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Procore

En bloc remplacer les personnes assignées du Flux de travail

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Contexte

La fonctionnalité de remplacement En bloc Personne assignée vous permet de remplacer ou de déléguer des personnes assignées dans plusieurs projets à la fois. Cet outil est conçu pour aider les administrateurs Procore à gérer les changements de personnel tels que les départs, les réaffectations ou les congés temporaires sans avoir besoin de modifier manuellement les flux de travail projet par projet. En mettant à jour automatiquement les préréglages et les instances de flux de travail en cours, vous pouvez assurer la continuité du projet et éviter que les flux de travail ne s’arrêtent.

Éléments à considérer

  • Types de remplacement : Choisissez entre « Remplacement permanent » pour les changements à long terme ou « Remplacement temporaire » pour les absences à court terme.

  • Utilisateur requis: L’utilisateur remplaçant doit être ajouté au Répertoire du projet pour les projets que vous avez l’intention de mettre à jour avant de commencer. Bien qu’un rappel soit affiché dans le produit, l’outil de remplacement et les permissions de utilisateur de utilisateur ne sont pas automatiquement mis à jour et les administrateurs doivent vérifier eux-mêmes cet accès. 

  • Intégrité des Données: Procore valide automatiquement l’accès au répertoire du projet et les permissions de la nouvelle personne assignée avant d’appliquer les modifications.

  • Visibilité: Utilisez le registre d’activité pour afficher un historique détaillé de tous les changements en bloc, y compris le suivi des erreurs et les mises à jour de statut.

  • Notifications par courriel : Aucune confirmation par courriel n’est envoyée après la fin d’une exécution en bloc. Le registre d’activité est la source de vérité. 

  • Retour automatique: Les « remplacements temporaires » se terminent automatiquement à la « Date de fin du remplacement » et aucune action manuelle n’est nécessaire. 

  • Utilisateur Permissions requis: Les utilisateurs doivent être un Flux de travail Admin ou avoir le permission granulaire « Remplacer les personnes assignées ».

     Remarque importante pour les utilisateurs mobile

    Les affectations de remplacement sont synchronisées sur mobile. 

    Bientôt disponible : L’activité de remplacement permanent ou temporaire sera visible dans le panneau Historique du flux de travail sur mobile pour vérification.

Étapes

  1. Accédez à l’outil Niveau compagnie Flux de travail.

  2. Sélectionnez l’onglet Remplacer les personnes assignées .

  3. Cliquez sur le bouton Remplacer les personnes assignées situé en haut à droite, puis sélectionnez l’une des options suivantes :

    • Remplacement temporaire : Sélectionnez cette option pour couvrir les absences de courte durée telles que les congés de maladie, les congés parentaux ou les vacances. Cela remplace temporairement un flux de travail personne assignée entre les projets, les rôles de projet et le rôle de gestionnaire de Flux de travail par un autre utilisateur. Flux de travail et les rôles attribués à la ou aux personnes assignées temporaires reviendront à la personne assignée initiale une fois la date de fin de remplacement passée. Ces changements s’appliqueront à tous les flux de travail, y compris les flux de travail en vol. Les modifications apportées ici n’ont pas d’impact sur les attributions de rôle de l’outil (par exemple, contact de facture ou réviseur désigné). 

    • Remplacement permanent : Sélectionnez cette option pour les réaffectations permanentes ou lorsqu’un utilisateur quitte l’entreprise. Cela remplace définitivement un flux de travail personne assignée entre les projets, les rôles de projet et le rôle de gestionnaire de Flux de travail par un autre utilisateur. Ces changements s’appliquent à tous les flux de travail, y compris les flux de travail en vol. Les modifications apportées ici n’ont pas d’impact sur les attributions de rôle de l’outil (par exemple, contact de facture ou réviseur désigné). 

Remarque : Chaque remplacement est une action distincte. Pour remplacer plusieurs utilisateurs sortants, vous devez soumettre une demande distincte pour chacun.

Remplacement temporaire

Cliquez ici pour voir les étapes.

  1. Entrez les informations suivantes dans la section Gestion des Personne assignée :

    • Personne assignée actuelle : Sélectionnezl’utilisateur qui est actuellement affecté aux flux de travail.

    • Personne assignée(s) temporaire(s): Sélectionnez l’utilisateur ou le groupe de personnes qui prendront en charge les affectations.

    • Dates: Sélectionnez une date de début et une date de fin de remplacement. 
      Remarque : Les instances futures sont automatiquement attribuées au délégué pendant la fenêtre active. Une fois la période de remplacement terminée, les affectations reviennent automatiquement à l’utilisateur d’origine. 

    • Raison du remplacement temporaire : Entrez une brève explication pour le remplacement temporaire. Cela sera visible dans le panneau historique du flux de travail.

    • Appliquer les modifications à la configuration des rôles du projet : Sélectionnez Oui pour remplacer l’utilisateur dans les paramètres de rôle du Répertoire du projet. Cela garantit que la personne assignée temporaire hérite de toutes les tâches actuelles et futures liées à ce titre de poste spécifique.

    • Appliquer les modifications au rôle de gestionnaire de Flux de travail : Sélectionnez Oui pour remplacer l’utilisateur dans les instances où il est désigné comme gestionnaire de Flux de travail. Cela garantit que la personne assignée temporaire reçoit les notifications automatiques par courriel si une étape du flux de travail est en retard.

