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Procore

Envoyer des factures de sous-traitants à ERP Integrations pour acceptation comptable

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NOUVELLE EXPÉRIENCE DE DOCUMENTATION ERP !

Nous sommes en train de créer une meilleure façon de vous servir une documentation qui vous donne les informations les plus à jour et les plus pertinentes sur la façon d'utiliser l'intégration Procore + ERP de votre entreprise.

Cette page fait partie de la nouvelle expérience. La nouvelle expérience est actuellement terminée pour Workday®, QuickBooks® Online, Yardi Voyager®, Xero™, CMiC, NetSuite®, MRI Platform X®, Acumatica Cloud ERP et MYOB Advanced Construction uniquement. 

Pour afficher la documentation d'une intégration ERP prise en charge par Procore qui ne fait pas encore partie de la nouvelle expérience, veuillez consulter Intégrations ERP et sélectionner la vignette de votre système ERP.

Objectif

Pour envoyer des factures, utilisez l'outil Intégrations ERP afin qu'elles puissent être acceptées par un approbateur comptable pour l'exportation vers votre système ERP intégré. 

Contexte

Pour synchroniser les factures d'un projet Procore avec votre système ERP, elles doivent être envoyées à l'outil Intégrations ERP dans Procore pour acceptation par un approbateur comptable. Après acceptation, le système exportera les données de la facture vers votre système ERP intégré. Une fois les factures envoyées à l'outil Intégrations ERP, les utilisateurs ne pourront PAS modifier la facture dans l'outil Engagements (à l'exception des pièces jointes de la facture). 

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
    • Permission « Admin » dans l'outil Engagements du projet.
      Remarques
      • Les permissions d'accès aux outils Facturation et facturation avancée sont régies par les permissions définies dans l'outil Engagements et/ou Contrats clients, Financement ou Contrats principaux. Les noms des outils Procore varient en fonction du dictionnaire de points de vue configuré dans Procore. Voir Quels noms et termes d'outils sont différents dans Procore pour les entrepreneurs généraux, les propriétaires et les entrepreneurs spécialisés?
      • Si vous êtes un collaborateur (par exemple, un contact facture employé par une compagnie effectuant du travail sur un projet géré dans Procore, votre capacité pour effectuer des tâches liées à facture est déterminé par le titulaire de l’compte de la compagnie Procore. Les paramètres que le titulaire de la compte peuvent choisir de fournir à vous inclure :
        • Un compte d’utilisateur Procore.
        • Permissions d’accès à l’outil Engagements et/ou Contrats clients, Financement ou Contrats principaux du projet.
        • Adhésion à la liste « Privée » d’un contrat ou d’un financement spécifique
        • Désigné comme « contact de facturation » sur le contrat ou le financement.
  • Exigences :
    • La facture doit avoir le statut Approuvé, Approuvé comme notéou En attente d'approbation du propriétaire . 
  • Les considérations, les exigences et les limitations varient en fonction du système ERP auquel votre compte Procore est intégré. Voir Choses à savoir sur votre intégration ERP pour plus de détails.

Étapes

 Conseil

Si le bouton « Envoyer à l'ERP » est grisé et indisponible, c'est généralement parce que les factures n'ont pas l'un des statuts requis.

Envoyer une ou plusieurs factures de sous-traitants à l'ERP

Un utilisateur disposant de la permission « Admin » sur l'outil Engagements peut effectuer cette tâche dans l'outil Facturation du projet. 

  1. Accédez à l'outil Facturation du projet.
  2. Cliquez sur l'onglet Sous-traitant.
  3. Cochez les cases correspondant aux factures que vous souhaitez envoyer à l'ERP.
    Remarque : Pour sélectionner des factures, elles doivent avoir le statut Approuvé, Approuvé comme notéou En attente d'approbation du propriétaire . 
  4. Cliquez sur Envoyer à l'ERP.

Envoyer une facture de sous-traitant individuel à l'ERP 

  1. Accédez à l’outil Engagements du projet.
  2. Recherchez l'engagement qui contient la facture que vous souhaitez envoyer à Intégrations ERP. Cliquez ensuite sur Afficher. 
  3. Si vous devez apporter des modifications, cliquez sur Modifier. Mettez ensuite à jour l'engagement, le cas échéant. Voir Modifier un engagement.
    Remarque: Pour activer le bouton Envoyer à ERP à l'étape suivante, vous devez placer l'item dans le statut Approuvé, Approuvé comme notéou En attente d'approbation du propriétaire . 
  4.  Cliquez sur l'onglet Factures .
  5. Cliquez sur Envoyer à l'ERP.