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Procore

Activer ou désactiver les exportations directes ERP

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Objectif

Activer ou désactiver la fonctionnalité qui permet aux engagements, aux ordres de changement à l'engagement (ODCE) et aux factures de se synchroniser avec un système ERP intégré sans l'approbation d'un approbateur comptable.

Contexte

Dans la plupart des cas, pour synchroniser un item avec votre système ERP, l'item doit d'abord être accepté ou rejeté pour exportation par un approbateur comptable dans l'outil ERP au niveau de la compagnie. Lorsqu'elle est activée, la fonction d'exportation directe vous permet de configurer votre intégration ERP pour contourner l'étape de l'approbateur comptable lors de l'envoi d'engagements, d'ODCE et de factures à l'ERP.

Si cette fonctionnalité était précédemment activée, elle peut également être désactivée. S'ils sont désactivés, les items qui ont été synchronisés alors que la fonctionnalité était activée peuvent ensuite être gérés via l'outil Intégrations ERP au niveau de la compagnie par un approbateur comptable.

 Conseil

Vous pouvez utiliser l'outil Flux de travail au lieu de l'étape de l'approbateur comptable pour gérer le flux d'approbation d'un item envoyé à l'ERP. Les trois (3) options de configuration suivantes sont disponibles avec cette fonctionnalité :

  • Exportation directe désactivée (par défaut). Vous pouvez continuer à utiliser votre intégration de la même manière sans aucun changement. 
  • Exportation directe activée, flux de travail NON appliqués. Lorsqu'elle est activée sans appliquer de flux de travail au processus d'approbation pour un engagement, un ODCE et/ou une facture, cette fonctionnalité permet simplement d'exporter ces objets directement vers votre système ERP en cliquant sur le bouton « Envoyer à ERP » sur l'item dans son projet outil de niveau. Aucune approbation dans l'outil d'intégration ERP au niveau de la compagnie n'est requise.
  • Exportation directe activée, flux de travail appliqués. Vous pouvez activer la fonction d'exportation directe et choisir d'utiliser un flux de travail pour le processus d'approbation ERP avant l'étape « Envoyer à l'ERP », au lieu d'approuver un item pour l'exportation via l'outil Intégrations ERP au niveau de la compagnie. Pour en savoir plus sur l'outil Flux de travail v2 de Procore (en version bêta), y compris comment créer des modèles de flux de travail et les attribuer aux projets, voir Flux de travail .

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
    • « Admin » dans l'outil Intégrations ERP de la compagnie.
      ET
    • Le privilège « Peut transmettre à la comptabilité » dans le répertoire de la compagnie pour chaque outil pour lequel la fonctionnalité sera activée ou désactivée.
      Remarque: Pour soumettre une demande pour obtenir ce privilège, l'administrateur Procore de votre compagnie doit soumettre une demande à votre point de contact Procore. Ce privilège ne peut être accordé qu'aux particuliers par Procore. 
  • Considérations
    • Cette fonctionnalité peut être activée pour un (1) ou plusieurs des outils suivants :
      • Engagements
      • Ordres de changement à l'engagement (ODCE)
      • Factures de sous-traitants
    • Cette fonctionnalité affecte tous les projets intégrés à l'ERP au sein d'une compagnie dans Procore. Il ne peut pas être configuré uniquement pour certains projets intégrés à l'ERP.
 important - limite

Certaines intégrations et implémentations client incluent des champs personnalisés qui nécessitent une entrée ou ont des limitations concernant le type ou la longueur de l'entrée, pour qu'un objet soit exporté avec succès. La fonction d'exportation directe tentera de lancer l'exportation de ces items, mais dans certains cas, cliquer sur « Envoyer à l'ERP » entraînera le déplacement de l'item vers la page « Prêt à exporter » de l'outil Intégrations ERP au niveau de la compagnie. 

Il est recommandé de vérifier le filtre « Prêt à exporter » pour ces items après avoir activé cette fonction afin de garantir des exportations réussies et en temps opportun. 

Exemple :

  • Le Viewpoint® Vista™ Intégration par Ryvit peut être configuré pour exiger la sélection d'un groupe de conformité pour les engagements dans l'outil Intégrations ERP au niveau de la compagnie avant l'exportation. Étant donné qu'un groupe de conformité ne peut pas être sélectionné dans l'engagement lorsque vous cliquez sur le bouton « Envoyer à l'ERP » avant l'exportation, cet item ne sera pas exporté automatiquement. L'approbation sera toujours requise dans l'outil Intégrations ERP au niveau de la compagnie.
  • Conditions préalables
    • Votre intégration ERP doit être configurée pour synchroniser les items à partir de l'outil pour lequel le paramètre sera activé/désactivé.

Étapes

  1. Accédez à l'outil Intégrations ERP au niveau de la compagnie  .
  2. Cliquez sur Configurer les paramètres icons-settings-gear.png.
  3. Sous Paramètres d'exportation :
    • Cochez la case à côté du nom de l'outil souhaité pour activer la fonction pour cet outil.
      OU
    • Décochez la case à côté du nom de l'outil souhaité pour désactiver la fonctionnalité de cet outil.

      erp-direct-export-setting.png
       
  4. Cliquez sur Mettre à jour.