Skip to main content
Procore

Fusionner des compagnies

Objectif

Consolider deux (2) enregistrements individuels de fournisseur/compagnie en un seul enregistrement de fournisseur/compagnie en fusionnant les enregistrements.

Contexte

Comme lors de la création de nouvelles personnes, lorsqu'une compagnie est créée dans le répertoire au niveau du projet, les entrées sont automatiquement ajoutées au répertoire au niveau de la compagnie. Pour empêcher la double saisie entre les deux répertoires, Procore utilise un sélecteur de résultats de recherche anticipée qui remplira automatiquement toutes les informations préexistantes de l'entrée du répertoire au niveau du projet lorsqu'un nom dupliqué est créé et que cette entrée existante est sélectionnée. Cependant, étant donné que Procore autorise les informations de la compagnie en double (contrairement aux utilisateurs, qui sont plus difficiles à dupliquer puisque deux utilisateurs avec la même adresse courriel ne peuvent pas être ajoutés), il créé parfois des compagnies en double dont l'orthographe est légèrement différente (« Star Framing » et « Star Framing Co. »). 

La duplication des compagnies décentralise également les informations bid, les informations sur les assurances et les personnes associées aux compagnies alors qu'elles devraient toutes être stockées sous une seule compagnie dans le répertoire. Cela peut affecter négativement les processus bid, le suivi des assurances et la création de rapports.

Pour résoudre ces problèmes, vous pouvez fusionner les compagnies en double dans le répertoire au niveau de la compagnie.

Éléments à considérer

  • Permissions d’utilisateur requises : Permissions de niveau « Admin » dans l'outil Répertoire de la compagnie.

    Attention! Lorsque vous avez fusionné deux enregistrements de compagnie, l'action ne peut pas être annulée. Toutes les informations que vous ne spécifiez pas de conserver seront définitivement supprimées et ne seront pas récupérables, y compris toutes les entrées de compagnie des compagnies en double.
     
  • Deux compagnies ou plus peuvent être sélectionnées pour être fusionnées en même temps.
  • Lors de la fusion de compagnies, on vous demandera de sélectionner une compagnie maître dans laquelle fusionner la ou les autres compagnies.
  • Tous les items et contacts associés à la ou les compagnies fusionnées seront associés à la compagnie principale lors de la fusion.
  • Lorsqu'un contact est déplacé vers la compagnie principale, il est suivi dans l'historique des modifications du contact.
  • Les attributs de données de compagnie suivants seront fusionnés dans la compagnie principale lors de la fusion :
    • commentaires bid et nombre d'étoiles du fournisseur
    • codes de coût
    • assurance
    • métiers
    • historique du projet
    • Les attributs de données restants seront ceux des maîtres lors de la fusion (ex : adresse courriel, logo, historique des modifications). 
  • Les compagnies ne peuvent pas être fusionnées si deux ou plusieurs des compagnies souhaitées ont été invitées à bid dans le même dossier bid dans un projet.
  • En cas de fusion, les noms des compagnies fusionnées dans la compagnie principale seront suivis dans l'historique des modifications de la compagnie principale et dans le tableau historique de fusion ci-dessous.
  • Informations supplémentaires pour les systèmes intégré à l’ERP :
    • Les fournisseurs/compagnies en double doivent être consolidés (voir Consolider les fournisseurs en double dans le répertoire de la compagnie) ou fusionnés dans Procore avant que vos données soient synchronisées avec un système à ERP intégré (par exemple, Sage 300 CRE ou Quickbooks). 
    • Si votre compagnie a activé l'outil Intégrations ERP pour un système comptable tiers, le sous-onglet fusion de compagnie vous demandera de choisir un identifiant Sage si un ou plusieurs des fournisseurs sélectionnés pour la fusion sont synchronisés avec Sage. Les fournisseurs fusionnés qui ne sont pas sélectionnés en tant que fournisseur principal seront dissociés et archivés dans le sous-onglet Fournisseurs ERP. (Remarque : Par exemple, si les fournisseurs A et B sont tous deux liés à Sage lors de leur fusion, et que le fournisseur A est choisi comme fournisseur principal, le fournisseur B sera alors dissocié de Sage et archivé dans le sous-onglet Fournisseurs ERP.)
  • Veuillez faire attention. La fusion de compagnies est une action qui ne peut pas être annulée. Les enregistrements de compagnie qui sont fusionnés dans la compagnie maître sont définitivement supprimés de Procore. Ils sont aussi non récupérables.

Démo

merge-2-companies.gif

Image content may not accurately reflect the current state of the system, and/or it may be out of date.

