Qu'est-ce qu'un contact facture ?

 Pour les clients de Procore aux États-Unis

flag-us.png  Lorsque votre compagnie applique le dictionnaire de point de vue « Anglais des propriétaires » ou « Anglais des entrepreneurs spécialisés », vous verrez différents noms d'outils et changements de termes dans l'interface utilisateur. Apprenez à appliquer les options du dictionnaire. 

  • Pour apprendre les différences : Afficher/Masquer      

    • Ce tableau montre les différences entre les noms d'outils (gras) et les termes dans les dictionnaires de point de vue pour Finances du projet. These dictionaries are available in US English only. Le dictionnaire par défaut est conçu pour les entrepreneurs généraux, ce qui signifie que vous devrez travailler avec votre administrateur Procore de votre compagnie et votre Point de contact Procore pour accéder aux autres options du dictionnaire. 

      Entrepreneurs généraux

      Anglais (États-Unis) - Par défaut

      Propriétaires

      Anglais (terminologie du propriétaire V2)

      Entrepreneurs spécialisés

      Anglais (terminologie des entrepreneurs spécialisés)
      Facturation Facturation Facturations avancées
      Donneur d'ouvrage Financement Donneur d'ouvrage
      Propriétaire/client Propriétaire/client GC/Client
      Ordre de changement au contrat principal Ordre de changement du financement Ordre de changement de contrat client
      Contrats principaux Financement Contrats clients
      Revenus Financement Revenus
      contrat de sous-traitance Contrat contrat de sous-traitance
      Sous-traitant Entrepreneur Sous-traitant
      Ventilation des coûts des sous-traitants (VDCST) Ventilation des coûts de l'entrepreneur (VDCST) Ventilation des coûts des sous-traitants (VDCST)

Réponse

Un contact de facturation est une personne qui s'assure qu'une facture est soumise à un entrepreneur en amont pour paiement. Dans Procore, un contact de facturation est toujours un employé de la « compagnie Contrat » désignée sur un bon de commande ou un contrat de sous-traitance. La entreprise sous-traitante est la partie responsable de l'exécution des travaux et/ou de la fourniture des matériaux pour un projet. Pour les clients aux États-Unis utilisant l'outil Facturation proportionnelle de Procore, ce terme est synonyme de contact de facturation proportionnelle proportionnelle.

De quelles permissions les contacts de facturation ont-ils besoin pour créer et soumettre des factures de sous-traitant dans Procore? 

Ce tableau détaille les permissions dont les contacts de facturation ont besoin pour créer des factures de sous-traitant dans Procore. 

  Niveau de permissions sur les Engagements
Mesure Aucune Lecture seule Standard Admin
Accepter ou refuser une « invitation à facturer » en tant que contact de facturation :moins: :check_mark: icon-inactive-checkmark-pfcp.png 1 :moins:
Soumettre une nouvelle facture en tant que « contact de facture »  :moins: :check_mark: icon-inactive-checkmark-pfcp.png 1 :moins:
Créer une nouvelle facture de sous-traitant en tant que contact de facture :moins: :check_mark: icon-inactive-checkmark-pfcp.png 1 :moins:

1 Certains clients de Procore choisissent de fournir aux contacts de facturation des permissions de niveau « Standard » sur l'outil Engagements . Il est important de noter que le fait de fournir aux collaborateurs externes des permissions supérieures aux permissions de niveau « Lecture seule » n'est PAS recommandé par Procore.

Les contacts facture-ils doivent-ils disposer de permissions d’accès spéciales à Procore?

Non. Lorsqu'il est désigné comme contact de facturation sur un engagement, Procore ajoute automatiquement le contact à la liste « Privé » pour cet engagement. Un contact de facturation peut alors afficher l'engagement et ses factures dans Procore.

Remarque
Sur une facture de sous-traitant, le nom du contact apparaît dans la section « Facture » de l'onglet « Paramètres avancés » de la zone « Contacts de facturation ».

Comment ajouter des contacts facture à Procore?

