Que dois-je savoir sur les ensembles dans la Gestion de documents?

Réponse

Les ensembles fournissent un espace de travail dédié dans la Gestion de documents pour regrouper les documents connexes et les espaces réservés, établir un contexte d’étape, suivre les statistiques de progression en temps réel et effectuer des révisions séquentielles des documents. Passez en revue les questions courantes ci-dessous :

• Qu’est-ce qu’un Ensemble de Gestion de documents?
  Un Ensemble est un conteneur de regroupement de première classe pour les documents et les espaces réservés connexes. Il comprend des métadonnées dédiées, des cumuls de progression en temps réel (répartition du contenu, exécution des espaces réservés, achèvement du flux de travail) et un registre d’historique des événements.

• L’ajout d’un document à un Ensemble modifie-t-il ses permissions?
  Non. L’accès aux documents reste entièrement régi par les permissions au niveau du document. Si un utilisateur affiche un Ensemble contenant des documents auxquels il n’a pas la permission d’accès, ces fichiers restreints sont masqués et les statistiques de progression s’ajustent automatiquement pour refléter uniquement les fichiers qu’il peut afficher.

• Un document peut-il appartenir à plusieurs ensembles?
  Oui. Une seule révision, version ou espace réservé de document peut être affecté à plusieurs ensembles simultanément.

• Puis-je créer des ensembles à partir de l’onglet Téléversements?
  Oui. Les utilisateurs peuvent créer un nouvel Ensemble à partir de tous les onglets de l’outil de Gestion de documents (Documents, Téléversements et ensembles). 

• Puis-je restreindre un Ensemble à des utilisateurs spécifiques?
  Non. L’accès à Ensemble fonctionnalité est contrôlé globalement par projet via Gestion de documents permission groupes (créer, afficher, ajouter des items, modifier, supprimer). Les paramètres de visibilité privée ou restreinte pour les ensembles individuels ne sont pas pris en charge.

• Que se passe-t-il si je déplace un Ensemble dans la corbeille?
  Le déplacement d’un Ensemble vers la corbeille supprime uniquement l’interpréteur de commandes de l’Ensemble. Tous les documents sous-jacents et les espaces réservés restent inchangés dans l’onglet Documents. Notez que dans cette version, il n’y a aucun moyen d’afficher ou de récupérer les ensembles une fois qu’ils ont été recyclés. 

• Est-Ensemble statut automatiquement mis à jour lorsque tous les flux de travail de documents sont terminés?
  Non. Ensemble statut mettre à jour sont strictement manuelles dans cette version.

• Puis-je exécuter des actions de flux de travail sur des items de l’Ensemble en bloc?
  Oui. Vous pouvez sélectionner plusieurs documents dans la section Items de l’Ensemble et cliquer sur Soumettre la réponse au Flux de travail, à condition que tous les documents sélectionnés partagent exactement le même modèle de flux de travail, soient à la même étape de révision actuelle et que votre compte soit assigné comme répondeur.

• Est-ce que « Ensemble de révision » fusionne des fichiers en un seul PDF?
  Non. « Ensemble de révision » fournit un flux de visualisation séquentiel optimisé pour les performances dans tous les items de l’Ensemble à l’intérieur du Visualiseur. Les annotations, les commentaires et les réponses au flux de travail restent stockés sur chaque document sous-jacent.

• Où sont configurées les valeurs de Ensemble Type et Ensemble Statut?

  Ensemble Type et Ensemble Statut sont définis au niveau Compagnie sous administrateur Procore Paramètres de l’outil > de l’outil > Gestion de documents > Par défaut Champs.

  • Par défaut Ensemble Statut valeurs : AR - Archived, CL - Closed, DR - ébauche, IP - In Progress, OP - Open.

  • Par défaut Valeurs de type d’ensemble : EX - External, IN - Internal.

    Les administrateurs de projet peuvent activer ou désactiver ces valeurs ou ajouter des paires code + valeur personnalisé dans les paramètres de l’outil Admin de projet.

Voir également

• Quelles permissions granulaires sont disponibles pour les flux de travail de gestion de documents?
• Quels sont les différents champs de l’outil Gestion de documents?