Gestion financière : nouvel affichage Admin pour les factures des sous-traitants

Affichage Admin simplifié pour la création et la modification des factures de sous-traitant

Une page « Nouvelle facture » repensé fournit aux administrateurs facture une mise en page simplifiée, une mise en forme cohérente et un nombre réduit de champs d’entrée de données pour rationaliser facture entrée. Les administrateurs ont également la possibilité d’enregistrer leurs mises à jour en tant qu’ébauche pour terminer les mises à jour ultérieurement ou de cliquer simplement sur « Enregistrer » pour soumettre leur facture pour examen. Voir Créer une nouvelle facture pour le compte d’un contact de facturation. Les calculs automatiques simplifient également la saisie de données pour la facturation avancée, afin que vous puissiez saisir des factures précises en fonction de l’avancement des travaux de vos collaborateurs, suivre les travaux terminés en fonction du plan et accélérer les versements de paiement réguliers à vos collaborateurs. En outre, nous avons ajouté de nouveaux boutons Modifier dans le coin inférieur droit de la carte de chaque section sur l’facture.

Nouvelle zone d'aperçu du résumé

Lors de la révision d'une facture de sous-traitant, une nouvelle zone extensible « Aperçu du résumé » vous permet de voir à quoi ressemble réellement votre facture afin que vous puissiez consulter les sous-totaux et les totaux généraux. Cette nouvelle zone d'aperçu est disponible en mode édition et comprend également un « Résumé de l'ordre de changement » qui résume les totaux de la facture pour les ajouts et les déductions. Voir Afficher l'aperçu récapitulatif d'une facture de sous-traitant . 

Amélioration de la ventilation des coûts

Une carte de ventilation des coûts (VDC) nouvellement améliorée vous offre les options de colonne, de ligne et de disposition flexibles. Il fournit également des options améliorées pour améliorer le processus de saisie de données et permet aux administrateurs facture de modifier la carte lorsque la facture est au statut « Ébauche » ou « Réviser et soumettre à nouveau ».

• Colonnes mises à jour pour mieux prendre en charge les méthode comptable basées sur le montant et la Qté sur les contrats d’engagement (voir Comment définir les méthode comptable pour un contrat ou un financement?).
  • Pour les contrats utilisant l’méthode comptable basé sur le montant, vous avez plus de flexibilité lors de la mise à jour de VDC postes entrant des données dans ces colonnes : % Progression totale, Nouvelle quantité, Nouvelle valeur, Matériaux stockés, Retenue de travail (montant) , % retenue de garantie sur les travaux, Retenue de garantie sur les matériaux (Montant) , Retenue de garantie sur les matériaux et Retenue de garantie libérée. Voir Créer une facture pour le compte d’un contact de facturation.
    
    
     
  • Pour les contrats utilisant la méthode comptable basée sur l'unité/ la quantité , vous pouvez mettre à jour les postes de VDC en pourcentage d'avancement total , la nouvelle quantité , la retenue de garantie sur les travaux (montant) , le pourcentage de retenue de garantie sur les travaux et la retenue de garantie libérée . Voir Créer une facture au nom d'un contact de facturation .
    

    Remarque

    Pour les contrats utilisant une méthode comptable avec ses ordres de changement utilisant une méthode différente, les postes modifiables sur la facture dépendront du poste.

• Définir et libérer la retenue de garantie. Pour définir et libérer la retenue de garantie sur les postes de facture, cliquez sur les postes souhaités dans le tableau des coûts pour placer une marque dans la case correspondante. Ensuite, cliquez sur l'icône en forme de crayon au-dessus du tableau VDC pour ouvrir le volet « Modifier » sur le côté droit de la page. Vous pouvez ensuite saisir vos valeurs de retenue de garantie et cliquer sur Appliquer pour appliquer afin de mettre à jour les postes de facture sélectionnés avec les paramètres. Voir Définir ou libérer une retenue de garantie sur une facture de sous-traitant .
  
  
   
• Approuver et rejeter les postes de facture et ajouter une raison de rejet facultative. Pour approuver les postes, cliquez sur la coche GRISE pour qu'elle devienne VERTE. Pour rejeter des postes, cliquez sur le « x » GRIS pour qu'il devienne ROUGE (illustré ci-dessous). Lors du rejet d'un poste, vous pouvez également avoir la possibilité d'entrer « Raison » et de cliquer sur « Ajouter » pour l'enregistrer. Voir Consulter une facture de sous-traitant en tant qu'administrateur . Les administrateurs de factures peuvent également examiner les postes de n'importe quelle facture et ne sont plus limités à examiner uniquement la facture la plus récente. Cependant, il est important de garder à l'esprit que le rejet d'un poste ne changera PAS la valeur de la facture. 
  
• Recherche de poste. Vous n’avez plus à défiler dans une longue liste pour trouver le poste exact à mettre à jour. Une nouvelle icône de loupe en haut à gauche de la zone « Ventilation des coûts » vous permet de saisir des mots-clés et de localiser rapidement un poste spécifique. La nouvelle fonction de recherche utilise la colonne « Description du travail » comme portée de recherche. Voir Gérer les lignes et les colonnes dans la ventilation des coûts d’une facture.
  
