Comment fonctionne l’intégration SharePoint dans l’outil Gestion de documents?

Qu’est-ce que l’intégration SharePoint pour la Gestion de documents?

L’intégration native de SharePoint permet aux membres de l’équipe de projet et aux collaborateurs externes disposant de permissions de téléversement de lier des fichiers directement à partir des sites Microsoft 365 SharePoint dans l’outil de Gestion de documents de Procore (disponible à la fois sur les onglets Documents et téléversements ) sans avoir à télécharger et à téléverser à nouveau manuellement des fichiers. Un projet fournit un support pour jusqu’à cinq (5) connexions de locataire SharePoint actives, qui peuvent être gérées par les Admins de projet via le gestionnaire d’intégration dans le paramètre du projet.

Cette intégration prend-elle en charge une synchronisation continue en direct?

Non. Il s’agit d’une méthode de réception de fichiers ponctuelle, et non d’une synchronisation continue en direct. Il ne synchronise pas automatiquement les modifications ou les mises à jour d’un échéancier par défaut.

Quelles sont la taille du fichier et les limites de lots de téléversement?

• Limite de lots : Vous pouvez lier jusqu’à 500 fichiers par action.

• Limite de taille : La taille du fichier maximale est de 1 Go par fichier.

• Fichiers vides : Les fichiers vides (0 octet) sont bloqués et déclenchent un message d’erreur.

Les fichiers SharePoint ont-ils les mêmes fonctionnalités que les téléversements réguliers?

Oui. Une fois le traitement des fichiers terminé, ils ont une parité complète avec les téléversements manuels standard, y compris la capture automatisée de métadonnées, la configuration des attributs et les flux de travail en aval.

Qui peut utiliser cette fonctionnalité et y a-t-il des restrictions?

• Utilisateurs admissibles :

  • Pour connecter un site SharePoint : Nécessite des permissions de niveau 'Admin' dans l’outil Gestion de documents pour gérer la configuration initiale de l’intégration et la connexion au site.

  • Pour lier et téléverser des fichiers à partir de SharePoint : Nécessite des permissions de niveau « Standard » ou 'Admin' sur l’outil de Gestion de documents avec la permission « Téléverser de nouveaux fichiers » activée (disponible pour les employés de l’entreprise de projet et les collaborateurs externes).

• Limites de connexion : Un seul projet support jusqu’à cinq (5) connexions de locataire SharePoint actives. Si un projet atteint cette limite, les sites supplémentaires ne peuvent pas être liés tant qu’un Admin de projet n’a pas désactivé une connexion existante dans les paramètres du projet > Intégration Manager.

• Plateforme Limites : La fonctionnalité est actuellement Web uniquement. Il n’y a pas de prise en charge de la liaison d’application mobile pour le moment.

• Visibilité : L’intégration respecte les permissions SharePoint de l’utilisateur final. Les utilisateurs ne peuvent voir et parcourir que le contenu SharePoint auquel ils sont déjà autorisés à accéder dans leur environnement Microsoft.

Voir Pourquoi ne puis-je pas lier ou téléverser des fichiers à partir d’un site SharePoint et qu’advient-il de mes fichiers existants si une connexion est désactivée?

Pourquoi un utilisateur peut-il se connecter à SharePoint mais la synchronisation ou l’importation de fichiers échoue toujours?

Cela se produit en raison d’une incompatibilité de permission courante. Alors qu’un utilisateur individuel peut s’authentifier avec ses informations d’identification personnelles pour parcourir les fichiers, le processus d’importation ou de synchronisation principale échouera si l’autorisation admin initiale au niveau de l’application est incomplète.

Pour résoudre ce problème, votre Administrateur IT/SharePoint doit effectuer la première configuration administrative pour s’assurer que la synchronisation principale a le pouvoir de récupérer les fichiers.

Pourquoi mes téléversements ne sont-ils pas immédiats une fois que j’ai lié des fichiers à partir de SharePoint?

Le traitement des fichiers est géré de manière asynchrone pour garantir l’évolutivité, les performances du système et la fiabilité. Le traitement des tâches de téléversement plus importantes peut prendre quelques instants. Vous pouvez vérifier la progression et le statut de vos fichiers liés en accédant à l’onglet Tous les téléchargements de documents.

Pourquoi un utilisateur peut-il se connecter à SharePoint mais la synchronisation ou l’importation de fichiers échoue toujours?

Cela se produit en raison d’une incompatibilité de permission courante. Alors qu’un utilisateur individuel peut s’authentifier avec ses informations d’identification personnelles pour parcourir les fichiers, le processus d’importation ou de synchronisation principale échouera si l’autorisation admin initiale au niveau de l’application est incomplète.

Pour résoudre ce problème, votre Administrateur IT/SharePoint doit effectuer la première configuration administrative pour s’assurer que la synchronisation principale a le pouvoir de récupérer les fichiers.

Pourquoi mes téléversements ne sont-ils pas immédiats une fois que j’ai lié des fichiers à partir de SharePoint?

Le traitement des fichiers est géré de manière asynchrone pour garantir l’évolutivité, les performances du système et la fiabilité. Le traitement des tâches de téléversement plus importantes peut prendre quelques instants. Vous pouvez vérifier la progression et le statut de vos fichiers liés en accédant à l’onglet Tous les téléchargements de documents.

Pour plus d’informations, voir Comment lier des fichiers de SharePoint à l’outil de Gestion de documents et comment gérer les connexions SharePoint dans le Gestionnaire d’Intégration de l’outil de gestion des Documents