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Procore

Transférer un livrable par courriel

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Objectif

Transférer un courriel contenant des informations sur un livrable à d'autres utilisateurs Procore à partir de l'outil Livrables au niveau du projet.
Important : Les étapes de cet article vous montrent comment envoyer un courriel contenant un résumé sur le livrable.

Contexte

La fonctionnalité de messagerie de l'outil Livrables vous permet d'envoyer un courriel en dehors des courriels générés automatiquement à partir de l'outil Livrables. Des courriels automatiques sont envoyés aux approbateurs et aux membres de la liste de distribution lorsque le courriel est créé, lorsqu'un approbateur répond, que sa réponse est modifiée et que des modifications sont apportées au livrable (les pièces jointes sont jointes, le statut du livrable est modifié, etc.).

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
    • Pour envoyer un courriel à un utilisateur :
      • Permissions de niveau « Standard » ou « Admin » sur l’outil Livrables du projet.
    • Pour recevoir un livrable par courriel :
      • Permissions de niveau « Lecture seule » ou supérieures dans l’outil Livrables du projet.
        Remarque : Les destinataires doivent être répertoriés dans l’outil Répertoire du projet.
  • Information supplémentaire :
    • Si une personne est absente de la liste de sélection destinataire, ajoutez-la au Niveau projet Répertoire avec des permissions « Lecture seule » ou supérieures dans l’outil Livrables. Si vous n’êtes pas autorisé à ajouter des utilisateurs au Répertoire du projet, demandez à un membre de votre équipe responsable de la gestion du Répertoire de les ajouter. 
      Remarque : L’utilisateur nouvellement ajouté n’a PAS à accepter l’invitation à rejoindre le projet avant de pouvoir être sélectionné dans la liste des destinataires.

Étapes

  1. Accédez à l’outil Livrables du projet.
  2. Localisez le livrable souhaité. 
  3. Cliquez sur Afficher.
  4. Cliquez sur le sous-onglet Courriels du livrable. 
  5. Cliquez sur Composer un courriel .
  6. Dans la zone « Composer un nouveau courriel », procédez comme suit : 
    • À. Sélectionnez les destinataires souhaités dans le menu déroulant.
    • Cc. Sélectionnez tout destinataire(2) qui recevra une copie carbone du courriel. 

    • Privé. Indique les paramètres de confidentialité du livrable. Lorsqu’un livrable est marqué « Privé », il n’est visible que par les utilisateurs disposant de permissions de niveau « Admin » dans l’outil Livrables, les utilisateurs du flux de travail du livrable et les membres de la liste de distribution du livrable. Les utilisateurs disposant de la permission granulaire « Afficher les livrables privés associés aux utilisateurs au sein de la même compagnie » activée sur leur modèle de permissions peuvent également afficher un livrable marqué « Privé » si un autre utilisateur de sa compagnie est associé au livrable. Voir Marquer un livrable comme privé.

    • Titre. Le nom descriptif qui résume le mieux les informations contenues dans le livrable. 

    • Pièces jointes. Joignez tous les fichiers pertinents. Vous disposez de ces options :

      • Cliquez sur Joindre des fichiers, puis choisissez l’option appropriée dans le menu contextuel qui apparaît.
        OU
      • Utilisez une opération de glisser-déposer pour déplacer des fichiers de votre ordinateur vers la zone grise Glisser-déposer des fichiers.
    • Message : Saisissez le corps de votre courriel.
  7. Cliquez sur Envoyer. 
    Le système envoie le courriel à tous les destinataires. Une copie du courriel et des réponses éventuelles sont stockés en tant que fil de communication dans le sous-onglet Courriel du livrable.