Étapes

Important! Revoyez toutes les informations dans la section Éléments à considérer ci-dessus avant de continuer ces étapes :

  1. Accédez à l’outil Répertoire de la compagnie.
    Cela affiche le répertoire de la compagnie. 
  2. Cliquez sur  Configurer les paramètres .
    Cela ouvre la page Paramètres du répertoire de la compagnie. 
  3. Cliquez sur Fusionner des compagnies.
    Cela ouvre la page Fusionner les compagnies : Instructions. 
  4. Passez en revue les instructions. 
  5. Cliquez sur Commencer à fusionner.
    Cela ouvre la page Fusionner les compagnies. 
  6. Dans la page « Sélectionner deux ou plusieurs compagnies à fusionner », choisissez parmi ces options :
    • Pour changer l'ordre de tri du tableau, cliquez sur un en-tête de colonne. L'ordre de tri par défaut est l'ordre alphabétique croissant par nom de compagnie. 
    • Pour rechercher des noms de compagnie similaires ou en double, entrez vos critères de recherche dans le champ Rechercher des compagnies. Cliquez ensuite surRechercher
    • Pour filtrer l'affichage de la liste afin qu’elle affiche uniquement les correspondances exactes, sous Filtrer les compagnies, sélectionnez l’une des options dans la liste déroulante Correspondance exacte. Vous avez les options suivantes : Nom de la compagnie, Adresse, Téléphone ou Télécopieur (Remarque : Si deux compagnies ou plus ont été liées au même document d'appel d'offres, vous ne pouvez pas fusionner les enregistrements de la compagnie). 
  7. Cochez les cases des compagnies que vous souhaitez fusionner. 
  8. Cliquez sur Étape suivante.
    Cela affiche la page Sélectionner la compagnie principale et les champs. 
  9. Choisissez le bouton d'option qui correspond à l'enregistrement de la compagnie que vous souhaitez spécifier comme « Compagnie principale » (Remarque : la compagnie principale est l’enregistrement de compagnie dans lequel les informations des autres enregistrements seront fusionnées).
    Important! Si un enregistrement de compagnie a été synchronisé avec un système de comptabilité tiers, une notation apparaîtra pour vous avertir qu'il est lié à votre système ERP tiers. Sachez que si les fournisseurs sont liés à un système ERP, le lien du fournisseur principal sera enregistré et le ou les autres fournisseurs seront dissociés du système ERP puis archivés dans le sous-onglet Fournisseurs de l'outil Intégration ERP. 

EXEMPLE

Les fournisseurs A et B sont tous deux liés à un système ERP et vous souhaitez fusionner les enregistrements. Si vous spécifiez le Fournisseur A en tant que compagnie principale, les informations du fournisseur B seront transférées au fournisseur A. Ensuite, l’enregistrement du fournisseur B sera dissocié de l’ERP et archivé dans le sous-onglet Fournisseurs de l'outil Intégration ERP. L'enregistrement du Fournisseur B sera également supprimé de manière définitive du répertoire de la compagnie.

  1. Dans les deux enregistrements, choisissez les valeurs des boutons d'option à appliquer à la compagnie principale. Lorsque vous choisissez l'enregistrement principal, toutes les données de cet enregistrement sont sélectionnées par défaut. Cependant, vous pouvez choisir d'utiliser l'un des’ noms, adresses, numéros de téléphone ou télécopieurs des autres compagnies.
    Important! Toutes les valeurs non sélectionnées seront définitivement supprimées lors de la fusion. Assurez-vous donc de spécifier toutes les valeurs que vous souhaitez appliquer à la compagnie principale. Toutes les personnes associées à la compagnie non-principale seront fusionnées dans la compagnie principale. 
  2. Cliquez sur Étape suivante.
  3. Modifiez ou ajoutez toute information à la compagnie principale. 
  4. Cliquez sur Fusionner. 
    Remarque : Un message de confirmation apparaît pour vérifier que vous souhaitez poursuivre l'action. 
  5. Cliquez sur Confirmer pour procéder à la fusion.
    (Remarque : Un indicateur de progression apparaît dans le volet de droite pour vous informer de l'état. Au cours de la fusion, tous les enregistrements de la compagnie impliqués dans la fusion sont temporairement verrouillés pour empêcher toute demandes de fusion ultérieures. Vous pouvez lancer d’autres actions de fusion dans les enregistrements de la compagnie pendant qu’une tâche est en cours). 
    Lorsque la fusion est terminée, l'alerte de message réussi s'affiche.
    Quand la page Répertoire de la compagnie est actualisée, la compagnie principale mise à jour sera visible dans la liste. Si vous souhaitez afficher l'historique de fusion, voir Afficher l'historique de fusion

Afficher l’historique de fusion

  1. Accédez à l’outil Répertoire de la compagnie.
    Cela affiche la page Répertoire de la compagnie.
  2. Cliquez sur  Configurer les paramètres .
    Cela ouvre la page Paramètres du répertoire de la compagnie. 
  3. Au bas de la page Fusionner des compagnies : Instructions, cliquez sur Afficher l'historique de fusion
    Cela affiche un historique des actions de fusion :

    merge history.png