Pour ajouter un contact de facturation, un utilisateur autorisé de la compagnie gérant l' engagement dans le projet Procore doit :

  1. Ajouter la compagnie de sous-traitance au répertoire de la compagnie. La compagnie de sous-traitance correspond à la « Compagnie du contrat » sur un engagement. Voir Ajouter une compagnie au répertoire de la compagnie. L'utilisateur qui sera le contact de facturation doit être ajouté à la compagnie. Voir Ajouter des utilisateurs à la compagnie.
     Remarques 
  2. Accordez au compte utilisateur du contact de facturation des permissions de niveau « Lecture seule » sur l'outil Engagements au niveau du projet. Procore recommande de gérer les permissions de contact de facturation avec un modèle de permissions de projet. Voir Gérer les modèles de permissions de projet.
  3. Ajoutez la « Compagnie contractante » et le « Contact de facturation » à l'engagement. Voir Ajouter des contacts de facturation à un bon de commande ou à un contrat de sous-traitance. 
  4. Facultatif. Configurez les notifications par courriel facultatives pour le contact de facturation : 

Vous n'êtes pas sûr de l'état de votre contact de facturation ou il manque une « invitation à facturer »?

Quand Procore envoie-t-elle une « invitation à facturer »?

Lorsqu'un administrateur de facturation pour le compte d'entreprise Procore crée une nouvelle période de facturation, cet utilisateur a la possibilité d'envoyer une invitation de facturation automatisée à toute personne qui est soit (1) nommée sur la liste « Privée » de la facture ou (2) un membre de la liste « Contact de facturation » par défaut de l'outil Engagement. Voir Ajouter des contacts de facturation à un bon de commande ou à un contrat de sous-traitance.

Un contact de facturation a-t-il besoin d'une « invitation à facturer » pour créer une facture?

Non. Un contact de facturation dispose de plusieurs options pour créer une facture. 

Il existe deux façons de répondre à une « invitation à facturer » en tant que contact de facturation : (1) à partir du courriel « Invitation à facturer » ou (2) à partir de l'outil Engagements au niveau du projet du collaborateur en amont. Utilisez la deuxième option lorsque vous savez que vous disposez des permissions de contact de facturation mais que l'« invitation à facturer » est manquante ou perdue.

Lorsque vous répondez à une invitation, vous pouvez l'accepter ou la refuser comme suit :

  • Pour répondre à un courriel d'« invitation à facturer » : Afficher/Masquer      
      1. Ouvrez votre boîte de réception de courriels.
      2. Recherchez le courriel contenant la ligne d'objet « Nom du projet : nom d'utilisateur vous a invité à facturer. »
      3. Ouvrez l'« Invitation à facturer ». 

        invite-to-bill.png
         
      4. Vérifiez les détails de la facture :
        • L’engagement. Affiche le numéro et le nom de l’engagement. 
        • Type de facture. Affiche le type de facture. Voir Configurer les paramètres : Facturation. 
        • Période de facturation. La plage de dates pour la période de facturation ouverte . 
        • Invité par. Le prénom et le nom de famille de l’expéditeur. En règle générale, il s’agit de l’administrateur des factures. 
        • Date d'échéance. La date d'échéance de votre facture. Les contacts de facturation ne peuvent pas créer ou soumettre de facture dans le projet Procore après cette date.  
      5. Cliquez sur l’un de ces boutons pour répondre à la question Voulez-vous facturer cette période ? À l’invite :
        • Oui. Acceptez l’invitation et soumettez une facture. Cela change le statut de la facture en Accepté. Continuez avec les étapes de Soumettre une nouvelle facture en tant que contact de facturation.
        • Non. Refusez l’invitation si vous ne souhaitez pas soumettre de facture pour la période de facturation ouverte. Cela change le statut de la facture en Refusé.  
  • Pour répondre à une « invitation à facturer » dans l'outil Engagements : Afficher/Masquer      
    1. Accédez à l'outil Engagements du projet. 
    2. Localisez l'engagement auquel vous avez été ajouté en tant que contact de facturation. 
    3. Sous Voulez-vous facturer cette période?, indiquez votre intention de soumettre une facture en cliquant sur le bouton Oui . 
      do-you-want-to-bill-this-period.png
    4. Cliquez sur Publier la réponse . 
 Conseil

Vous ne trouvez pas votre « invitation à facturer » ou vous ne savez pas si une invitation a été envoyée?  Un contact de facturation dispose toujours de permissions suffisantes pour créer une nouvelle facture pour une période de facturation ouverte dans le projet Procore du collaborateur en amont. Voir Créer une nouvelle facture en tant que contact de facture.

