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Procore

Fusionner des compagnies

Objectif

Consolider deux ou plusieurs enregistrements de fournisseur/compagnie individuels en un seul enregistrement de fournisseur/compagnie en fusionnant les enregistrements.

Contexte

Comme lors de la création de nouveaux utilisateurs, lorsqu'une compagnie est créée dans le répertoire au niveau du projet, les entrées sont automatiquement ajoutées au répertoire au niveau de la compagnie. Pour empêcher la double saisie entre les deux répertoires, Procore utilise un sélecteur de résultats de recherche anticipée qui remplira automatiquement toutes les informations préexistantes de l'entrée du répertoire au niveau du projet lorsqu'un nom dupliqué est créé et que cette entrée existante est sélectionnée. Cependant, étant donné que Procore autorise les informations de la compagnie en double (contrairement aux utilisateurs, qui sont plus difficiles à dupliquer puisque deux utilisateurs avec la même adresse courriel ne peuvent pas être ajoutés), il créé parfois des compagnies en double dont l'orthographe est légèrement différente (« Star Framing » et « Star Framing Co. »). 

Le fait d'avoir des compagnies en double permet également de décentraliser les informations sur les offres, les assurances et les utilisateurs associés aux compagnies alors qu'elles devraient toutes être stockées sous une seule compagnie dans le répertoire. Cela peut avoir un impact négatif sur les processus de soumission, le suivi des assurances et les rapports.

Pour résoudre ces problèmes, vous pouvez fusionner les compagnies en double dans le répertoire au niveau de la compagnie.

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises : permissions de niveau « Admin » dans l'outil Répertoire au niveau de la compagnie.

    Attention! Une fois que vous avez fusionné deux enregistrements de compagnie, l'action ne peut pas être annulée. Toutes les informations que vous ne spécifiez pas de conserver seront définitivement supprimées et non récupérables, y compris toutes les entrées de compagnie des compagnies en double.
  • Deux compagnies ou plus peuvent être sélectionnées pour être fusionnées en même temps.
  • Lors de la fusion de compagnies, vous serez invité à sélectionner une compagnie maître dans laquelle fusionner l'autre ou les autres compagnies.
  • Tous les items et utilisateurs associés à la ou aux compagnies fusionnées seront associés à la compagnie maître lors de la fusion.
  • Lorsqu'un utilisateur est transféré vers la compagnie principale, il sera suivi dans l'historique des modifications de l'utilisateur.
  • Les attributs de données de compagnie suivants seront fusionnés dans la compagnie principale lors de la fusion :
    • commentaires sur les appels d'offres et notes des fournisseurs
    • codes de coût
    • assurance
    • métiers
    • historique du projet
      Les attributs de données restants seront ceux des maîtres lors de la fusion (ex: adresse courriel, logo, historique des modifications).
  • Les compagnies ne peuvent pas être fusionnées si deux ou plusieurs des compagnies que vous souhaitez fusionner ont été invitées à soumissionner dans le même dossier d'appel d'offres sur un projet.
  • En cas de fusion, les noms des compagnies fusionnées dans la compagnie principale seront suivis dans l'historique des modifications de la compagnie principale et dans le tableau historique de fusion ci-dessous.
  • Pour les compagnies utilisant l'outil Intégrations ERP : Afficher/Masquer 
    • Les fournisseurs/compagnies en double doivent être consolidés (voir Consolider les fournisseurs en double dans le répertoire de la compagnie) ou fusionnés dans Procore avant que vos données soient synchronisées avec un système à ERP intégré (par exemple, Sage 300 CRE ou Quickbooks). 
    • Si votre compagnie a activé l'outil Intégrations ERP pour un système comptable tiers, le sous-onglet fusion de compagnie vous demandera de choisir un identifiant Sage si un ou plusieurs des fournisseurs sélectionnés pour la fusion sont synchronisés avec Sage. Les fournisseurs fusionnés qui ne sont pas sélectionnés en tant que fournisseur principal seront dissociés et archivés dans le sous-onglet Fournisseurs ERP. (Remarque : Par exemple, si les fournisseurs A et B sont tous deux liés à Sage lors de leur fusion, et que le fournisseur A est choisi comme fournisseur principal, le fournisseur B sera alors dissocié de Sage et archivé dans le sous-onglet Fournisseurs ERP.)
  • Veuillez faire attention. La fusion de compagnies est une action qui ne peut pas être annulée. Les enregistrements de compagnie qui sont fusionnés dans la compagnie maître sont définitivement supprimés de Procore. Ils sont aussi non récupérables.

