
  6. Cliquez sur Envoyer.
    •  Une copie du courriel et toutes les réponses sont stockées en tant que fil de communication dans l'onglet Courriels du livrable.
    • Chaque courriel utilise une adresse courriel unique, telle que procore-1234abcd1234abcd1234abcd@procoretech.com 

Correspondence-email-using-Emails-tab.png

Exemple de courriel - Les champs exacts dépendent des paramètres du projet, de l'outil et de l'item