• Paramètres de table personnalisés. Cliquez sur les nouveaux paramètres du tableau pour révéler une nouvelle zone « Paramètres du tableau » dans la barre latérale droite. De plus, de nouvelles commandes dans la section « Configurer les colonnes » vous permettent de choisir les colonnes à afficher et à masquer dans la VDC en déplaçant un commutateur vers la gauche (masquer) ou la droite (afficher). L'option en haut de la page vous permet d'activer et de désactiver les totaux des tableaux. De plus, une nouvelle barre de défilement verticale vous permet également de vous déplacer vers le haut et vers le bas dans la liste des colonnes. Pour restaurer rapidement les paramètres de colonne par défaut de Procore (qui consiste à afficher toutes les colonnes disponibles) à tout moment, cliquez simplement sur Réinitialiser les valeurs par défaut. Voir Gérer les lignes et les colonnes dans la ventilation des coûts d’une facture.
  
• Ajuster la hauteur des lignes. Les nouveaux boutons « Hauteur de ligne » vous permettent de choisir une hauteur de ligne petite, moyenne ou grande pour vos postes (le paramètre par défaut est Moyen). Voir Gérer les lignes et les colonnes dans la ventilation des coûts d’une facture.
  
• Regrouper par colonne . Toutes les colonnes contiennent une option « Regrouper par » dans le menu Débordement. Cela vous permet de regrouper les données du tableau par la colonne que vous sélectionnez. Voir Gérer les lignes et les colonnes dans la ventilation des coûts d'une facture .
  
• Ajuster la largeur de la colonne . Vous pouvez maintenant ajuster la largeur d'une seule colonne, placez votre curseur sur la bordure droite d'un en-tête de colonne jusqu'à ce que la poignée de redimensionnement icône apparaît. Faites ensuite glisser la poignée vers la gauche ou la droite pour définir la largeur de colonne souhaitée. Si vous appuyez sur la touche MAJ tout en maintenant la poignée de redimensionnement enfoncée, un contour bleu apparaît sur la colonne active pour vous aider à voir votre ajustement de colonne. Voir Gérer les lignes et les colonnes dans la ventilation des coûts d'une facture .
  
• Organisez les colonnes par glisser-déposer . Vous pouvez déplacer une colonne vers une autre position dans le tableau, cliquer et maintenir l'en-tête de la colonne souhaitée. Utilisez ensuite une opération de glisser-déposer pour placer dans la position souhaitée. Voir Gérer les lignes et les colonnes dans la ventilation des coûts d'une facture .
  
• Nouvelles options de tri des colonnes. Pour trier les données du tableau selon une colonne spécifique, cliquez sur n’importe quel en-tête de colonne pour afficher une flèche BLEUE pour ajuster l’ordre de tri du tableau des contrats. Voir Gérer les lignes et les colonnes dans la ventilation des coûts d’une facture.
  
• Nouveau menu déroulant avec des options de colonne supplémentaires . Toutes les colonnes incluent également des options de colonne supplémentaires. Cliquez simplement sur les points de suspension verticaux pour révéler un menu de débordement avec les options supplémentaires : Épingler la colonne , Dimensionner automatiquement cette colonne , Dimensionner automatiquement toutes les colonnes et Réinitialiser les colonnes . Voir Gérer les lignes et les colonnes dans la ventilation des coûts d'une facture .

  

Configurer une facturation distincte pour les matériaux stockés sur les engagements 

Pour les contrats d’engagement qui nécessitent la facturation des matériaux stockés, facture administrateurs pourront tourner une case à cocher « Activer la facturation séparément pour les matériaux stockés » au niveau de l’engagement. Dans l’onglet « Paramètres avancés » du contrat, ces nouveaux paramètres vous permettent de contrôler la façon dont les entrées de la colonne « Nouveaux matériaux » se comportent de facture à facture. Cette colonne permet aux utilisateurs d’entrer une valeur « Nouveaux matériaux » pour la période de facturation en cours.

Lorsque vous cochez la nouvelle case, l'outil Facturation définit automatiquement la valeur de l'entrée dans la colonne « Nouveaux matériaux » à zéro (0) sur la première facture afin que le contact de facturation puisse mettre à jour l'entrée à la valeur appropriée. Il ajoute également une colonne « Matériaux stockés » à droite de la colonne « Nouveaux matériaux ». Lorsqu'une facture ultérieure est créée, la valeur saisie dans la colonne « Nouveaux matériaux » est réinitialisée à zéro (0) et la valeur précédemment saisie dans la colonne « Nouveaux matériaux » est automatiquement déplacée vers la colonne « Matériaux stockés ».

Pour plus de détails, voir Comment facturer les matériaux stockés dans une facture de sous-traitant?

Zone des pièces jointes déplacées

La zone de pièces jointes a été facilement déplacée vers le bas de la page facture. Vous pouvez cliquer sur le bouton Joindre des fichiers pour ouvrir une fenêtre distincte ou utiliser une opération de glisser-déposer pour joindre des fichiers de votre ordinateur ou réseau à l’facture, tels que les fichiers de projet, les renonciations de privilège, les détails de livraison, les photos, les diagrammes, etc.

Envoyer une facture avec DocuSign^©

Ajouté le 7 février 2022.La nouvelle vue a été mise à jour pour prendre en charge l'intégration de Lien Waiver Management by Built avec l'intégration Procore + DocuSign® . 

Si votre équipe de projet souhaite recueillir des signatures sur vos factures à l'aide de l'intégration Procore + DocuSign ^© , cliquez sur le bouton Envoyer avec DocuSign ^© en haut de la page. Pour utiliser ce bouton, l'intégration DocuSign ^© doit être activée sur le projet (voir Comment activer l'intégration DocuSign®? ) et la facture doit avoir le statut Approuvé , Approuvé comme noté ou En attente d'approbation . Pour en savoir plus sur l'intégration de DocuSign ^© et la préparation des enveloppes pour la signature, voir DocuSign® .