Démarrer avec la gestion de documents - Organisation du document et affichages enregistrés
Aperçu
Contexte
La plupart des outils de gestion de documents utilisent des dossiers pour garder les documents organisés et accessibles. Les dossiers peuvent être problématiques car chaque révision de document doit réellement exister dans le dossier et ne peut pas exister dans deux dossiers ou plus à la fois. Bien que cela puisse fonctionner pour les documents en cours avec un accès limité, cela devient un problème une fois que les documents sont soumis pour révision, puis rejetés ou publiés à un public plus large. Dans la construction, il est essentiel de maintenir un historique unique et traçable des révisions d'un document de construction et de leur changement de statut au fil du temps. Si vous devez copier ou déplacer manuellement des révisions entre des dossiers destinés à des fins ou des publics différents, vous perdez cette traçabilité et les équipes de risque fonctionnent à partir d'informations obsolètes.
Avec l'outil de gestion de documents de Procore, les révisions de documents sont étiquetées avec des attributs qui les décrivent, et des filtres de recherche peuvent être utilisés pour les trouver rapidement. Par exemple, vous pouvez utiliser des filtres pour trouver les derniers plans d'architecture approuvés ou voir les documents rejetés provenant de votre compagnie. Vous pouvez enregistrer ces filtres de recherche en tant que « vues enregistrées » pour faciliter la recherche des documents pour vous et votre équipe, ce qui offre l'avantage d'une structure de dossiers de projet standard sans les risques et inconvénients de la duplication de fichiers.
Comment ça marche
organisation basée sur les attributs du document
Une fois les révisions du document soumises, les utilisateurs pourront y accéder via l'onglet Tous les documents. Les groupes de permissions et les règles qui ont été définis pour le projet contrôlent automatiquement les révisions de document pouvant être affichées par chaque personne. Les métadonnées associées à chaque document permettent aux utilisateurs d'accéder rapidement aux documents dont ils ont besoin et de ne voir que les documents auxquels ils ont accès.
Affichages enregistrés
Un affichage enregistré dans l'outil de gestion de documents est une recherche enregistrée (souvent appelée dans d'autres systèmes « dossiers intelligents »). Les révisions de document peuvent s'afficher dans différents affichages enregistrés et se mettre à jour automatiquement au fur et à mesure que les choses changent, ce qui signifie que vous n'avez besoin que d'une seule source de vérité dans l'outil de gestion de documents pour une révision de document individuelle.
Les affichages enregistrés peuvent être créés pour des cas d'utilisation courants de consommation de documents, tels que des plans et des devis publiés, ou pour des documents spécifiques que vous souhaitez que les équipes de projet puissent facilement référencer. Les permissions régiront toujours ce à quoi quelqu'un a accès dans un affichage enregistré donné, ce qui signifie qu'il n'y a aucun risque de partage excessif.
Remarque : Les affichages enregistrés sont séparés en affichages du projet (créés par les administrateurs pour tous les membres du projet) et mes affichages (affichages personnels que vous avez créés et qui ne sont visibles que par vous).
VOIR LE TUTORIELVidéo
Meilleures pratiques
Avant de commencer à configurer vos affichages enregistrés, tenez compte des points suivants :
- Utilisez-vous généralement une structure de dossiers standard pour vos projets? Si tel est le cas, vous pouvez créer des affichages enregistrés pour répliquer la structure des dossiers et contrôler efficacement l'accès aux documents.
Remarque : Des fonctionnalités supplémentaires, telles que l'imbrication et l'ordre des affichages enregistrés, seront bientôt disponibles. - À quel type de documents voulez-vous que votre équipe ait un accès rapide?
- Quels documents de construction souhaitez-vous mettre à la disposition des équipes de chantier?
Exemple
Au lieu d'avoir besoin de réorganiser manuellement les documents dans des dossiers, les affichages enregistrés sont pilotés par des filtres. Cela signifie que la liste des documents sera mise à jour automatiquement.
Disons qu'un contrôleur de document nommé Paul souhaite créer un affichage enregistré pour les plans d'architecture approuvés. Paul sélectionnera les filtres suivants à partir desquels créer un affichage enregistré :
- Discipline: Architectural
- Type: Plan
- Statut: Approuvé
Leçon suivante : Organisation du document avec affichages enregistrés - Configurez-la
Configurez-le
Maintenant que vous avez appris comment les documents sont organisés dans l'outil de gestion de documents, vous êtes prêt à effectuer l'action suivante dans Procore :
Créer des affichages enregistrés
Pour tous les regroupements de documents auxquels vous souhaitez que les gens aient un accès rapide, créez des vues enregistrées en tant que « Vues du projet ». Notez que seuls les administrateurs de l'outil de gestion de documents peuvent créer des affichages enregistrés au Niveau projet , mais que tout le monde peut créer ses propres affichages personnalisés.
Remarque : Actuellement, les affichages enregistrés du projet doivent être créés dans chaque projet individuellement, mais à l'avenir, vous pourrez standardiser les affichages enregistrés dans plusieurs projets au sein de votre entreprise.