Que peut ajouter ou mettre à jour facture contacts dans Procore?

Vous ne pouvez effectuer des tâches dans Procore que lorsque vous êtes ajouté en tant que contact de facturation sur un engagement dans le projet Procore du collaborateur en amont. Ce que vous pouvez faire et comment vous le faites dépend des options utilisées par le collaborateur en amont. 

Les contacts de facturation peuvent... Pour en savoir plus...
Accepter ou refuser une « invitation à facturer » à partir du courriel envoyé par un administrateur de facturation. Voir Envoyer une « Invitation à facturer » à un contact de facturation.  Accepter ou refuser une « invitation à facturer » en tant que contact de facturation
Répondez à une « invitation à facturer » envoyée par un administrateur de facturation. Voir Envoyer une « Invitation à facturer » à un contact de facturation.  Soumettre une nouvelle facture en tant que contact de facturation
Créez une facture dans l'outil Engagements sans « invitation à facturer » d'un administrateur de factures. Vous devez accorder au destinataire les permissions de contact de facturation.  Créer une nouvelle facture en tant que contact de facture
Mettre à jour une ventilation des coûts des sous-traitants. Cette fonctionnalité doit être activée sur le projet. Voir Activer ou désactiver l'onglet VDC de sous-traitant dans l'outil Engagements.  Mettre à jour une ventilation des coûts de sous-traitant en tant que contact de facturation
Révisez et soumettez à nouveau les postes de facture qui sont rejetés par un administrateur de factures. Réviser et soumettre à nouveau une facture de sous-traitant en tant que contact de facture

Les contacts de facturation reçoivent-ils des courriels de Procore?

Oui. Procore envoie des notifications par courriel aux contacts de facturation lorsque ces actions se produisent :

Actions Détails et en savoir plus Étape suivante
Lorsqu'un engagement avec un contact de facturation désigné est créé. Le courriel est envoyé lorsque le collaborateur en amont clique sur « Créer et envoyer par courriel » ou « Enregistrer et envoyer par courriel » dans l'onglet Généralités de l'engagement. Voir Envoyer une « Invitation à facturer » à un contact de facturation à partir de l'outil Facturation.
Si un administrateur des factures définit l'option « Rappelez aux sous-traitants de facturer ».   Si un contact de facturation accepte une « invitation à facturer », un rappel est envoyé à l'intervalle spécifié jusqu'à ce que l'« ébauche » de facture soit soumise. Les rappels ne sont plus envoyés une fois que le statut de la facture passe à « En cours de révision ». 
Lorsque la ventilation des coûts du sous-traitant est « rejetée ». Voir Qu'est-ce qu'une ventilation des coûts de sous-traitant? Un courriel est envoyé lorsque le collaborateur en amont change le statut d'une ventilation des coûts de sous-traitant en « Réviser et soumettre à nouveau ». Voir Examiner une facture de sous-traitant en tant qu'administrateur de factures.
Si le collaborateur en amont a configuré le paramètre Envoyer une notification d'expiration pour l'assurance dans l'outil Répertoire au niveau de la compagnie.  Un courriel est envoyé lorsque l'assurance est dans les deux (2) semaines suivant sa date d'expiration. Voir Ajouter une assurance à un enregistrement de compagnie dans le répertoire de la compagnie.
Si le collaborateur en amont a configuré le paramètre Notifier les sous-traitants lorsque les factures sont approuvées dans l'outil Facturation au niveau du projet.  Un courriel est envoyé lorsque le collaborateur en amont change le statut de la facture en « Approuvé ». Voir Configurer les paramètres : facturation et modification en bloc du statut des factures de sous-traitants. -

 

Voir également