Démo

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Étapes

Important! Passez en revue toutes les informations de la section Éléments à considérer ci-dessus avant de poursuivre ces étapes :

  1. Accédez à l'outil Répertoire au niveau de la compagnie.
  2. Cliquez sur l'icône Configurer les paramètres.
  3. Cliquez sur Fusionner les compagnies.
  4. Dans la page « Fusionner des compagnies : instructions », lisez les instructions.
  5. Cliquez sur Commencer la fusion.
  6. Dans la page « Sélectionner deux ou plusieurs compagnies à fusionner », cochez les cases des compagnies que vous souhaitez fusionner.
    Remarques :
    • Pour changer l'ordre de tri du tableau, cliquez sur un en-tête de colonne. L'ordre de tri par défaut est l'ordre alphabétique croissant par nom de compagnie. 
    • Pour rechercher des noms de compagnie similaires ou en double, saisissez vos critères de recherche dans le champ « Rechercher des compagnies » et cliquez sur Rechercher.
    • Pour filtrer l'affichage de la liste afin qu’elle affiche uniquement les correspondances exactes, sous Filtrer les compagnies, sélectionnez l’une des options dans la liste déroulante « Correspondance exacte ».
      • Modifier le nom de la société
      • adresse
      • Téléphone
      • Télécopieur
    • Si deux sociétés ou plus ont été liées au même document d'appel d'offres, vous ne pouvez pas fusionner les dossiers de la compagnie.
  7. Cliquez sur Étape suivante.
  8. Sur la page « Sélectionner la compagnie principale et les champs » et sous la colonne « Compagnie principale », sélectionnez le bouton d'option à côté de l'enregistrement de la compagnie que vous souhaitez spécifier comme compagnie principale. La compagnie principale est l'enregistrement de compagnie dans lequel l'autre ou les autres enregistrements seront fusionnés.
    Important! Si un enregistrement de compagnie a été synchronisé avec un système comptable tiers, une note apparaît entre les colonnes « Compagnie principale » et « Nom de la compagnie » pour vous avertir qu'il est lié à votre système ERP tiers. Sachez que si les fournisseurs sont liés à un système ERP, le lien pour le fournisseur principal sera enregistré et les autres fournisseurs seront dissociés du système ERP, puis archivés dans le sous-onglet Fournisseurs de l'outil Intégrations ERP.
    Exemple
    Le fournisseur A et le fournisseur B sont tous deux liés à un système ERP et vous souhaitez fusionner les enregistrements. Si vous spécifiez le fournisseur A comme compagnie maître, les informations du fournisseur B seront déplacées vers le fournisseur A. L'enregistrement du fournisseur B sera alors dissocié de l'ERP et archivé dans le sous-onglet Fournisseurs de l'outil Intégrations ERP. L'enregistrement du fournisseur B sera également définitivement supprimé du répertoire de la compagnie.
  1. Dans la page « Sélectionner la compagnie maître et les champs », sélectionnez les boutons d'option sous les colonnes de données que vous souhaitez appliquer à la compagnie maître. Lorsque vous sélectionnez la compagnie maître, toutes les options de cette compagnie sont sélectionnées par défaut, mais vous pouvez sélectionner le nom, l'adresse, le numéro de téléphone, le télécopieur ou le type/ID d'entité à partir de l'une des autres compagnies de la liste.
    Important! Toutes les données qui ne sont PAS sélectionnées seront supprimées définitivement lors de la fusion. Tous les utilisateurs associés à la compagnie ou aux compagnies non sélectionnées comme compagnie maître seront fusionnés dans la compagnie maître.
  2. Cliquez sur Étape suivante.
  3. Sur la page « Ajuster et confirmer », modifiez ou ajoutez des informations sur la compagnie principale.
  4. Cliquez sur Fusionner.
    Une fenêtre de confirmation s'affiche. Cliquez sur OK pour fusionner les compagnie.
    Un indicateur de progression s'affiche sous « Fusion en cours » pour indiquer l'état de la fusion.

    Remarque : Pendant la fusion, toutes les compagnies impliquées dans la fusion sont temporairement verrouillées pour éviter qu'elles ne soient utilisées dans une autre fusion jusqu'à ce que la fusion initiale soit terminée. Vous pouvez fusionner d'autres compagnies pendant que la fusion initiale est toujours en cours.

    Le message « Fusion réussie » s'affiche sous « Fusion en cours » lorsque la fusion est terminée.

Afficher l’historique de fusion

  1. Accédez à l'outil Répertoire au niveau de la compagnie.
  2. Cliquez sur l'icône Configurer les paramètres.
  3. Au bas de la page « Fusionner des compagnies: Instructions », cliquez sur Afficher l'historique des fusions.

    merge history.png
    • Compagnie principale. Indique le nom de la compagnie sélectionnée comme dossier principal. Il s'agit du dossier dans lequel l'autre dossier sélectionné a été fusionné.

    • Sociétés fusionnées. Désigne le nom de la compagnie qui a été fusionnée dans le dossier de la compagnie principale.

    • Fusionné par. Affiche le nom de l'utilisateur qui a fusionné le dossier.

    • Date. Affiche la date et l'heure de la fusion réussie.