  2. Cliquez sur Modifier dans la section Projets et outils sélectionnés pour filtrer les projets et outils à inclure dans la mise à jour. Sélectionnez les projets et outils où le flux de travail personne assignée actuel doit être remplacé. Par par défaut, tous les projets et outils disponibles pour la personne assignée sont sélectionnés.
    Remarque : La liste comprend tous les projets pour lesquels la personne assignée actuelle a des étapes de flux de travail actives. 

  3. Cliquez sur Soumettre pour confirmer et exécuter mettre à jour. 
    Remarque :

    • Consultez le registre d’activité pour afficher le statut. 

    • Les permissions de l’outil et de l’utilisateur ne sont pas mises à jour automatiquement et un rappel s’affiche pour vérifier l’accès.

    • Vous pouvez modifier les dates ou annuler les délégations temporaires à tout moment à partir du registre d’activité. Si une délégation temporaire est annulée, toutes les affectations futures reviennent à l’utilisateur d’origine. Toutes les étapes incomplètes sont également annulées.

Visibilité de l’historique du flux de travail

Le panneau latéral historique montre quand quelqu’un répond « au nom » d’un autre.

Remplacement permanent

Cliquez ici pour voir les étapes.

  1. Entrez les informations suivantes dans la section Gestion des Personne assignée :

    • Personne assignée actuelle : Sélectionnezl’utilisateur à remplacer.

    • Nouvelle Personne assignée: Choisissez le ou les utilisateur de remplacement.

    • Raison du remplacement : Entrez une brève raison pour le remplacement. Cela sera visible dans le panneau historique du flux de travail.

    • Appliquer les modifications à la configuration des rôles du projet : Sélectionnez Oui pour remplacer l’utilisateur dans les paramètres de rôle du Répertoire du projet. Cela garantit que la personne assignée temporaire hérite de toutes les tâches actuelles et futures liées à ce titre de poste spécifique.

    • Appliquer les modifications au rôle de gestionnaire de Flux de travail : Sélectionnez Oui pour remplacer l’utilisateur dans les instances où il est désigné comme gestionnaire de Flux de travail. Cela garantit que la personne assignée remplaçante reçoit les notifications automatiques par courriel si une étape de flux de travail est en retard.

  2. Cliquez sur Modifier dans la section Projets et outils sélectionnés pour filtrer les projets et outils à inclure dans la mise à jour. Sélectionnez les projets et outils où le flux de travail personne assignée actuel doit être remplacé. Par par défaut, tous les projets et outils disponibles pour la personne assignée sont sélectionnés.
    Remarque : La liste comprend tous les projets pour lesquels la personne assignée actuelle a des étapes de flux de travail actives. 

  3. Cliquez sur Soumettre pour confirmer et exécuter mettre à jour. 
    Remarque :

    • Consultez le registre d’activité pour afficher le statut. La nouvelle personne assignée reçoit des notifications par courriel.

    • Les permissions de l’outil et de l’utilisateur ne sont pas mises à jour automatiquement et un rappel s’affiche pour vérifier l’accès.

Visibilité de l’historique du flux de travail

  • Chaque remplacement écrit dans l’historique du flux de travail: « Utilisateur X remplacé par Utilisateur Y (en bloc) ». 

  • Le Item Créateur original sera présenté dans flux de travail historique aux côtés du remplaçant.

Afficher le Statut dans le registre d’activité 

Toutes les actions sont enregistrées dans le registre d’activité, c’est la source centrale de vérité pour tous les changements en bloc personne assignée, qu’ils soient permanents ou temporaires.

  1. Accédez à l’outil Niveau compagnie Flux de travail.

  2. Sélectionnez l’onglet Remplacer les personnes assignées .

  3. Faites défiler jusqu’à la section Registre d’activité .

  4. Passez en revue le statut de vos demandes récentes. Le registre affiche les statuts suivants :

    • Arrêté : Remplacement temporaire qui a été arrêté manuellement avant la date de fin

    • Expiré : Remplacement temporaire qui a atteint la date de fin et n’est plus actif

    • À venir : Remplacement temporaire daté et non actuellement actif

    • Actif : Remplacement temporaire actuellement actif

    • Terminé : Remplacement permanent qui a été exécuté

    • Échec : Une erreur s’est produite. Veuillez réessayer.

    • Traitement : Le remplacement est en cours de traitement par le système

  5. Cliquez sur Afficher à côté d’une saisie pour afficher tous les détails.
    Remarque : Si un projet ne parvient pas à se mettre à jour en raison de problèmes de répertoire ou de permission, le registre signale l’erreur spécifique.

  6. Selon le statut de la demande, vous pouvez effectuer les actions suivantes :

    • Réessayer : Si une mise à jour de projet échoue, résolvez le problème du répertoire sous-jacent et cliquez sur Réessayer pour les postes échoués directement à partir de l’écran « Détails de l’activité ».

    • Arrêter le remplacement : Pour les remplacements actifs, cliquez sur le bouton Arrêter le remplacement pour mettre fin immédiatement au remplacement et retourner les affectations à l’utilisateur d’origine.

    • Modifier : Cliquez sur le bouton Modifier pour modifier le remplacement.

Remarque : Pour les remplacements permanents, les actions sont enregistrées dans le panneau latéral Historique du flux de travail, lorsque le remplacement affecte l’étape de flux de travail en cours.