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Procore

Renvoyer une facture de sous-traitant rejetée à Intégrations ERP pour acceptation comptable

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NOUVELLE EXPÉRIENCE DE DOCUMENTATION ERP !

Nous sommes en train de créer une meilleure façon de vous servir une documentation qui vous donne les informations les plus à jour et les plus pertinentes sur la façon d'utiliser l'intégration Procore + ERP de votre entreprise.

Cette page fait partie de la nouvelle expérience. La nouvelle expérience est actuellement terminée pour Workday®, QuickBooks® Online, Yardi Voyager®, Xero™, CMiC, NetSuite®, MRI Platform X®, Acumatica Cloud ERP et MYOB Advanced Construction uniquement. 

Pour afficher la documentation d'une intégration ERP prise en charge par Procore qui ne fait pas encore partie de la nouvelle expérience, veuillez consulter Intégrations ERP et sélectionner la vignette de votre système ERP.

Objectif

Renvoyer une facture de sous-traitant précédemment rejetée à l'outil Intégrations ERP afin qu'elle puisse être acceptée par un approbateur comptable pour l'exportation vers un système ERP intégré.

Contexte

Si une facture est envoyée à l'outil Intégrations ERP pour acceptation par un approbateur comptable, l'approbateur a la possibilité de la « Rejeter » pour l'exportation vers le système ERP. En cas de rejet, l'approbateur inclura généralement une raison pour le rejet pour clarifier les changements nécessaires. Lorsqu'un item est rejeté pour l'exportation, Procore envoie une notification automatique par courriel à la personne qui a envoyé l'item à l'outil Intégrations ERP pour l'informer du rejet. 

Ensuite, l'utilisateur doit traiter la ou les raisons du rejet en mettant à jour la facture. Une fois la facture corrigée, suivez les étapes ci-dessous pour la renvoyer à l'outil Intégrations ERP pour acceptation comptable. 

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
    • Permission de niveau « Admin » dans l'outil Engagements au niveau du projet.
Remarques
  • Les permissions d'accès aux outils Facturation et facturation avancée sont régies par les permissions définies dans l'outil Engagements et/ou Contrats clients, Financement ou Contrats principaux. Les noms des outils Procore varient en fonction du dictionnaire de points de vue configuré dans Procore. Voir Quels noms et termes d'outils sont différents dans Procore pour les entrepreneurs généraux, les propriétaires et les entrepreneurs spécialisés?
  • Si vous êtes un collaborateur (par exemple, un contact facture employé par une compagnie effectuant du travail sur un projet géré dans Procore, votre capacité pour effectuer des tâches liées à facture est déterminé par le titulaire de l’compte de la compagnie Procore. Les paramètres que le titulaire de la compte peuvent choisir de fournir à vous inclure :
    • Un compte d’utilisateur Procore.
    • Permissions d’accès à l’outil Engagements et/ou Contrats clients, Financement ou Contrats principaux du projet.
    • Adhésion à la liste « Privée » d’un contrat ou d’un financement spécifique
    • Désigné comme « contact de facturation » sur le contrat ou le financement.
  • Informations complémentaires :
    • Le bouton Renvoyer à l'ERP n'est disponible que lorsqu'une facture a été précédemment envoyée à l'outil Intégrations ERP et a été rejetée pour l'exportation par un approbateur comptable. 
    • Comme il existe plusieurs raisons pour lesquelles une facture peut être rejetée, vous devrez peut-être résoudre plusieurs problèmes. Si vous avez des questions, contactez l'approbateur comptable de votre compagnie pour plus d'informations sur les raisons du rejet. 
    • Lorsque vous renvoyez une facture à l'outil Intégrations ERP, les approbateurs comptables désignés par votre compagnie recevront immédiatement une notification par courriel pour les alerter. Il sera également inclus dans la notification par courriel « Résumé quotidien des intégrations ERP ». 
  • Les considérations et les exigences supplémentaires varient en fonction du système ERP auquel votre compte Procore est intégré. Voir Choses à savoir sur votre intégration ERP pour plus de détails.

Étapes

  1. Accédez à l'outil Engagements du projet.
  2. Cliquez sur l'onglet Résumé ou Détaillé .
  3. Cliquez sur le lien d'engagement souhaité. 
  4. Cliquez sur l'onglet Factures.
  5. Cliquez sur Modifier à côté de la facture que vous devez ajuster. 
  6. Apportez les modifications nécessaires. 
  7. Cliquez sur Enregistrer.
  8. Cliquez sur Renvoyer à l'ERP.
    • Si le bouton Renvoyer à l'ERP est grisé et indisponible, passez votre curseur sur le point d'interrogation (?) Pour savoir pourquoi.  C'est généralement parce que la facture n'a pas le statut Approuvé . 
    • Si le bouton Récupérer de l'ERP apparaît, cette facture a déjà été envoyée à l'outil Intégrations ERP.